【辦公自動化】如何使用Python讓Word文檔處理自動化？

在日常辦公中，Word文檔是最常用的文本處理工具之一。通過Python自動化Word文檔操作，可以大幅提高工作效率，減少重復勞動，特別適合批量生成報告、合同、簡歷等標準化文檔。本文將介紹幾種常用的Python操作Word文檔的方法，并提供實用的代碼示例和應用場景。

使用python-docx操作Word文檔

Python-docx是一個強大的庫，可以用來創建、讀取和修改Microsoft Word (.docx)文檔。它提供了豐富的API來操作文檔的各個方面，包括段落、表格、圖片等。

安裝python-docx

pip install python-docx

創建新的Word文檔

from docx import Document
from docx.shared import Inches, Pt, RGBColor
from docx.enum.text import WD_ALIGN_PARAGRAPH
from docx.enum.style import WD_STYLE_TYPEdef create_simple_document():"""創建一個簡單的Word文檔"""# 創建文檔對象doc = Document()# 添加標題doc.add_heading('Python自動化辦公指南', 0)# 添加段落p = doc.add_paragraph('使用 ')p.add_run('python-docx').bold = Truep.add_run(' 可以輕松創建和修改Word文檔，這對于')p.add_run('自動化辦公').italic = Truep.add_run('非常有用。')# 添加一級標題doc.add_heading('1. 文檔基礎', level=1)# 添加帶樣式的段落paragraph = doc.add_paragraph('這是一個普通段落，展示了如何添加文本內容。')paragraph.alignment = WD_ALIGN_PARAGRAPH.JUSTIFY# 添加項目符號列表doc.add_paragraph('項目符號列表示例：', style='List Bullet')doc.add_paragraph('第一項', style='List Bullet')doc.add_paragraph('第二項', style='List Bullet')doc.add_paragraph('第三項', style='List Bullet')# 添加編號列表doc.add_paragraph('編號列表示例：', style='List Number')doc.add_paragraph('第一步', style='List Number')doc.add_paragraph('第二步', style='List Number')doc.add_paragraph('第三步', style='List Number')# 添加圖片doc.add_heading('2. 插入圖片', level=1)doc.add_paragraph('下面是一個圖片示例：')try:doc.add_picture('example.png', width=Inches(4.0))except:doc.add_paragraph('(圖片文件不存在，請替換為實際圖片路徑)')# 添加表格doc.add_heading('3. 創建表格', level=1)doc.add_paragraph('下面是一個3x3表格示例：')table = doc.add_table(rows=3, cols=3)table.style = 'Table Grid'# 填充表頭header_cells = table.rows[0].cellsheader_cells[0].text = '姓名'header_cells[1].text = '年齡'header_cells[2].text = '職位'# 填充數據行data = [['張三', '28', '工程師'],['李四', '32', '設計師']]for i, row_data in enumerate(data):row = table.rows[i+1].cellsfor j, val in enumerate(row_data):row[j].text = val# 添加分頁符doc.add_page_break()# 添加頁眉和頁腳section = doc.sections[0]header = section.headerheader.paragraphs[0].text = "Python自動化辦公 - 頁眉示例"header.paragraphs[0].alignment = WD_ALIGN_PARAGRAPH.CENTERfooter = section.footerfooter_para = footer.paragraphs[0]footer_para.text = "第 "footer_para.add_run("PAGENUM").bold = Truefooter_para.add_run(" 頁")footer_para.alignment = WD_ALIGN_PARAGRAPH.CENTER# 保存文檔doc.save('簡單文檔示例.docx')print("文檔已創建: 簡單文檔示例.docx")# 執行函數
create_simple_document()

