高效時間管理法則

你是否天天在忙，是否忙的不得要領，認真領會時間管理的四象限工作法，它會讓你的工作變得高效。

一、時間管理的誤區

二、時間是如何被浪費的？

內部因素

外部因素

三、時間管理的5個階段

1.公雞型時間管理：

2.倉鼠型時間管理：

3.北極熊型時間管理：

4.群狼型時間管理：

5.熊貓型時間管理：

四、時間管理四象限法則

1.重要又緊急：

2.重要不緊急：

3.緊急不重要：

4.不重要不緊急：

五、時間管理法則--80/20原則

六、如何應對各方面的干擾

1.應對來自上司的干擾：

2.應對來自同事的干擾：

3.應對來自下屬的干擾：

4.應對來自自己的干擾：

一、時間管理的誤區

時間本身不能夠被管理，時間管理歸根到底是對單位時間內事件的管理。離開事件的管理就談不上時間的管理。時間管理也就是選擇、支配、調整、駕馭在單位時間里所做的事情。

【以前我一小時只能做完5件事情，學習時間管理后能夠在一小時內做完8件事情，我的時間管理不錯吧。（×）】

其實這是時間管理認識的誤區，并不是說單位時間內做的事情越多，效率就越高。學習時間管理的目的是在單位時間內能夠輕松自如地創造最大的價值。

二、時間是如何被浪費的？

內部因素

1.目標不明確。每天就像無頭蒼蠅一樣任雜事擺布，忙忙碌碌。好像每天都有做不完的事，抽不出時間考慮重要的或全局性的問題。再加上性情煩躁，問題成堆，工作效率很低。

2.做事拖延。做事拖延是因為沒有目標或者是性格導致。表現為直到deadline才著急，經常把事情推到明天再做，導致陷入不能按時完成工作的焦慮中。等待解決的問題越急越多，最終不得不放棄。

3.環境干擾。例如電話鈴聲、同事的談話聲，突然來客的干擾都會占用你的時間，打斷安排好的正常工作秩序，導致經常不能集中在一件事情上，效率低下。更可怕的是這些干擾導致的工作效率低，還被認為是理所當然的。

4.攬事太多。有些管理者總是插手不該攬的事，總要管一管本來不需要自己親自去做的事，結果導致自己精力分散，因小失大，錯過重要的事情。管理者們要注意了，如果你經常這樣做會影響下屬和同事的積極性。

5.壓力疲勞過度。這里主要是指抗壓強人或工作狂魔，壓力大，累了也要硬撐著不休息，結果導致精力不能集中，產生抑郁煩躁情緒，導致身體疾病。

外部因素

1.計劃。計劃的因素是指員工從來不做計劃或者不懂得變換事情的優先次序，不確定最后的實現以及不切實際的預算時間。

2.組織。組織的因素是指管理者多頭管理，混淆職責和職權，重復勞動。

3.人力。人力的因素是指員工沒有經驗，依賴性太強或者是管理者沒有充分發揮員工的作用，沒有給新員工做培訓。再次就是能力與崗位要求不匹配，導致的效率低下。

4.指揮。指揮的因素是指管理者沒有應變措施，當員工發生爭執時，管理者不能協調。再者管理者缺乏對員工的激勵或者給予了無效的授權。

5.控制。控制的因素是指電話干擾、來客干擾，或者是不敢拒絕、自我約束力不夠。

6.信息聯系。信息聯系的因素主要是指被安排參加大量的會議，不準確、不可靠的信息資料，或者是重復的過多的信息資料導致的時間浪費。

7.決策。決策的因素主要是指倉促的決策，或者是優柔寡斷，或者是要求事實精細導致的時間浪費。

三、時間管理的5個階段

1.公雞型時間管理：

這種管理方式有一個詳細的備忘錄，有什么事情就記下來，然后按照記錄一件一件地做完，這種人已經有一定的時間管理知識和時間管理能力。公雞型時間管理的優勢在于，通過這種時間管理和對事件的記錄，可以知道做了哪些工作。但是也有缺點，公雞型時間管理中，不是人控制事件，而是事件控制人，這種時間管理方式過度關注每一個事件的完成，按照記錄去做、需不需要做、該不該做都不清楚，執行力沒有太大的效果。

