如何快速把層級分明的word文檔轉換成橫向從屬結構的excel表格

一、問題描述

文檔如下圖所示。文檔一共三個層次，大綱級別分別是1、2、3級，左則是其文檔結構圖，可以看出文檔層級分明。

最終要將文檔轉換成如下橫向從屬結構的表格。一個層次的內容占一列，最末一層次，每一段占一個單元格，各層次按從屬關系，層層對應，除了最末一層，每一層都按下一層的行數進行單元格合并。

二、解決辦法

第一步 為各層次內容加上制表符

第一層次內容不加制表符，第二層次內容加上一個制表符，第三層次內容加上兩個制表符，以此類推。此步可以使用查找與替換快速實現。操作如下圖所示。

示例中第一層次內容樣式為標題1，第二層次內容樣式為標題2，第三層次內容樣式為標題3。

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第二步 文本轉表格

全選文本，使用word自帶的文本轉表格功能，以制表符為分隔位置，將文本轉換為如下表格。

第三步 把表格粘貼到excel中，充填除最末列外的空白單元格

復制word表格后，以匹配目標格式的方式粘貼到excel中。示例中最末列是第三列，除了了第三列外，第一、第二列的空白單元格需要根據其上一單元格的內容進行充填。快速充填這些不相連的空白單元格需要用定位功能和公式，操作如下圖所示。

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第四步 利用條件篩選去掉多余行

將上述表格內容全選，復制，在另一個sheet中粘貼為值，去掉公式。利用“條件格式”--“突出顯示單元格規則”—“重復值”，把第一和第二列重復值標記出來，第一列是淺紅色充填單元格，第二列字體設置為紅色。篩選，第三列的篩選條件為空值，第二的篩選條件為紅色字體，第三列條件為淺紅色充填。篩選出來的行就是多余的行，刪除這些行。

刪除多余行后，檢查一下除最末列外的內容，是否存在唯一值（未標記顏色的）。如果存在，需要刪除該值所在行內標記了重復值的單元格的內容。

把第二列重復值標記出來，是為了應對第二列有內容（即有第二級內容），而第三列無內容（即第三級內容為空）的情況。因為這種情況下，第二列存在唯一值，不會被重復值標記出來。

把第一列重復值標記出來也是類似的原因。如果第一列不存在唯一值，那么“按顏色篩選”選項為灰色不可用。

操作如下圖所示。

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第五步 合并重復單元格

利用“分類匯總”、定位空值、格式刷等功能快速合并重復單元格。選中一列數據，如第二列，通過“分類匯總”，生成一個輔助列，匯總結果顯示在數據下方，定位該列的空值，然后執行合并操作。刪除匯總結果，選中輔助列中合并的單元格，單擊格式刷，刷一下數據列完成合并。最后刪除輔助列。同樣的方法合并其他列重復單元格。

操作如下圖所示。

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至此完成word文檔內容向excel表格的快速轉化。更多層次的文檔，轉換的方法是類似的。

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20200714更新

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