來源：WPS 官網??初步了解WPS表格-WPS學堂https://www.wps.cn/learning/course/detail/id/635.html

1、格式刷

1.1使用格式刷隔行填充顏色。

首先設置部分表格顏色，選中此區域，雙擊點擊格式刷，然后選中其他表格區域。

這樣就可以快速將表格隔行填充顏色了。

1.2使用格式刷和查找功能快速將指定單元格設置為統一顏色

若我們想將表格中所有WPS學院單元格填充為與A1相同的顏色。

首先選中A1單元格，雙擊格式刷。

然后使用快捷鍵Ctrl+F，在彈出的查找框中輸入WPS學院，點擊查找全部。

然后點擊Ctrl+A，快速將A1單元格的格式復制粘貼到被查找的單元格中。

2、填充柄

2.1填充柄最基礎的使用是順序式填充和復制式填充。

例如我們輸入1，將鼠標放置在單元格右下角，出現+字形填充柄時下拉填充單元格數據，這樣就完成了順序式填充。

除了可以按順序填充數字，還可以按順序填充日期、星期。

復制式填充在右側的小工具點擊“復制單元格”，數據就可以快速進行復制。

2.2填充柄還可以自定義填充。

可以在“文件”-“選項”- “自定義序列”處設置。

例如我們輸入：“青銅，白銀，黃金，鉑金，鉆石，王者 ”作為新的序列。

需要注意，每個內容之間要使用回車鍵進行換行操作。

設置完成后，在單元格內輸入其中一個內容，填充柄會自動填充下一個內容。

2.3填充柄雙擊法。

在填入第一個數據后，雙擊填充柄。

數據會自動填充到該列的隔壁已有數據列的行范圍，該列的隔壁列沒有數據的行范圍是不會填充的。

3、快捷鍵Ctrl+E

可以幫助通過對比字符串之間的關系，智能識別出其中規律，然后快速填充

3.1提取字符

如果要把所有人的生日提取出來，我們先在第一個人生日列輸入其正確生日。

然后依次點擊「開始」選項卡 - 「填充」按鈕 - 「智能填充」按鈕即可。

它的快捷鍵為「Ctrl+E」。

3.2替換字符

使用智能填充，我們可以把原字符串中某些字符批量替換掉。

以手機號碼加密為例，我們先在第一手機號加密列輸入其正確手機號。

然后依次點擊「開始」選項卡 - 「填充」按鈕 - 「智能填充」按鈕即可。

它的快捷鍵為「Ctrl+E」。

3.3添加字符

使用智能填充，我們可以在原有字符基礎上批量添加額外字符。

以添加書名號為例，依次點擊「開始」選項卡 - 「填充」按鈕 - 「智能填充」按鈕即可。

它的快捷鍵為「Ctrl+E」。

4、快速填充

4.1向下填充、向上填充、向左填充、向右填充

以此表格為例，若我們想將第一行數據向下填充。

選中需要被填充的單元格區域，點擊上方菜單欄開始-填充-向下填充。

它的快捷鍵是Ctrl+D，這樣就可以將表格內容向下填充了。

4.2填充至同組工作表。

假若我們想將此列數據，快速填充到Sheet2和Sheet3中。

選中此列數據后，按住Shift鍵，選中Sheet2和Sheet3。

點擊填充-至同組工作表，此時彈出“填充成組工作表”對話框，選擇填充設置。

如填充全部、僅填充內容、僅填充格式。

設置好后，點擊確定，就可以將數據快速填充到其他工作表中了。

4.3序列填充設置。

當我們序列填充數據表格時，可見填充為每次遞增1個數值，那如何填充為每次遞增10個數值呢？

點擊填充-序列，在此處可以設置序列填充的行列、類型、單位、步長值與終止值。

將“步長值”設置為10，點擊確定，這樣就可以按照序列填充，遞增10個數值了。

5、填充不連續的單元格

5.1填充相同的內容

首先按住?Ctrl?鍵并單擊所有空白單元格，將其全部選中。

然后在最后一個單元格中輸入所需數值，并按?Ctrl+Enter?快速批量填充。

這樣就可以快速的將空白單元格中輸入同樣的數字了。

5.2填充不同的內容

使用快捷鍵?Ctrl+G?打開“定位”對話框，勾選定位對話框“空值”選項。

點擊確定，這樣就選中了A列的全部空白單元格。

需要注意的是，想要快速填充所定位的內容，需要保持選中所有空白單元格的狀態。

在編輯欄中輸入公式=A1，并按?Ctrl+Enter?快速批量填充。

這樣就可以在不連續的單元格中快速填充不同的內容了。

6、設置數據有效性

我們要在這一列中輸入性別的數據。

按住Shift鍵，點選要輸入數據的單元格區域中，第一個單元格和最后一個單元格，快速選中單元格區域。

點擊菜單欄“數據”-“有效性”，在設置中填寫有效性的條件，選擇“序列”。

來源中輸入（男，女），注意此處要用英文逗號，點擊確定。