2.倉鼠型時間管理：

倉鼠的生活方式是夏季在田里偷糧食，然后搬到洞里儲存起來再過冬。它先有儲糧計劃，然后再去收集，但是收集沒有章法，到處打洞藏糧，有些地方存上糧食后自己都忘記位置了。

這種時間管理方式就是事先有一個明細的工作計劃，按照計劃逐項辦理，有條不紊，具有追求效率的意識，效率能明顯提高。缺點就是雖然有計劃，但是計劃沒有目的性，雖然效率高，但是效益不明顯。這樣管理時間的人，他的人生目標和價值取向并不明確，即使有計劃也是盲目的，甚至有些計劃本身就是在浪費時間。

3.北極熊型時間管理：

北極熊在動物世界里非常孤獨，它獨自尋找食物，從來不與其他同類分享，在它的頭腦里就沒有他人的觀念。

這種時間管理方式首先明確自我的價值觀及個人的人生目標，再按照價值觀和人生目標決定做還是不做這件事。北極熊型時間管理的優點是能夠在制定方案控制自己的時間時，有明確的價值目標。缺點就是由于過度強調個人的價值觀和自我的人生目標，會缺乏團隊觀念。北極熊型管理方式的人，由于沒有其他人的觀念和團隊觀念，其行為常常不被他人和上級理解支持，獨木不成林。因此，他的行為的執行力很有限，很難產生較大的成果。

4.群狼型時間管理：

群狼有集體作戰的團結精神，它們在作戰前精心計劃，分工合作，集體捕獲獵物，所有的狼都會為計劃的實現而勇往直前、奮不顧身，這種作風在企業界一直備受推崇。

這種管理型要求個人的利益，首先必須符合團隊的利益，為了團隊的利益，你必須有所犧牲、有所取舍，團隊和集團的利益是至高無上的，每一個人都要為之做出犧牲，為之做出奉獻。群狼型時間管理的優點是，它追求的是集體利益，這一時間管理類型的工作方式集中強調了選擇確定最重要的事情，然后把這件事情做好，這可以說是一個很好的時間管理方式。缺點就是過分地強調團體的利益，強調為團隊的利益不惜犧牲個人的幸福。群狼型的時間管理方式，往往使部分具有奉獻精神的員工得不到應有的報酬或者適當的生活滿足，從而造成員工的管理者懈怠，最終導致工作效率降低。

5.熊貓型時間管理：

經過對前面四個階段的時間管理分析，發現它們都存在著不同的問題，都不是最優的時間管理方式，因此有了第五階段，熊貓型時間管理方式。

熊貓型時間管理方式在追求社會公益的前提下，同樣要追求自己人生的價值，一個人應有社會公德心，并且在服務群體利益的同時，不放棄個人的價值。熊貓型時間管理強調認真工作、幸福生活、勞逸必須結合、服務社會的同時享受人生，二者必須均衡。

每個人的時間管理方式不外乎這五種，要真正把握自己的人生，就必須改掉不良習慣，學習先進的時間管理方法。

四、時間管理四象限法則

1.重要又緊急：

舉個例子：例如應付難纏的客戶，準時完成工作等等，這些都屬于重要又急迫的事，第一象限的本質是缺乏有效的工作計劃，導致本來處于“重要但不緊急”第二象限的事情轉變過來的，這也是傳統思維狀態下的管理者的通常狀況，就是“忙”。

2.重要不緊急：

第二象限主要是與生活品質有關，包括長期的規劃、問題的發掘與預防、參加培訓、向上級提出問題處理的建議等等事項。如果忽略這個象限將會使第一象限的問題日益擴大，使我們陷入更大的壓力，在危機中疲于應付。反之，如果多投入一些時間在這個象限有利于提高實踐能力。

做好事先的規劃，準備與預防措施，縮小第一象限的范圍，很多急事就無從產生，能否處理好這個象限的事情，是傳統低效管理者與高效卓越管理者的重要區別標志。這個領域的事情不會對我們造成催促力量，所以必須主動去做，這是發揮個人領導力的領域，建議管理者要把80％的精力投入到第二象限的工作。