修改現有Word文檔

from docx import Document
from docx.shared import Pt
from docx.enum.text import WD_ALIGN_PARAGRAPHdef modify_existing_document(file_path):"""修改現有Word文檔"""try:# 打開現有文檔doc = Document(file_path)# 修改文檔標題（假設第一個段落是標題）if doc.paragraphs:title = doc.paragraphs[0]title.text = "更新后的文檔標題"title.runs[0].bold = Truetitle.runs[0].font.size = Pt(18)title.alignment = WD_ALIGN_PARAGRAPH.CENTER# 在文檔末尾添加新內容doc.add_heading('新增章節', level=1)doc.add_paragraph('這是修改文檔后添加的新內容。')# 修改表格內容（如果存在）if doc.tables:table = doc.tables[0]  # 獲取第一個表格if len(table.rows) > 1 and len(table.rows[1].cells) > 0:# 修改第二行第一列的內容table.rows[1].cells[0].text = "更新的內容"# 保存修改后的文檔（可以選擇另存為新文件）modified_file = "修改后_" + file_pathdoc.save(modified_file)print(f"文檔已修改并保存為: {modified_file}")return Trueexcept Exception as e:print(f"修改文檔時出錯: {e}")return False# 使用示例
# modify_existing_document("簡單文檔示例.docx")

提取Word文檔內容

from docx import Documentdef extract_document_content(file_path):"""提取Word文檔中的內容"""try:# 打開文檔doc = Document(file_path)# 提取所有段落文本paragraphs_text = [para.text for para in doc.paragraphs if para.text]print("\n文檔段落內容:")for i, text in enumerate(paragraphs_text, 1):print(f"{i}. {text[:100]}{'...' if len(text) > 100 else ''}")# 提取所有表格內容tables_data = []for i, table in enumerate(doc.tables):print(f"\n表格 {i+1}:")table_data = []for row in table.rows:row_data = [cell.text for cell in row.cells]table_data.append(row_data)print(" | ".join(row_data))tables_data.append(table_data)# 返回提取的內容return {"paragraphs": paragraphs_text,"tables": tables_data}except Exception as e:print(f"提取文檔內容時出錯: {e}")return None# 使用示例
# content = extract_document_content("簡單文檔示例.docx")

創建復雜格式文檔

from docx import Document
from docx.shared import Inches, Pt, RGBColor
from docx.enum.text import WD_ALIGN_PARAGRAPH, WD_LINE_SPACING
from docx.enum.style import WD_STYLE_TYPE
from docx.oxml.ns import qn
from docx.oxml import OxmlElementdef create_complex_document():"""創建具有復雜格式的Word文檔"""# 創建文檔對象doc = Document()# 設置文檔樣式styles = doc.styles# 創建自定義標題樣式title_style = styles.add_style('CustomTitle', WD_STYLE_TYPE.PARAGRAPH)title_font = title_style.fonttitle_font.name = '微軟雅黑'title_font.size = Pt(24)title_font.bold = Truetitle_font.color.rgb = RGBColor(0, 112, 192)  # 藍色# 添加標題title = doc.add_paragraph("項目進度報告", style='CustomTitle')title.alignment = WD_ALIGN_PARAGRAPH.CENTER# 添加日期from datetime import datedate_paragraph = doc.add_paragraph(f"日期: {date.today().strftime('%Y年%m月%d日')}")date_paragraph.alignment = WD_ALIGN_PARAGRAPH.RIGHT# 添加分隔線p = doc.add_paragraph()p.paragraph_format.line_spacing_rule = WD_LINE_SPACING.SINGLErun = p.add_run("_" * 80)run.font.color.rgb = RGBColor(192, 192, 192)  # 淺灰色# 添加項目概述doc.add_heading("1. 項目概述", level=1)doc.add_paragraph("本項目旨在開發一套自動化辦公系統，提高企業內部文檔處理效率。""系統將集成多種功能，包括文檔生成、數據分析和報表輸出等。")# 添加項目進度表doc.add_heading("2. 項目進度", level=1)progress_table = doc.add_table(rows=1, cols=4)progress_table.style = 'Table Grid'# 設置表頭header_cells = progress_table.rows[0].cellsheaders = ["階段", "計劃完成時間", "實際完成時間", "完成度"]for i, header in enumerate(headers):header_cells[i].text = header# 設置表頭背景色shading_elm = OxmlElement('w:shd')shading_elm.set(qn('w:fill'), "D9E1F2")  # 淺藍色背景header_cells[i]._tc.get_or_add_tcPr().append(shading_elm)# 添加數據行progress_data = [["需求分析", "2023-01-15", "2023-01-20", "100%"],["系統設計", "2023-02-28", "2023-03-05", "100%"],["開發階段", "2023-05-30", "進行中", "65%"],["測試階段", "2023-06-30", "未開始", "0%"],["部署上線", "2023-07-15", "未開始", "0%"]]for data_row in progress_data:row_cells = progress_table.add_row().cellsfor i, val in enumerate(data_row):row_cells[i].text = val# 調整表格寬度for cell in progress_table.columns[0].cells:cell.width = Inches(1.5)for cell in progress_table.columns[3].cells:cell.width = Inches(1.0)# 添加風險評估doc.add_heading("3. 風險評估", level=1)# 添加帶顏色的風險等級risk_para = doc.add_paragraph("當前項目風險等級: ")risk_run = risk_para.add_run("中等")risk_run.font.color.rgb = RGBColor(255, 192, 0)  # 橙色risk_run.font.bold = True# 添加風險列表doc.add_paragraph("主要風險因素：", style='List Bullet')risks = ["技術實現難度超出預期","團隊成員變動","需求變更頻繁"]for risk in risks:doc.add_paragraph(risk, style='List Bullet')# 添加下一步計劃doc.add_heading("4. 下一步計劃", level=1)next_steps = ["完成核心功能開發","開始內部測試","準備用戶培訓材料"]for i, step in enumerate(next_steps, 1):doc.add_paragraph(f"{i}. {step}", style='List Number')# 添加頁腳section = doc.sections[0]footer = section.footerfooter_para = footer.paragraphs[0]footer_para.text = "機密文件 - 僅供內部使用"footer_para.alignment = WD_ALIGN_PARAGRAPH.CENTER# 保存文檔doc.save('項目進度報告.docx')print("復雜格式文檔已創建: 項目進度報告.docx")# 執行函數
# create_complex_document()