此時不需要輸入數據，直接下拉選擇即可。

數據有效性還可以讓我們避免輸入錯誤數據。

例如手機號碼的長度為11，我們選中單元格區域，設置數據有效性的條件為文本長度。

長度設置為等于11。

當我們輸入數據時，如果多輸入一位或少輸入一位。

都會提示錯誤，能夠有效避免輸入錯誤數據。

7、下拉列表

7.1單個下拉

當數據少時，可以直接利用下拉列表手動輸入。

?框選需要添加多級列表的區域，然后點擊「數據」選項卡下的「下拉列表」。

在「下拉列表」對話框內，點擊右上方的新建手動輸入選項即可。

7.2多級下拉

二級下拉菜單指能夠根據前一單元格的內容顯示對應的選項列表。

?首先需要準備城市與轄區的對應表，這樣才能夠根據城市讀取到相應的轄區。

?然后全選中對應區域，按組合鍵「Ctrl+G」喚起定位對話框，選擇常量確定。

?接著點擊「公式」選項卡下的「指定」按鈕，選擇首位，此時就完成名稱的批量定義了。

?定義好名稱后，選擇城市列，點擊「數據」—「有效性」，在有效性條件欄中選擇「序列」，在「來源」處選擇城市名稱行后確定。

?選擇轄區列，進入「數據有效性」對話框，然后選擇「序列」，接著在來源處輸入公式=INDIRECT（B2），確定即可。

8、數據查找

8.1通配符？? ?英文的?

問號（?）代表任意單個字符，即有多少個？就匹配多少個字符。

若我們想查看以“可樂”開頭的四個字符。

使用查找快捷鍵Ctrl+F，此時彈出查找對話框，在查找內容中輸入“可樂？？”。

點擊「選項」，勾選「單元格匹配」，結果我們可以看到為“可樂雪碧”。

8.2 通配符*

星號（*）代表任意多個字符，包括0個字符，若我們想查看以“可”開頭的字符。

使用查找快捷鍵Ctrl+F，此時彈出查找對話框，在查找內容中輸入“可*”。

點擊「選項」，勾選「單元格匹配」，結果我們可以看到為“可樂酒”、“可樂雪碧”、“可樂雞尾酒”。

8.3波形符（~）

波形符（~）代表波浪符右側的通配符轉換為普通字符（即不是作為通配符使用）。

以“~*”為例，將*轉化為普通字符*，使用查找快捷鍵Ctrl+F。

此時彈出查找對話框，在查找內容中輸入“~*”。

結果我們可以看到為“*可口可樂”、“檸檬*可樂”，你學會了嗎？

9排序

￭首先框選需要排序的數據，單擊「開始」-「排序」下拉選擇「降序」，在排序編輯框中可選擇「擴展選定區域」或「以當前選定區域」，「以當前選定區域排序」的意思是只對當前列的數據排序，選擇「擴展選定區域」。

￭如果需要按照學生名單的，姓氏首字母A到Z排序該表格，應該如何操作？

單擊「排序」按鈕，也可以選擇「自定義排序」，框選需要排序的數據，單擊「排序」下拉選擇「自定義排序」，在彈出的自定義排序編輯框中，主要關鍵字選擇C列排序依據選擇數值次序選擇升序，也可以單擊「選項」按鈕，可以選擇方向和方式兩個板塊，選擇好后單擊「確定」按鈕即可。

10篩選

10.1普通篩選

￭ 例如這個表格內的測試項目，包含“文字”“表格”“演示”三項。

如何篩選出“文字”的項目數據？

選中“測試項目”單元格，在菜單欄“開始”找到“篩選”.

或使用快捷鍵CTRL+Shift+L設置。

￭ 點擊右下角出灰色折疊符展開篩選詳情，可以看到數據自動分成了三個類別。

點選“文字”，數據馬上提取完成了。

10.2條件篩選

￭ 在篩選中還可快速進行數字篩選，例如要提取大于90分的測試數據。

點擊數字篩選，選擇大于90，馬上篩選完成了！

￭ 如果表格內容已經用不同顏色標志不同類別的數據，還可以選擇用顏色篩選。

先設置篩選，展開篩選詳情，選擇“顏色篩選”，選擇一個顏色，搞定！

11去重

11.1查找、刪除重復項

?第一步：選中表格，點擊「數據」選項卡下「重復項」的下拉菜單，點擊設置重復高亮項，此時，重復的數據已被顏色填充。

?第二步：再次選擇「重復項」下拉菜單中的「刪除重復項」按鈕，在彈出的「刪除重復項」對話框中選擇產品名稱，點擊「刪除重復項」按鈕即可刪除。

11.2避免錄入重復項

?第一步：鼠標選中要防止數據重復輸入的單元格區域，以本表為例，選中產品名稱列，點擊「數據」選項卡下「重復項」的下拉菜單，選擇“拒絕錄入重復項”。

?第二步：設置好后，在該列中輸入重復內容時會彈出「重復」警告框，但雙擊回車鍵可繼續輸入。

?若需設置成禁止輸入重復項，則需要點擊「數據」選項卡下的「有效性」按鈕在彈出的對話框中，出錯警告頁面中將樣式選擇為禁止，此時再雙擊回車鍵也無法在該列輸入任何重復項了。

