外發郵件監控的六種方法， 監控軟件如何防止郵件泄密？

外發郵件監控是現代企業信息安全管理的重要組成部分，它有助于防止敏感信息泄露、保護知識產權、以及確保企業合規。以下是外發郵件監控的幾種主要方法，這些方法結合使用可以為企業提供全面的郵件安全保障。

一、制定明確的政策和規定

在開始監控員工的外發郵件之前，企業應制定明確的政策和規定，明確告知員工他們的郵件可能會被監控。這有助于避免法律糾紛和員工不滿。政策和規定應詳細規定監控的目的、范圍、方式和頻率等內容，確保監控活動的合法性和合規性。

二、使用專業的監控軟件：安企神、中科安企等

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企業可以使用專業的監控軟件來實時監控員工的外發郵件。這些軟件通常具備以下功能：

實時監控：軟件可以實時查看員工的外發郵件內容、附件和收件人等信息，確保郵件在發送前得到審查。

敏感信息檢測：通過關鍵詞過濾等方式檢測郵件中是否包含敏感信息，如保密文件、商業機密、敏感客戶信息等。

行為分析：軟件可以分析用戶的郵件行為，發現異常活動，如大量發送郵件、頻繁修改收件人等，以便及時采取措施。

這些軟件具備強大的功能和靈活性，可以根據企業的實際需求進行定制和配置。

三、設置郵件過濾器

企業可以設置郵件過濾器來篩選和監控員工的外發郵件。郵件過濾器可以根據關鍵詞、附件類型、收件人等條件來過濾和監控郵件。一旦有符合條件的郵件被發送，系統就會自動觸發警報或通知管理員，以便及時采取措施。

四、監控郵件服務器日志

郵件服務器日志記錄了所有進出服務器的郵件信息，包括發送者、接收者、主題、時間等。管理員可以定期檢查郵件服務器日志，以了解員工的郵件活動。這種方法可以幫助企業發現異常行為和及時采取措施。

五、進行定期的安全審計

定期的安全審計可以幫助企業評估郵件安全措施的有效性，并發現潛在的安全漏洞。企業可以聘請專業的安全團隊進行安全審計，檢查郵件系統的配置、權限設置和安全策略等。通過安全審計，企業可以及時發現并修復潛在的安全隱患，提高郵件系統的安全性。

六、培訓員工

除了上述技術手段外，企業還應培訓員工有關信息安全和郵件使用的知識。員工應該了解公司的郵件政策和規定，并知道如何正確使用郵件系統。培訓可以幫助員工提高信息安全意識，減少不當行為和錯誤操作，從而降低郵件泄露的風險。

綜上所述，外發郵件監控是企業信息安全管理的重要組成部分。通過制定明確的政策和規定、使用專業的監控軟件、設置郵件過濾器、監控郵件服務器日志、進行定期的安全審計以及培訓員工等措施的綜合應用，企業可以實現對員工外發郵件的全面監控和管理，確保企業信息安全和合規。