閱讀本文您可以了解：1、項目任務管理系統是什么；2、項目任務管理系統的作用；3、項目任務管理系統的功能

一、什么是項目任務管理

項目任務管理是指運用系統的理論方法，在有限的條件和資源下，對項目從開始到結束的全流程進行計劃、組織、協調直至最終實現項目目標的管理過程。傳統項目任務管理存在以下難題：

1、任務制定過程繁瑣：使用傳統表格制定項目任務費時費力，任務多時無法分別任務的輕重緩急，不易進行項目管理。

2、任務發布難，跨部門協作難：任務發布困難，涉及的成員和部門間信息同步不及時，造成項目協作混亂。

3、任務溝通困難：任務執行和審核流程繁瑣，執行任務中的反饋無法及時進行溝通，溝通成本太高，阻礙任務順利進行。

4、任務進度把控難：缺少任務狀態看板，任務進度不易把控，管理者無法準確把握項目整體完成情況針對性調整，員工的個人任務情況也缺少直觀圖表展示，項目延期風險加大。

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基于以上難點，絕大部分企業會考慮購買或者搭建項目任務管理系統進行項目管理。

項目任務管理系統是一種用于規劃、組織、分配和跟蹤項目任務的軟件工具或平臺。這些系統幫助團隊有效地協調和管理項目中的各種任務和活動，以確保項目按時、按預算和按質量要求完成。

為方便更好理解項目任務管理系統是什么，可以同時參考其模板進行理解。

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二、項目任務管理系統的作用

1、對企業來說

可以顯著地縮短項目的執行周期，將項目所需的時間成本降低至少10%以上，同時也能夠最大限度地節約企業的資源投入。這種方法能夠直接為企業的經濟效益做出積極的貢獻，為企業的可持續發展奠定堅實的基礎。

2、對企業管理者來說

能夠使他們在項目執行過程中更加精準地掌握項目的進展情況。一旦項目完成，所積累的經驗教訓和數據信息將能夠為企業未來的優化升級提供有力的支持。這些數字資產和經驗模板能夠為管理者們制定更為科學合理的戰略決策提供有力的依據，推動企業持續提升競爭力。

3、對員工來說

有助于他們更好地把握工作的重點，確保項目協作的權責分明，分工清晰，工作流程有條不紊。這種方法不僅能夠最大限度地發揮員工個人的能力，讓他們在項目中不斷積累經驗，還能夠促進團隊的凝聚力和合作精神的增強。

舉個例子：

想象你正在組織一場朋友聚會，這個聚會就是一個小型項目。你有很多事情要做，比如發送邀請、準備食物、安排娛樂活動等。如果你沒有一個明確的計劃和清單，可能會發生混亂，有些事情可能會被忘記或重復做。這時，你可以使用一種類似項目任務管理系統的方法來進行組織：

1、任務創建：

首先，你將聚會的各個任務列出來，比如“發送電子郵件邀請”、“購買食材”、“準備播放列表”等等。

2、任務分配：

如果你和朋友一起準備聚會，你可以將任務分配給不同的朋友。比如，你可以將“購買食材”這個任務分配給朋友A，將“準備播放列表”這個任務分配給朋友B。

3、任務優先級：

有些任務可能更緊急或更重要，比如購買食材比準備播放列表更緊急。你可以給每個任務設置優先級，確保首先完成最重要的任務。

4、進度追蹤：

當朋友們完成任務時，他們可以在系統中標記任務為已完成。你可以隨時查看系統，了解每個任務的進展情況，而不需要每次都問朋友們。

5、時間管理：

系統可以幫助你安排任務的時間表，確保每個任務都在適當的時間完成，避免最后一刻的抱佛腳。

6、溝通和協作：

如果有新的任務添加或任務發生變化，你可以在系統內部與朋友進行溝通，避免信息混亂。

7、總結和回顧：

聚會結束后，你可以看到所有任務的完成情況，這對于未來組織類似活動時提供了寶貴的經驗。

三、項目任務管理系統的功能

接下來以我們企業使用的簡道云項目任務管理系統為例，對于系統運作流程進行具體詳細的說明。

step1：新建項目任務

企業或者項目管理者新建項目，并可拆分項目為多級任務。包括：項目、任務、子任務、項目集。員工在看板視圖中進行查看，方便對自己的工作進行科學的拆解。

• 新建項目

• 新建任務

• 新建子任務

• 新建項目集

step2：任務執行驗收

主要用于任務流程執行，由負責人和成員執行任務，由管理人員進行任務審核驗收。

• 個人工作臺

用于成員查看個人項目和任務情況。

• 項目任務執行

管理者和員工均可發起項目任務，為新建好的任務發起執行流程。也可以在員工填寫簡報的時候發起。執行任務由任務負責人和任務成員執行，一般由任務負責人填寫執行情況。執行情況可根據任務具體進度填寫，不一定只有完成任務才可以提交執行，還可以擱置任務、關閉任務等。

step3：工時登記

• 發起工時登記：由員工發起流程。

• 工時審核：由部門領導等管理人員負責審核。

step4：費用登記

可在此登記相關項目的費用，并依據流程進行審核審批。

step5：數據分析

對于未開始任務，進行中任務，已完成任務，任務完成率，負責人統計表等，系統會自動生成報表，幫助個人和企業更好的達成目標。

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以上就是本文全部內容，希望對你有所幫助。