12數據核對-找差異項？？

￭ 如何快速核對這兩列數據是否相同？

使用Ctrl+A全選表格

Ctrl+G打開定位，選擇-行內容差異單元格，兩列中的差異項馬上找出來啦！

￭?如果想對比兩個工作表的數據該怎么做呢？

Ctrl+A全選第一個表格，Ctrl+C復制。

Ctrl+A全選另一個表格，右鍵-選擇性粘貼，選擇減。

這時表格數據會發生變化，顯示的是兩個表格數據相減的結果。

數值為非0的數據表示是兩個工作表數據不相同的地方。

13數據分列

首先CTRL+A全選表格內容。

點擊“數據”-“分列”，選擇分隔符號分列，點擊下一步，選擇分隔符號。

需要注意的是，此處是默認選項逗號，是半角輸入法下的逗號，就是英文字符中的逗號。

如果錄入數據時，使用的是全角逗號，也叫中文逗號，要勾選“其他”輸入中文逗號。

點擊完成，數據馬上分列了。

14條件格式

14.1篩選數據

￭以此表格為例，假如我們想篩選數量大于100并且標記顏色。

選中數量區域，點擊“開始”-“條件格式”-“突出顯示單元格規則”，在彈窗中可以選擇大于、小于、介于、等于等等規則。

點擊大于，在條件中輸入100設置為淺紅色填充深紅色。

這樣就能篩選出數量大于100并且標記為紅色了。

我們也可以篩選數量前十項并標記顏色，點擊項目選取規則。

在彈窗中我們可見有前10、后10、前10%、后10%等等，選擇前10項。

在對話中將10設置為淺紅色填充深紅色，點擊確定，就可以篩選數量前十項并標記紅色了。

14.2數據條可以更加直觀的看到數據趨勢。

選中銷售量區域，點擊數據條，我們可選漸變填充、實心填充和其他規則。

在此我們選擇漸變填充藍色。這樣更加直觀的看到此項數據的趨勢對比。

色階的作用同上，選中銷售量區域點擊色階，點擊綠白色階，就可以將數據趨勢以色階的方式呈現。

同樣圖形集也是體現數據趨勢的表現方式之一。

選中銷售量區域，點擊圖形集，我們可見有方向、形狀、標記、等級等，選擇等級-三個星形。

這樣數據趨勢就會以圖形的方式呈現給大家了。

14.3自定義新規則

￭如果以上預設規則都沒有你所需要的，我們可以自定義新規則。

選中銷售量區域，點擊新建規則，在對話框中可選擇規則類型和規則說明。

例如我們在規則類型中選擇僅對排名靠前或靠后的數值設置格式，在規則說明中輸入前5，在預覽中選擇格式。

在格式中我們可以選擇數字、字體、邊框和圖案，在此我們選擇圖案-黃色。

點擊確定，就可以自定義設置銷售量前五名標記黃色了。

我們可以在管理規則中新建規則、編輯規則和刪除規則。

也可以清除規則中選擇清除所選單元格規則和清除所有規則。

15匯總

15.1求和

￭ 例如我們要計算這列數據的和，點擊開始-求和。

表格會自動選中此列的數據，此時按一下回車鍵，數據就自動求和了。

15.2求平均數、計數、最大值、最小值，我們再計算一下平均數。

同樣是選中單元格，點擊一下平均數，可以看到該列數據被自動框選了，按一下回車，平均數馬上算出來了。

15.3分類求和--相同分類匯總求和、總的求和

我們可以看到這張表格的測試項目分為文字、表格、演示。如何以測試項目分類，快速進行各項目的匯總呢？

首先，要先對測試項目進行排序，這一步是必要的，否則分類匯總可能出錯。

點擊數據-升序，擴展選定區域，對表格進行排序。

中文字段的升序是按A到Z 來排列的，在這里使用降序對分類匯總也沒有影響。

￭ 然后Ctrl+A全選表格數據區域，點擊數據-分類匯總。

我們要按測試項目來分類，分類字段就要選擇“測試項目”，匯總方式選擇“求和”。

因為是要對獲得勛章的數目進行匯總計算，所以匯總項選擇“獲得勛章”。

下面的設置保持默認，點擊確定，表格自動分成了三級。

￭ 點擊第一級是勛章求和的總計，第二級是以項目類別分類的數據匯總，第三級是匯總的詳情。

￭ 要刪除分類匯總，再點擊一下分類匯總-全部刪除即可。