3.緊急不重要：

在職場中，很多管理者每天都在沖鋒陷陣，他們每天解決的事情很多，在他們看來也是非常緊急的事情。然而有些事情雖然緊急，但都可以交給相應的部門來處理，對于管理者來說并不是特別重要的事情。第三象限的工作表面看起來很像第一象限的工作，讓我們產生“這件事很重要”的錯覺，實際上就算重要也是對別人而言，我們花很多時間在上面，自以為是在第一象限其實不過是在滿足別人的期望與標準。

4.不重要不緊急：

例如：閱讀令人上癮的無聊小說，毫無內容的電視節目，辦公室聊天，刷抖音等都屬于第四象限的工作。我們往往在第一象限、第三象限來回奔走，忙的焦頭爛額，不得不到第四象限去休息一下再出發，但一定要杜絕類似上面幾個例子的現象發生！對內自控，對外要學會說“不”！這部分范圍的不一定都是休閑活動，因為真正有創造意義的休閑活動是很有價值的。

現在，你不妨回顧上周的生活與工作，你在哪個象限花的時間最多。第一象限和第四象限是相對立的，而且壁壘分明，很容易區分，第一象限是緊急又重要的事情，第四象限是既不緊急又不重要的事情，企業都會分析判斷那些緊急而重要的事情，并把它優先解決。第二象限和第三象限最難區分，第三象限很緊急的事實很容易造成它很重要的假象，以至于耗費大量的時間，區分這兩個象限不能僅依據緊急情況，必須看這件事是否重要，如果它不重要，就屬于第三象限的內容。

高效時間管理法的核心，先輕重，后緩急，在考慮行事的先后順序時，應先考慮事情的“輕重”，在考慮事情的“緩急”，用時間管理的方法來探討“急事”與“要事”的關系。

按處理順序劃分：先是既緊急又重要的，接著是重要但不緊急的，再到緊急但不重要的，最后才是既不緊急也不重要的。“四象限”法的關鍵在于第二和第三象限事情的順序問題，還要注意劃分好第一和第三象限的事，都是緊急的，第一象限的事能帶來價值，實現某種重要目標，而第三象限的不能。

你是否天天在忙，是否忙的不得要領，認真領會時間管理的四象限工作法，它會讓你的工作變得高效。

五、時間管理法則--80/20原則

所謂80/20法則就是用80%的時間做20%最重要的事情，因為這20%的重要任務能夠創造80%的業績。因此需要合理安排工作時間，盡量壓縮一些不那么重要的事情的工作時間，減少一些不在職責范圍內的工作時間消耗，將大量的時間預留給那些最重要的事情。

時間管理規則：

1.制定以SMART為導向的目標。目標要具體的、可衡量的、可達到、相關的、具有實現性的。

2.排序工作事項。在項目的所有工作中，20%最為重要的工作對項目的貢獻高達80%，另外80%的貢獻度只有20%，所以要優先找到這20%最為重要的工作，并對其進行排序。

3.建立時間日志。準確記錄時間是怎樣花掉的，并且按照固定的時間周期，根據自己的工作進度修改自己原先設定的檢查點和更新點。

4.防范未然。充分預估可能遇到的意外，制定應變的計劃或方案，并且預留解決問題的時間和一些可控資源。提前完成計劃中可控部分，為整體計劃做一定時間的預留。

5.依據輕重緩急配置人力。根據項目時間標準要求的高低，有選擇的讓團隊成員并行不著急的工作，著急的工作，請專人單獨平行負責。

六、如何應對各方面的干擾

我們的時間總是被各種各樣的事情所干擾，別人對你時間的占用就是對你的控制，你無法控制時間被人占用，時間就這樣消逝了。如何判斷干擾和非干擾呢？

你可以問自己這些問題：是否經常有人打擾你的工作，這是判斷干擾是否存在的前提條件，經常有人打擾就有干擾存在；是否清楚別人打擾你的目的，明白了別人打擾你的目的，就能很容易分清這個人是來工作還是來調侃；目的、程序、制度是否確，有了明確的目的、程序、制度就能有效地避免干擾的出現；緊急突發狀況是否經常出現，一般情況下，緊急突發狀況并不經常出現，如果緊急突發狀況很多，就要警惕干擾的存在。