新人工作方法論:高效率的工作

引言:

轉眼間入職半載,在工作期間曾迷茫、困惑,深深的感受到職場身份的轉變帶來的痛苦。痛苦的原因不僅僅包括學生時代自己悶頭做事的思維習慣與團隊合作需求的差異性,也包括缺乏體系的工作方法。

自己在網絡上查了一些方法論,比如說時間管理的四象限原則、番茄工作法,SMART原則,5W1H分析,GROW模型,PDCA模型、黃金思維圈。在踐行方法論的過程中,同事的言傳身教讓我受益匪淺,不僅僅解決了我的一些困惑,也為我職業生涯早期積累了寶貴經驗,在這里將一些經驗分享出來,希望對其他新人提供有益的指導和啟示。

本文主要從以下四個方面介紹:以終為始,明確任務目標;任務分解,全局視角;階段執行,積極反饋(有的時候不要忙,把事情做對,比反復做一個事情重要);總結經驗,持續改進。

一、以終為始,明確任務目標

剛開始工作的時候,最大的痛苦莫過于努力工作卻不能讓領導滿意。有的時候是自己知識儲備不足,導致任務理解出錯了;有的時候領導任務需求不明確,而自己也沒有及時核實,直接按照自己的想法去做,導致任務結果跟領導的預期結果存在偏差,本來以為已經完成的事情,結果還需要重新趕工修改。如果思路出錯,需要重新完成,時間成本代價很高。

我也深深的感受到了方向不對,努力白費的內涵,之后,在網上看了《高效能人士的七個習慣》書籍中介紹了以終為始的工作理念,我感覺找到了找到解決痛苦的方法。

以終為始”就是在在做任何需求或任務之前,先確定好驗收標準,并且反思該標準是否具體、可衡量、可達成、有價值、有時間結點,然后根據標準來確定接下來要做的事情。在

接收到任務后,首先明確任務的需求以及該任務驗收標準。如果任務需求不理解或者自己在審視驗收標準時,它不具備具體、可衡量、可達成、有價值、時間節點的要素,要及時溝通協商。順便提一句,這種溝通是必不可少的,雖然自己也有點社恐。如果在任務不明確,驗收標準不清晰的狀態下,想把任務做好,簡直是天方夜譚。

通過以終為始的思維方式,我們能夠更好地把握整體方向,確保驗證工作符合項目的要求。

二、任務分解,全局視角

作為剛入職的新人,由于知識儲備有限,在某些問題的看法上很有可能自己認為是對的觀點,很可能是錯誤的。

在接收任務后,我們要嘗試將任務拆解成子任務,并明確每個子任務功能和目標。對剛入職的新人,由于知識儲備匱乏,這個拆解工作需在別人的幫助下完成,一旦完成任務分解,整個任務工作全部都會一目了然。

根據項目的時間表和重要性,確定每個子任務的優先級順序,為每個子任務制定詳細的計劃和時間表,以確保任務能夠按時完成。在制定計劃時,我們需要考慮任務的依賴關系和可能的風險,并制定相應的預案。

對于不可控的子任務需要提前規劃。比如像用章申請、報告審核,需要他人相互配合才能完成的工作,由于別人的時間不可控,需要提前規劃,及早通知相關人員;

對于重點、耗費時間長的子任務,需要考慮優先執行;對于難點子任務,需要考慮是否協商資源去解決。

通過任務分解,以全局的視角審視工作流程,我們能夠更好地掌握整體方向,提高工作的有效性和質量。

三、階段執行,積極反饋

半年工作中,深深的感到每個人是自己的第一負責人。自己的事情盡量是協調、跟進。有的時候,總是想等著別人幫著自己解決,在跟同事交付工作產品的時候,不確定的內容沒有及時核實,導致交付的內容中含有空白,給同事帶來了很大的困擾。也有的時候自己沒有弄白的內容就給寫到報告里,給后續人員審核人員帶來了深深的困擾。正如“每一個被敲下的字,都有它的來路”,工作中每一個被敲下的字,都有它的依據。

同時在工作的執行過程中,我們每完成一個子任務后,最好進行溝通反饋一下,畢竟作為一名新人,不懂的知識很多。通過溝通,可以核實自己理解的是否有偏差,如果有偏差就能及時糾錯。效率是建立在做對的基礎上的,如果不進行溝通反饋,等整個任務完成后再去溝通、確認,一旦出錯,返工的成本太高了。

四、總結經驗,持續改進

回顧半年的工作內容,對于新人而言,由于不懂的知識盲區很多,總結尤為重要。

好記性不如爛筆頭,每次做完一個任務,都需要總結、反思。要不然再遇到相同的問題,還是不知道怎么去解決。通過回顧工作在那個環節中花費時間長,明確自己的知識盲區,問一下自己是否真的理解,反思自己下次哪里做的最好。

不斷總結,在工作中搭建自己的知識地圖,剛開始可能不懂的東西很多,那就先把主要的東西搞懂。在工作項目中、和別人討論中,從書籍中,不斷擴充自己的知識地圖,不斷的改進,持續優化。總結過程中若有疑問,須要經過自己的查詢(百度)、思考、慢慢提出有深度的問題,這樣進步才快。

結論:

工欲善其事,必先利其器,良好的工作方法就是一把鋒利的武器。希望每個新人都能養成自己的工作習慣,在工作中披荊斬棘。

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