1. 快速選取圖表元素

圖表創建好以后，我們還需要對某些圖表元素進行編輯和格式化。圖表區包括整個圖表和它的全部元素，當你選取圖表區后，你就可以看到8個黑色小方塊。要想調整單個的圖表對象，首先必須選取該對象，然后更改其屬性。通過把鼠標指向某一特定圖表對象來選取該對象，可能會很困難，特別是在一個帶有許多元素很擁擠的小圖表中。在這種情況下，我們一般可以使用位于“圖表”工具欄上左側的“圖表對象”下拉列表，從該下拉列表中選取的任何項目，也就等于在當前圖表中選取了那個項目。 其實，還有一種選取圖表元素方法，即在選取圖表的任何一部分以后，你可以通過使用箭頭鍵快速、連續地移向同一圖表中的其它部分。使用向上或向下的箭頭鍵可以選取主要的圖表元素;使用向左或向右的箭頭鍵可以連續地選取圖表每一個可以選取的元素，包括每一個數據系列中的單個數據點，以及圖例中的彩色圖例符號和文本條目。

2. 通過一次按鍵創建一個Excel圖表

這是一個非常老套的Excel竅門。要想使用鍵盤快速創建一個圖表，選擇你需要繪制的數據并按下F11鍵。Excel將自動為你創建圖表。另外，在選好單元格后按下“Alt+F1”，你將得到相同的結果。

3. 繪制平直直線

在Excel繪制直線時是不是很難？其實，在應用直線繪制工具時，只要按下Shift鍵，則繪制出來的直線就是平直的。另外，按下Shift鍵繪制矩形即變為正方形、繪制橢圓形即變為圓形。

一、 函數和公式編輯技巧

4. 巧用IF函數清除Excel工作表中的0

有時引用的單元格區域內沒有數據，Excel仍然會計算出一個結果“0”，這樣使得報表非常不美觀，看起來也很別扭。怎樣才能去掉這些無意義的“0”呢？利用IF函數可以有效地解決這個問題。 IF函數是使用比較廣泛的一個函數，它可以對數值的公式進行條件檢測，對真假值進行判斷，根據邏輯測試的真假返回不同的結果。它的表達式為:IF(logical_test,value_if_true,value_if_false)，logical_test表示計算結果為TRUE或FALSE的任意值或表達式。例如A1>=100就是一個邏輯表達式，如果A1單元格中的值大于等于100時，表達式結果即為TRUE，否則結果為FALSE;value_if_true表示當logical_test為真時返回的值，也可是公式;value_if_false表示當logical_test為假時返回的值或其他公式。所以形如公式“＝IF(SUM(B1:C1)，SUM(B1:C1),“”)”所表示的含義為:如果單元格B1到C1內有數值，且求和為真時，區域B1到C1中的數值將被進行求和運算。反之，單元格B1到C1內沒有任何數值，求和為假，那么存放計算結果的單元格顯示為一個空白單元格。

5. 批量求和

對數字求和是經常遇到的操作，除傳統的輸入求和公式并復制外，對于連續區域求和可以采取如下方法:假定求和的連續區域為m×n的矩陣型，并且此區域的右邊一列和下面一行為空白，用鼠標將此區域選中并包含其右邊一列或下面一行，也可以兩者同時選中，單擊“常用”工具條上的“Σ”圖標，則在選中區域的右邊一列或下面一行自動生成求和公式，并且系統能自動識別選中區域中的非數值型單元格，求和公式不會產生錯誤。

6. 對相鄰單元格的數據求和

如果要將單元格B2至B5的數據之和填入單元格B6中，操作如下:先選定單元格B6，輸入“=”， 再雙擊常用工具欄中的求和符號“∑”;接著用鼠標單擊單元格B2并一直拖曳至B5，選中整個B2～B5區域，這時在編輯欄和B6中可以看到公“=sum(B2:B5)”，單擊編輯欄中的“√”(或按Enter鍵)確認，公式即建立完畢。此時如果在B2到B5的單元格中任意輸入數據，它們的和立刻就會顯示在單元格B6中。 同樣的，如果要將單元格B2至D2的數據之和填入單元格E2中，也是采用類似的操作，但橫向操作時要注意:對建立公式的單元格(該例中的E2)一定要在“單元格格式”對話框中的“水平對齊”中選擇“常規”方式 , 這樣在單元格內顯示的公式不會影響到旁邊的單元格。 如果還要將C2至C5、D2至D5、E2至E5的數據之和分別填入C6、D6和E6中，則可以采取簡捷的方法將公式復制到C6、D6和E6中:先選取已建立了公式的單元格B6，單擊常用工具欄中的“復制”圖標，再選中C6到E6這一區域，單擊“粘貼”圖標即可將B6中已建立的公式相對復制到C6、D6和E6中。