使用docx-mailmerge填充Word模板

Word模板是包含固定格式設置和版式設置的Word文件，通過模板文件，可以快速生成美觀的Word文檔，而不再需要重新設置各種樣式的參數。docx-mailmerge庫可以方便地將數據填充到Word模板中的占位符位置。

安裝docx-mailmerge

pip install docx-mailmerge

創建Word模板

首先，需要在Word中創建一個包含合并域的模板文件。合并域是特殊的占位符，格式為?字段名?。

在Word中創建合并域的步驟：

打開Word，創建新文檔
點擊「插入」選項卡
點擊「快速部件」→「域」
在「域」對話框中，選擇「MergeField」
在「域名稱」中輸入你的字段名（如「name」、「date」等）
點擊「確定」

使用Python填充Word模板

from mailmerge import MailMerge
from datetime import datedef fill_word_template(template_path, output_path, data):"""填充Word模板文件"""try:# 打開模板文件document = MailMerge(template_path)# 顯示模板中的所有合并域print("模板中的合并域:", document.get_merge_fields())# 填充數據document.merge(**data)# 保存生成的文檔document.write(output_path)print(f"已生成文檔: {output_path}")return Trueexcept Exception as e:print(f"填充模板時出錯: {e}")return False# 使用示例 - 填充簡單的信函模板
def generate_letter():# 假設我們有一個名為"letter_template.docx"的模板，包含以下合并域:# ?recipient_name?, ?recipient_address?, ?date?, ?subject?, ?content?, ?sender_name?, ?sender_title?# 準備數據letter_data = {'recipient_name': '張三','recipient_address': '北京市海淀區中關村南大街5號','date': date.today().strftime('%Y年%m月%d日'),'subject': '項目合作邀請','content': '我們誠摯地邀請貴公司參與我們即將啟動的人工智能項目合作。該項目旨在開發一套智能辦公系統，提高企業運營效率。\n\n我們了解到貴公司在相關領域有豐富的經驗，相信通過合作，我們可以共同創造更大的價值。\n\n期待您的回復。','sender_name': '李四','sender_title': '項目經理'}# 填充模板fill_word_template('letter_template.docx', '項目合作邀請函.docx', letter_data)# 使用示例 - 批量生成證書
def generate_certificates():# 假設我們有一個名為"certificate_template.docx"的模板，包含以下合并域:# ?name?, ?course?, ?date?, ?instructor?, ?certificate_id?# 準備多組數據students = [{'name': '王小明','course': 'Python高級編程','date': '2023年6月15日','instructor': '張教授','certificate_id': 'CERT-2023-001'},{'name': '李小紅','course': 'Python高級編程','date': '2023年6月15日','instructor': '張教授','certificate_id': 'CERT-2023-002'},{'name': '趙小青','course': 'Python高級編程','date': '2023年6月15日','instructor': '張教授','certificate_id': 'CERT-2023-003'}]# 批量生成證書for i, student in enumerate(students):output_file = f"證書_{student['name']}.docx"fill_word_template('certificate_template.docx', output_file, student)# 執行函數
# generate_letter()
# generate_certificates()

