第13章 項目相關方管理

序號	過程	過程組	過程組
1	識別相關方	啟動
2	規劃相關方管理	規劃
3	管理相關方參與與	執行
4	監控相關方參與與	監控

相關方管理，針對于團隊之外的相關方的，核心目標是讓對方為了支持項目，以達到項目目標。

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13.1 識別相關方

1. 定義與作用

定義	作用
識別能影響項目決策、活動或結果的個人、團體或組織，以及被項目決策、活動或結果所影響的個人、團體或組織，分析和記錄他們的相關信息；這些信息包括他們的利益、參與度、相互依賴、影響力及對項目成功的潛在影響等。	幫助項目經理建立對各個相關方或相關方群體的關注。

2. 輸出、輸入、技術和工具

3. 識別相關方的依據（輸入）

商業文件

• 商業論證：確定項目目標，以及受項目影響的相關方的最初清單。
• 收益管理計劃：描述了如何實現商業論證中所述收益。

項目章節

• 項目章節會列出關鍵相關方清單，還可能包含與相關方職位有關的信息。

項目管理計劃

• 溝通管理計劃：溝通與相關方參入之間存在密切切聯系，溝通管理計劃中的信息是了解項目相關方的主要依據。
• 相關方參與計劃：確定有效引導相關方參與的管理策略和措施。

項目文件

• 需求文件：可以提供關于與相關方的進一步信息。
• 問題日志：所記錄的問題可能為項目帶來新的相關方，或改變現有相關方的參與類型。
• 變更日志：可能引入新相關方，或改變相關方與項目目標的現有關系的性質。

協議

• 協議的各方都是項目相關方，還可能涉及其他相關方。

4. 數據分析 - 相關方分析步驟（工具與技術）

1. 識別全部潛在項目相關方及其相關信息，比如他們的角色、部門、利益、知識、期望和影響力；
2. 分析每個相關方可能的影響或支持，并對他們進行分類；
3. 評估關鍵相關方對不同情況可能做出的反應，以便策劃如何對他們施加影響，提升他們的支持，減輕他們的潛在負面影響。

5. 數據表現 - 相關方分類模型（工具與技術）

權力/利益 方格

根據相關方的權力（權力）大小及其對項目結果的關注（利益）進行分類。

權力/影響 方格

根據相關方的權力（權力）大小及其參與（影響）項目的程度進行分類。

作用/影響方格

根據相關方主動參與（影響）項目程度及改變項目計劃或執行的能力（作用）進行分類。

鹵素模型

根據相關方的權力（職級別或對項目成果的影響能力）、緊急程度（需要立即關注）和合法性（參與的適當性），對相關方進行分類。

權力/利益 方格

該圖顯示了權力和利益的關系，用于對項目相關方進行分類：

• 高權力/高利益：重點管理
• 高權力/低利益：適當監控
• 低權力/高利益：隨時告知
• 低權力/低利益：令其滿意

6. 數據表現 - 其他（工具與技術）

相關方立體體

• 立體體把上述方格中的要素組合成三維模型，項目經理和團隊可據此分析相關方并引導相關方參與項目；
• 有助于溝通策略的制定。

影響方向

1. 向上：執行組織或客戶組織，發起人和指導委員會的高級管理層；
2. 向下：臨時責任知或技術能的團隊或專家；
3. 向外：項目團隊以外的相關方群體及其他代表，如供應商、政府機構、公眾、最終用戶和監管部門；
4. 橫向：項目經理的同級人員，如其他項目經理或中層管理人員，他們與項目經理競爭稀缺項目資源或合作共享資源或信息。

優先級排序

項目有大量相關方，相關方和項目團隊之間或相關方群體內部的關系復雜，有必要對相關方進行優先級排序。

7. 相關方登記冊（輸出）

用于記錄已識別的相關方的所有詳細信息；

包括：

• 基本信息：姓名、職位、地點、項目角色、聯系方式；
• 評估信息：主要需求、主要期望、對項目的潛在影響與生命周期的哪個階段最密切相關；
• 相關方分類：內部/外部、支持者/中立者/反對者、上級/下級/外圈或橫向，作用/影響/權力或利益。

