一、業務背景

在許多企業的采購業務中，尤其是設備采購、工程項目或關鍵物料供應，通常會與供應商約定一筆質保金（或稱保留金）。這筆款項在貨物交付驗收后并不會立即支付，而是會被扣留一段時間（如一年），作為供應商產品質量的保證。

核心業務痛點：

在沒有系統化管理的情況下，企業普遍依賴 Excel手工臺賬 來跟蹤質保金，這帶來了三大痛點：

1. 賬目混亂，風險高： 手工記錄容易出錯或遺漏，導致公司對總體質保金規模不清。更嚴重的是，財務人員可能在支付貨款時，因疏忽而將質保金誤付、早付，使公司喪失了這道重要的風險屏障。

2. 支付遺忘，損信譽： 質保期（通常為1-2年）過后，經辦人很可能早已忘記支付這筆尾款，這不僅占用了供應商的資金，也損害了公司的商業信譽。

3. 流程割裂，效率低： 財務支付與采購執行流程脫節，每次付款都需要人工核對臺賬，效率低下。

典型使用場景：

假設公司向供應商A采購一臺價值100萬的設備，合同約定有5%的質保金，質保期為1年。

• 需求1 (記賬與分離): 當收到100萬的發票時，系統需要在做賬時自動將5萬元識別為“質保金”，并與應付的95萬貨款分離開。這5萬元應作為一筆特殊的應付款項，記錄在供應商A的賬下。

• 需求2 (支付控制)