處理表格和重復項

from mailmerge import MailMergedef fill_template_with_tables():"""填充包含表格和重復項的Word模板"""# 假設我們有一個名為"report_template.docx"的模板# 該模板包含普通合并域和表格中的合并域# 打開模板document = MailMerge('report_template.docx')# 顯示所有合并域print("模板中的合并域:", document.get_merge_fields())# 填充普通合并域document.merge(report_title='月度銷售報告',report_date='2023年7月1日',prepared_by='市場部',total_sales='￥1,234,567.00')# 準備表格數據（假設模板中有一個表格，包含產品銷售數據）# 表格中的合并域格式為: ?product:X?, ?quantity:X?, ?unit_price:X?, ?subtotal:X?# 其中X是行索引sales_data = [{'product': '筆記本電腦','quantity': '10','unit_price': '￥5,999.00','subtotal': '￥59,990.00'},{'product': '辦公椅','quantity': '20','unit_price': '￥899.00','subtotal': '￥17,980.00'},{'product': '打印機','quantity': '5','unit_price': '￥1,299.00','subtotal': '￥6,495.00'}]# 合并表格數據document.merge_rows('product', sales_data)# 保存生成的文檔document.write('月度銷售報告.docx')print("已生成報告: 月度銷售報告.docx")# 執行函數
# fill_template_with_tables()

實際應用場景

場景一：自動生成合同

from mailmerge import MailMerge
from datetime import date
import osdef generate_contract(contract_data, template_path, output_dir):"""根據模板自動生成合同"""# 確保輸出目錄存在if not os.path.exists(output_dir):os.makedirs(output_dir)# 合同文件名contract_filename = f"合同_{contract_data['contract_id']}_{contract_data['client_name']}.docx"output_path = os.path.join(output_dir, contract_filename)try:# 打開模板document = MailMerge(template_path)# 填充合同數據document.merge(**contract_data)# 保存生成的合同document.write(output_path)print(f"已生成合同: {contract_filename}")return output_pathexcept Exception as e:print(f"生成合同時出錯: {e}")return None# 使用示例
def batch_generate_contracts():# 合同模板路徑template_path = "contract_template.docx"# 輸出目錄output_dir = "generated_contracts"# 準備多份合同數據contracts = [{'contract_id': 'CT-2023-001','client_name': '北京科技有限公司','client_address': '北京市朝陽區建國路88號','client_representative': '王總','contract_date': date.today().strftime('%Y年%m月%d日'),'start_date': '2023年8月1日','end_date': '2024年7月31日','contract_amount': '￥500,000.00','payment_terms': '分三期支付，首期款￥200,000.00，第二期款￥150,000.00，尾款￥150,000.00','service_scope': '軟件開發、系統維護、技術支持','our_company': '智能科技有限公司','our_representative': '張總','our_address': '上海市浦東新區張江高科技園區'},{'contract_id': 'CT-2023-002','client_name': '廣州貿易有限公司','client_address': '廣州市天河區珠江新城','client_representative': '李總','contract_date': date.today().strftime('%Y年%m月%d日'),'start_date': '2023年9月1日','end_date': '2024年8月31日','contract_amount': '￥350,000.00','payment_terms': '分兩期支付，首期款￥200,000.00，尾款￥150,000.00','service_scope': '系統集成、數據遷移、用戶培訓','our_company': '智能科技有限公司','our_representative': '張總','our_address': '上海市浦東新區張江高科技園區'}]# 批量生成合同generated_files = []for contract_data in contracts:contract_file = generate_contract(contract_data, template_path, output_dir)if contract_file:generated_files.append(contract_file)print(f"共生成 {len(generated_files)} 份合同文件")return generated_files# 執行批量生成合同
# batch_generate_contracts()