13.2 規劃相關方參與

1. 定義與作用

定義	作用
基于對相關方需求、利益及對項目成功的潛在影響的分析，制定合適的管理策略，以有效調動相關方參與整個項目生命周期。	為與項目相關方的互動提供清晰且可操作的計劃，以支持項目利益。

2. 輸入，輸出 ，工具與技術

3. 規劃相關方參與的依據（輸入）

項目管理計劃

• 資源管理計劃：包括項目團隊成員及其他相關方角色和職責的信息。
• 溝通管理計劃：用于相關方管理的溝通策略以及用于實施策略的計劃。
• 風險管理計劃：可能包含風險臨界值或風險度量，有助于選擇最佳的相關方參與策略組合。

項目文件

• 假設日志：關于假設條件和制約因素的信息，可能與特定相關方關聯。
• 風險登記冊：包括已識別風險，風險通報與具體相關方關聯。 (風險負責人、受風險影響者)
• 相關方登記冊：提供項目相關方的清單，分類情況和其他信息。
• 項目進度計劃：進度中活動需與具體相關方關聯。 (活動負責人或執行者)
• 問題日志：為項目管理解決問題日志中的問題，需要與受影響的相關方額外溝通。
• 變更日志：記錄對項目范圍的變更。變更通常與具體相關方相關聯。

協議

• 在規劃承包商向供應商提供商業參考時，確保供應商能有效進行相關方管理。

4. 數據分析 (工具與技術)

相關方的參與程度可以分為以下類別：

• 不知曉：對項目和潛在的影響不知曉。
• 抵制：知道項目和潛在的影響，抵制變更。
• 中立：知道項目，既不支持，也不反對。
• 支持：知道項目和潛在的影響，支持變更。
• 領導：知道項目和潛在的影響，積極致力于保證項目成功。

5. 數據表現 - 相關方參與評估矩陣 (工具與技術)

相關方	不知曉	抵制	中立	支持	領導
張三	C			D
李四			C	D
王五		C		D
陳六				CD
王七				C	D
說明：

• C – 當前狀態
• D – 期望狀態

6. 相關方參與計劃 (輸出)

除了相關方登記冊中的資料，相關方管理計劃還包括：

• 關鍵相關方的所需參與程度和當前參與程度
• 相關方變更的范圍和影響
• 千人之間的相互關系和潛在交叉
• 項目現階段的相關方溝通需求
• 需要分發給相關方的信息，包括語言、格式、內容和詳細程度
• 分發相關方信息的理由，以及可能對千人參與與所產生的影響
• 向相關方分發所需信息的時限和頻率
• 隨著項目的進展，更新和優化相關方管理計劃的方法

13.3 管理相關方參與

1. 定義與作用

定義	作用
在整個項目生命周期中，與相關方進行溝通和協作以滿足其需求與期望，解決實際出現的問題，并促進相關方合理參與與項目活動。	幫助項目經理來提升來自相關方的支持，并把相關方的抵制降到最低，從而顯著提升項目成功的機會。

2. 主要工作

管理相關方參與包括以下活動：

1. 調動相關方適時參與項目，以獲取或確認他們對項目成功的持續承諾；
2. 通過討論和溝通，管理相關方期望，實現項目目標；
3. 處理尚未成問題的千人關注點，預測相關方在未來可能提出的問題；
4. 澄清和解決已識別的問題

3.輸入 ，輸出 、 工具 與 技術

4. 人際關系與團隊技能（工具與技術）

項目經理應用人際關系技能來管理相關方的期望，例如：

• 沖突管理：項目經理應確保及時解決沖突；
• 文化意識：有助于項目經理和團隊通過考察文化差異和相關方需求，來實現有效溝通；
• 談判：用于獲取支持或達成關于支持