7. 對不相鄰單元格的數據求和

假如要將單元格B2、C5和D4中的數據之和填入E6中，操作如下: 先選定單元格E6，輸入“=”，雙擊常用工具欄中的求和符號“∑”;接著單擊單元格B2，鍵入“，”，單擊C5，鍵入“，”，單擊D4，這時在編輯欄和E6中可以看到公式“=sum(B2，C5，D4)”，確認后公式即建立完畢。

8. 利用公式來設置加權平均

加權平均在財務核算和統計工作中經常用到，并不是一項很復雜的計算，關鍵是要理解加權平均值其實就是總量值(如金額)除以總數量得出的單位平均值，而不是簡單的將各個單位值(如單價)平均后得到的那個單位值。在Excel中可設置公式解決(其實就是一個除法算式)，分母是各個量值之和，分子是相應的各個數量之和，它的結果就是這些量值的加權平均值。

9. 自動求和

在老一些的Excel版本中，自動求和特性雖然使用方便，但功能有限。在Excel 2002中，自動求和按鈕被鏈接到一個更長的公式列表，這些公式都可以添加到你的工作表中。借助這個功能更強大的自動求和函數，你可以快速計算所選中單元格的平均值，在一組值中查找最小值或最大值以及更多。使用方法是:單擊列號下邊要計算的單元格，或者單擊行號右邊要計算的單元格，單擊常用工具欄上自動求和按鈕右邊的箭頭，并單擊要用的公式，然后按Enter。

10. 用記事本編輯公式

在工作表中編輯公式時，需要不斷查看行列的坐標，當編輯的公式很長時，編輯欄所占據的屏幕面積越來越大，正好將列坐標遮擋，想看而看不見,非常不便！能否用其它方法來編輯公式呢？ 打開記事本，在里面編輯公式，屏幕位置、字體大小不受限制，還有滾動條,其結果又是純文本格式，可以在編輯后直接粘貼到對應的單元格中而勿需轉換，既方便，又避免了以上不足。

11. 防止編輯欄顯示公式

有時，你可能不希望讓其他用戶看到你的公式，即單擊選中包含公式的單元格，在編輯欄不顯示公式。為防止編輯欄中顯示公式，可按以下方法設置: 右擊要隱藏公式的單元格區域，從快捷菜單中選擇“設置單元格格式”，單擊“保護”選項卡，選中“鎖定”和“隱藏”()。然后再單擊“工具→保護→保護工作表”命令，選取“內容”，單擊“確定”以后，用戶將不能在編輯欄或單元格中看到已隱藏的公式，也不能編輯公式。

12. 解決SUM函數參數中的數量限制

Excel中SUM函數的參數不得超過30個，假如我們需要用SUM函數計算50個單元格A2、A4、A6、A8、A10、 A12、……、A96、A98、A100的和，使用公式SUM(A2，A4，A6，……，A96，A98，A100)顯然是不行的，Excel會提示“太多參數”。其實，我們只需使用雙組括號的SUM函數;SUM( (A2，A4，A6，……，A96，A98，A100))即可。稍作變換即提高了由SUM函數和其他擁有可變參數的函數的引用區域數。

13. 在絕對與相對單元引用之間切換

當你在Excel中創建一個公式時，該公式可以使用相對單元引用，即相對于公式所在的位置引用單元，也可以使用絕對單元引用，引用特定位置上的單元。公式還可以混合使用相對單元和絕對單元。絕對引用由$后跟符號表示，例如，$B$1是對第一行B列的絕對引用。借助公式工作時，通過使用下面這個捷徑，你可以輕松地將行和列的引用從相對引用改變到絕對引用，反之亦然。操作方法是:選中包含公式的單元格，在公式欄中選擇你想要改變的引用，按下F4切換。

14. 快速查看所有工作表公式

只需一次簡單的鍵盤點擊，即可顯示出工作表中的所有公式，包括Excel用來存放日期的序列值。操作方法如下: 要想在顯示單元格值或單元格公式之間來回切換，只需按下“Ctrl+`”(與“~”符號位于同一鍵上。在絕大多數鍵盤上，該鍵位于“1”鍵的左側)。

15. 實現條件顯示

統計學生成績時，希望輸入60以下的分數時，顯示為“不及格”;輸入60以上的分數時，顯示為“及格”。這樣的效果，不妨稱之為“條件顯示”，用IF函數可以實現。 假設分數在B3單元格中，要將等級顯示在C3單元格中。那么在C3單元格中輸入以下公式實現不同的等級: =if(b3<=60,“不及格”，“及格”) 分“不及格”和“及格”2個等級 =if(b3<=60,“不及格”，if(b3<=90,“及格”，“優秀”)) 分3個等級 =if(b3<=60,“不及格”，if(b3<=70,“及格”，if(b3<90,“良好”，“優秀”))) 　分為4個等級 注意:符號為半角，IF與括弧之間不能有空格，而且最多嵌套7層。