場景二：自動生成個性化簡歷

from docx import Document
from docx.shared import Pt, Inches
from docx.enum.text import WD_ALIGN_PARAGRAPH
import osdef create_resume(person_data, output_path):"""創建個性化簡歷"""# 創建文檔doc = Document()# 設置頁邊距sections = doc.sectionsfor section in sections:section.top_margin = Inches(0.8)section.bottom_margin = Inches(0.8)section.left_margin = Inches(0.8)section.right_margin = Inches(0.8)# 添加姓名作為標題name = doc.add_heading(person_data['name'], 0)name.alignment = WD_ALIGN_PARAGRAPH.CENTER# 添加聯系方式contact_info = f"電話: {person_data['phone']} | 郵箱: {person_data['email']} | 地址: {person_data['address']}"contact = doc.add_paragraph(contact_info)contact.alignment = WD_ALIGN_PARAGRAPH.CENTER# 添加分隔線doc.add_paragraph('_' * 80)# 添加個人簡介doc.add_heading('個人簡介', level=1)doc.add_paragraph(person_data['summary'])# 添加教育背景doc.add_heading('教育背景', level=1)for edu in person_data['education']:p = doc.add_paragraph()p.add_run(f"{edu['school']} - {edu['degree']}").bold = Truep.add_run(f"\n{edu['date']}")p.add_run(f"\n{edu['description']}")# 添加工作經驗doc.add_heading('工作經驗', level=1)for job in person_data['experience']:p = doc.add_paragraph()p.add_run(f"{job['company']} - {job['position']}").bold = Truep.add_run(f"\n{job['date']}")# 添加工作職責doc.add_paragraph('職責:', style='List Bullet')for responsibility in job['responsibilities']:doc.add_paragraph(responsibility, style='List Bullet')# 添加技能doc.add_heading('技能', level=1)for category, skills in person_data['skills'].items():p = doc.add_paragraph()p.add_run(f"{category}: ").bold = Truep.add_run(', '.join(skills))# 保存文檔doc.save(output_path)print(f"簡歷已生成: {output_path}")return output_path# 使用示例
def generate_sample_resume():# 準備簡歷數據resume_data = {'name': '張三','phone': '138-1234-5678','email': 'zhangsan@example.com','address': '北京市海淀區','summary': '資深軟件工程師，擁有8年Python開發經驗，專注于數據分析和自動化系統開發。具有良好的團隊協作能力和項目管理經驗。','education': [{'school': '北京大學','degree': '計算機科學學士','date': '2010 - 2014','description': '主修計算機科學與技術，輔修數學。GPA 3.8/4.0。'},{'school': '清華大學','degree': '軟件工程碩士','date': '2014 - 2016','description': '研究方向：機器學習與數據挖掘。'}],'experience': [{'company': 'ABC科技有限公司','position': '高級軟件工程師','date': '2019 - 至今','responsibilities': ['負責公司核心數據處理平臺的設計和開發','優化數據處理流程，提高系統性能30%','帶領5人團隊完成多個重要項目','引入自動化測試，提高代碼質量']},{'company': 'XYZ信息技術公司','position': '軟件工程師','date': '2016 - 2019','responsibilities': ['參與開發企業級數據分析系統','設計并實現數據可視化模塊','編寫技術文檔和用戶手冊','為新員工提供技術培訓']}],'skills': {'編程語言': ['Python', 'Java', 'JavaScript', 'SQL'],'框架與工具': ['Django', 'Flask', 'React', 'Docker', 'Git'],'數據庫': ['MySQL', 'MongoDB', 'Redis'],'其他': ['數據分析', '機器學習', '項目管理', '團隊協作']}}# 生成簡歷return create_resume(resume_data, '張三_個人簡歷.docx')# 執行生成簡歷
# generate_sample_resume()