5. 基本規則（工具與技術）

• 根據團隊章程中定義的基本規則，明確項目團隊成員和其他相關方引導相關方參與的行為；
• 對項目成員和其他相關方的可接受行為做出明確的規定；
• 盡早制定并遵守明確的規則，有助于減少誤解，提高生產力；
• 對諸如行為規范、溝通方式、協同工作、會議禮儀等的基本規則進行討論，有且團隊成員相互理解了對方的價值觀；
• 規則一旦建立，團隊項目成員都必須遵守。

6. 管理技能（工具與技術）

項目經理應用管理技能來協調各方以實現項目目標，例如：

• 引導人們對項目目標達成共識；
• 對人員施加影響，使他們支持項目；
• 通過討論判別達成共識，以滿足項目需求；
• 調整組織行為，以接受項目成果。

7. 溝通技能（工具與技術）

• 在開展管理相關方參與過程時，應根據溝通管理計劃，針對每個相關方采取相應的溝通方法。
• 項目管理團隊應該使用反饋機制，來了解相關方對各項目管理活動和關鍵決策的反應。

反饋的收集方式包括（但不限于）：

• 正式與非正式對話
• 問題識別和討論
• 會議
• 進度報告
• 調查

9. 管理相關方參與與輸出（輸出）

變更請求

• 當項目范圍或產品范圍需要變更時，應通過實施整體變更控制過程，對所有變更請求進行審核和處理。

項目管理計劃（更新）

• 溝通管理計劃：更新溝通管理計劃，用來反映新的或已變更的相關方需求。
• 相關方參與計劃：更新相關方參與計劃，用來反映相關方管理策略的變化。

項目文件（更新）

• 變更日志：根據變更請求更新變更日志。
• 問題日志：可能需要更新以反映問題日志條目的更新或添加。
• 經驗教訓登記冊：更新經驗教訓登記冊，記錄管理相關方參與的有效或無效方法，以供當前或未來項目借鑒。
• 相關方登記冊：基于提供給相關方的關于問題解決、變更審批和項目狀態的最新信息，來更新相關方的登記冊。

13.4 監控相關方參與

1. 定義與作用

定義	監控項目相關方的關系，并通過修訂參與策略和計劃來引導相關方合理參與項目。
作用	隨著項目進展和環境變化，維持并提升相關方參與活動的效率和效果。

2.輸入 、輸出、 工具與技術

4. 監控相關方參與的依據（輸入）

項目管理計劃

• 資源管理計劃：確定對項目團隊成員的管理方法。
• 溝通管理計劃：描述適用于項目相關方的溝通計劃和策略。
• 相關方參與計劃：為管理相關方期望提供指導和信息。

項目文件

• 風險登記冊：記錄與相關方參與互動有關的風險，包括它們的分類，以及潛在的應對措施。
• 相關方登記冊：記錄各相關方的信息，主要包括相關方姓名、評價結果和分類情況。
• 問題日志：記錄所有項目和相關方有關系的已知問題。
• 項目溝通記錄：根據溝通管理計劃和相關方參與與項目發展的項目溝通記錄。
• 經驗教訓登記冊：在項目早期獲取或與相關方有關系的經驗教訓，以提高過程效率和效果。

工作績效數據

• 包含項目狀態數據，如哪些相關方支持項目，他們的參與水平和類型。

事業環境因素

• 組織的文化和標準，相關方參與的必要程度。

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5. 監控相關方參與的方法（工具與技術）

數據分析

• 備選方案分析：在相關方參與效果沒有達到預期目標時，應展開備選方案分析，評估應對偏差的各備選方案。
• 根本原因分析：開展根本原因分析，確定相關方參與未達預期效果的根本原因。
• 相關方分析：確定相關方群體和個體在項目任何特定時間的狀態。