場景三：自動生成周報/月報

from docx import Document
from docx.shared import Pt, RGBColor
from docx.enum.text import WD_ALIGN_PARAGRAPH
from datetime import datetime, timedelta
import calendardef generate_weekly_report(week_data, output_path):"""生成周報"""# 創建文檔doc = Document()# 添加標題title = doc.add_heading(f"{week_data['department']}周報", 0)title.alignment = WD_ALIGN_PARAGRAPH.CENTER# 添加報告期間period = doc.add_paragraph(f"報告期間: {week_data['start_date']} 至 {week_data['end_date']}")period.alignment = WD_ALIGN_PARAGRAPH.CENTER# 添加報告人和日期reporter = doc.add_paragraph(f"報告人: {week_data['reporter']}\t\t報告日期: {week_data['report_date']}")reporter.alignment = WD_ALIGN_PARAGRAPH.RIGHT# 添加分隔線doc.add_paragraph('_' * 80)# 本周工作總結doc.add_heading('一、本周工作總結', level=1)for i, task in enumerate(week_data['completed_tasks'], 1):p = doc.add_paragraph(f"{i}. ", style='List Number')p.add_run(task['name']).bold = Truep.add_run(f"\n   完成情況: {task['status']}")p.add_run(f"\n   工作內容: {task['description']}")# 下周工作計劃doc.add_heading('二、下周工作計劃', level=1)for i, task in enumerate(week_data['planned_tasks'], 1):p = doc.add_paragraph(f"{i}. ", style='List Number')p.add_run(task['name']).bold = Truep.add_run(f"\n   計劃時間: {task['planned_time']}")p.add_run(f"\n   工作內容: {task['description']}")# 問題與建議if week_data['issues']:doc.add_heading('三、問題與建議', level=1)for i, issue in enumerate(week_data['issues'], 1):p = doc.add_paragraph(f"{i}. ", style='List Number')p.add_run(issue['title']).bold = Truep.add_run(f"\n   問題描述: {issue['description']}")if issue.get('solution'):p.add_run(f"\n   解決方案: {issue['solution']}")# 保存文檔doc.save(output_path)print(f"周報已生成: {output_path}")return output_path# 使用示例
def create_sample_weekly_report():# 計算上周的日期范圍today = datetime.now()start_of_last_week = today - timedelta(days=today.weekday() + 7)end_of_last_week = start_of_last_week + timedelta(days=6)# 準備周報數據week_data = {'department': '技術部','start_date': start_of_last_week.strftime('%Y年%m月%d日'),'end_date': end_of_last_week.strftime('%Y年%m月%d日'),'reporter': '張三','report_date': today.strftime('%Y年%m月%d日'),'completed_tasks': [{'name': '用戶管理模塊開發','status': '已完成','description': '完成了用戶注冊、登錄、權限管理等功能的開發和單元測試。'},{'name': '數據導入功能優化','status': '已完成','description': '優化了大數據量導入的性能，提高了處理速度約40%。'},{'name': 'Bug修復','status': '進行中 (80%)','description': '修復了上周反饋的10個Bug中的8個，剩余2個正在處理中。'}],'planned_tasks': [{'name': '完成剩余Bug修復','planned_time': '下周一至周二','description': '解決剩余的2個Bug，并進行回歸測試。'},{'name': '開始報表模塊開發','planned_time': '下周三至周五','description': '設計并實現數據報表功能，包括數據統計和可視化展示。'},{'name': '代碼審查與重構','planned_time': '下周五','description': '對現有代碼進行審查，優化代碼結構和性能。'}],'issues': [{'title': '性能問題','description': '在高并發情況下，系統響應速度明顯下降。','solution': '計劃通過引入緩存機制和優化數據庫查詢來解決。'},{'title': '團隊協作效率','description': '當前的代碼版本管理流程較為復雜，影響開發效率。','solution': '建議簡化Git工作流，并加強團隊培訓。'}]}# 生成周報return generate_weekly_report(week_data, f"技術部周報_{week_data['start_date']}_{week_data['end_date']}.docx")# 執行生成周報
# create_sample_weekly_report()