決策

• 多準則決策分析：考慮相關方成功參與項目的目標，并根據其他優先級排序和加權，識別出最適當的選項。
• 投票：通過投票選出應對相關方參與與偏差的最佳方案。

數據表現

• 相關方參與狀態評估表：跟蹤與相關方參與的變化，以相關方參與與以監控。

溝通技能

• 反饋：用于確保傳遞給相關方的信息被接收和理解。
• 演示：為相關方提供清晰的信息。

人際關系與團隊技能

• 權威聽取：通過積極傾聽，減少誤解解決溝通障礙。
• 文化意識：文化意識有助于敏感地處理與團隊和相關方之間的文化差異和需求，并對溝通進行規劃。
• 領導力：成功的相關方參與需要強有力的領導技能，以引導愿意并激勵相關方支持項目工作和成果。
• 政治意識：通過人際網絡了解相關方需求。
• 會議：利用會議平臺獲取必要的反饋。

6. 監控相關方參與與輸出（輸出）

工作績效信息

• 與相關方參與狀態有關的信息，包括：相關方對項目的當前支持水平、相關方參與與度評估矩陣、相關方立方體等。

變更請求

• 用于改善當前相關方參與水平的糾正及預防措施。

項目管理計劃（更新）

• 資源管理計劃：可能需要更新以引導相關方參與的職責。
• 溝通管理計劃：可能需要更新項目的溝通策略。
• 相關方參與計劃：可能需要更新關于項目和相關方社區的信息。

項目文件（更新）

• 問題日志：更新有關相關方度的信息。
• 經驗教訓登記冊：記錄過程遇到的挑選方法以及如何調整相關方參與的方法。
• 風險登記冊：記錄和更新相關方風險應對措施。

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真題

1. 下圖相關方權力和利益的描述，不正確的是 ()。 D

• A. 項目經理的主管領導就是A區的相關方，要“令其滿意”；
• B. 項目客戶是B區的相關方，要“重點管理、及時報告”；
• C. 對C區的相關方，要“隨時告知”；
• D. 對于D區的相關方，花費最少的精力監控即可。

2. 在項目實施期間發生組織重組，一名關鍵相關方被替換。新的相關方對項目成功存在很高的興趣并擁有足夠的影響力，對項目結果產生重大影響。在執行相關方分析之后，項目經理該如何處理該新項目相關方？ D

• A. 監測相關方期望發生的任何變化。
• B. 保持向相關方通報項目進度/狀態。
• C. 確保相關方滿意項目進度/狀態。
• D. 密切管理相關方的期望。

3. 項目經理正在開展一個涉及動態環境中多個項目相關方的項目。結果，項目相關方的利益水平不一致。若要了解項目相關方的利益，項目經理應該怎么做？ A

• A. 執行溝通需求分析。
• B. 啟動強制性，每次一次的項目相關方會議。
• C. 更新相關方登記冊。
• D. 使用拉式溝通方法。

4. 下一次會議之前，一名關鍵項目發起人需要知道項目的高層級風險和主要需求。該項目發起人希望讓項目相關方參與，確保他們的參與程度，并根據當前環境識別主要制約因素。項目經理首先應該為發起人準備哪一項？D

A. 相關方登記冊
B. 風險分解結構
C. 風險管理計劃
D. 相關方參與度評估矩陣

5. 管理項目相關方參與過程的主要作用是（ ）。 C

A. 限制相關方參與項目；
B. 鼓勵相關方參與項目；
C. 提升相關方對項目的支持；
D. 與相關方進行溝通。

6. 一名新項目經理被任命管理一個正在執行的項目。針對這個項目，三天內將召開一次重要的里程碑實施會議。 D
   若要確保相關人員受到參與會議的邀請，項目經理應該怎么做？

A. 請求高級管理層提供建議
B. 參照以往里程碑關鍵會議的與會者
C. 與項目團隊討論該問題
D. 查看相關方管理計劃

7. 監控相關方參與過程的作用是（ ）。A

A. 維持或提升相關方參與活動的效率和效果；
B. 提高相關方對項目的支持度，并盡可能降低相關方對項目的抵制；
C. 提供與相關方進行有效互動的可行計劃；
D. 項目團隊能夠建立對每個相關方或相關方群體的適度關注。