項目管理軟件應用淺析(轉)

項目管理是在一定的約束條件下，以高效率地實現項目業主的目標為目的，以項目經理個人負責制為基礎和以項目為獨立實體進行經濟核算，并按照項目內在的邏輯規律進行有效的計劃、組織、協調、控制的系統管理活動。項目管理的核心技術是網絡計劃技術。 　　網絡計劃技術是20世紀50年代中期發展起來的一種科學的計劃管理技術，主要有兩個起源：
　　其一，1956年美國杜邦公司首先在化學工業上使用了CPM(關鍵路徑法)進行計劃編排；其二，美國海軍在建立北極星導彈時，采用了Buzz Allen提出的PERT(計劃評審法)技術。這兩種方法逐漸滲透到許多領域，為越來越多的人所采用，成為網絡計劃技術的主流。
　　我國從60年代中期開始，在著名數學家華羅庚教授的倡導和親自指導下，開始在全國各個部門試點應用網絡計劃，并根據"統籌兼顧，全面安排"的指導思想，將這種方法命名為"統籌方法"。網絡計劃技術從此在國內生產建設中卓有成效地推廣開來。
一、項目管理軟件的發展與現狀
　　　項目管理技術的發展和計算機技術的發展是密不可分的。項目管理技術出現之時也正是計算機誕生的時候，因此，早期開發的網絡計劃軟件都是在大型機上運行的，主要運用于國防和土木建筑工程。這個時期的項目管理軟件的成本也很高，往往一套就要賣到10多萬美元。
　　80年代隨著微型計算機的出現和運算速度的迅猛提升，項目管理技術也呈現出繁榮發展的趨勢，涌現出大量的項目管理軟件，軟件的價格也大幅下降。與此同時，國內許多院校和科研單位也開發了很多項目管理軟件。但由于受計劃經濟體制的影響，很多國內軟件作為課題開發，形成成果后沒有商品化，也沒有進行維護升級工作，導致國內項目管理軟件發展十分緩慢。
　　經過近20年的發展，在市場經濟中無法生存的項目管理軟件被市場無情地淘汰了。目前項目管理軟件根據功能和價格水平被分為兩個檔次:一種是高檔項目管理軟件，是供專業項目管理人士使用的軟件，這類軟件功能強大，價格一般在2000美元以上，如Primavera公司的P3、Gores技術公司的 Artemis、ABT公司的WorkBench、Welcom公司的OpenPlan等。
　　另一類是低檔項目管理軟件，應用于一些中小型項目，這類軟件雖功能不是很齊全，但價格較便宜，如 TimeLine公司的TimeLine、Scitor公司的ProjectScheduler、Primavera公司的 SureTrak、 Microsoft公司的Project98等。
1．高檔項目管理軟件
　　在此以國際上項目管理軟件的領頭羊Primavera項目管理系列軟件為例，來介紹當今高檔項目管理軟件的現狀。
　　美國Primavera公司是一家專業從事項目管理軟件開發與服務的公司，成立于1983年。也就是在1983年，該公司推出了日后成為項目管理軟件領頭羊的Primavera Project Planner(簡稱P3)1.0 for DOS。 目前的最新版本為P3 3.0 for Windows。
　　P3首先是基于廣義網絡計劃技術的理論編制的項目管理軟件。我們知道傳統的網絡計劃技術研究的都是進度方面的問題，所做的分析也主要是工期分析。實際上資源和投資都制約進度，一個合理的工期必須考慮資源和投資的因素。P3處理單個項目的最大工序數達到10萬道，資源數不受限制，每道工序數上可使用的資源數也不受限制。P3還提供資源均衡的功能，可以自動解決資源不足的問題。
　　P3中的節點號可以任意編制。傳統網絡技術的節點號只能是數字，而且后面的節點必須大于前面的節點。廣義網絡技術則不存在這樣的限 制。在P3中，節點號可以是數字，也可以是字母，后續作業的節點號不一定要比緊前作業的節點號大。此外，P3還能使用日歷來設置不同的節假日和工作時間，使用限制條件來表示項目的特殊要求，比如某項目室外作業要求在冬季到來之前完成，這個要求只需要增加一個完工不晚于立冬的條件即可。
　　P3采用目標管理的模式對項目實施控制。它將優化后的計劃作為目標計劃進行保存，隨時可調出來與當前的進度和資源消耗進行比較，可以方便地發現哪些作業超前，哪些作業落后，對整個工期有沒有影響。這樣，對工程的按期完工很有幫助。
　　P3能夠根據項目的工作分解結構(WBS)將項目的工作范圍從大到小進行分解，直至可操作的工作單元，也可以將組織機構逐級進行分解(OBS)，形成最基層的組織單元，并將每一工作單元落實到相應的組織單元去完成。然后P3根據不同管理層的要求，在工作分解結構或組織分解結構的任意層次上進行統計和匯總。除此之外，P3還可以根據工程的屬性任意對工作進行篩選、分組、排序、匯總。例如，我們可以將一個項目的作業分成3級網絡，并將所有1級網絡作業的網絡級別設為1。我們需要看1級網絡時，只要選擇網絡級別等于1的作業即可。這樣可以幫助項目經理在最短的時間內調出自己所需要的數據。
　　作為商品化的軟件，P3的數據接口功能齊全。既可以輸出到傳統的dBase數據庫、Lotus文件和ASCII格式文件，也可以接收dBase、Lotus格式的數據，還可以通過ODBC與Windows程序進行數據交換。使用P3的批處理程序經簡單編程就可以執行P3的大部分功能。此外P3還提供了開發引擎RA，編程人員使用其他編程工具如Visual Basic、Visual C＋＋、PowerBuilder通過RA來讀寫 P3數據。Primavera還提供與Oracle數據庫的雙向接口DataStore。
　　P3還提供Primavera Postoffice郵局軟件，項目施工人員可以使用該郵局軟件打開總部的工作安排，并將實際進展反饋給總部。Primavera還提供了Webster for Primavera，使用該軟件的各單位和個人可通過瀏覽器來訪問和更新項目數據。
2．低檔項目管理軟件
　　目前市場上有大量的簡單的項目管理軟件，也有許多"公開源代碼"的項目管理軟件。這些軟件一般只完成項目管理某一階段和某一方面如計劃安排、人員管理、風險分析等功能。
　　Project Scheduler 7就是一個廣受歡迎的項目事件安排和管理程序，它提供了風格獨特、省錢的功能，并且方便易用。你可在桌面完成基本的工作，或與SQL數據庫一起處理大的、復雜的程序。它包括向導、當日竅門、域級幫助等，還具有非常好的靈活性，適合組織、合并及查看項目情況。它還提供一個 HTML網頁出版程序，使你快速、專業地交流項目的進展。
　　Microsoft Project 98是一個易于使用、特性齊全、獲獎的項目管理軟件包。它是一個強有力的計劃、分析和管理工具，能夠讓你創建企業范圍對具體任務要求較高的項目管理解決方案。該程序通過把一個項目分解為易于管理的步驟，能夠對最復雜的計劃進行可視化分析，可以讓你看到任務是如何相互聯系的，這對于你制定全面的計劃非常關鍵。同時可以找到你的瓶頸所在，以及整個項目的未來開銷。你也可以將幾個項目進行合并，以便對共享資源、團隊工作量，以及你正在同時籌劃的多個項目放在一起是否合理進行評估。你甚至可以自動地交流項目的狀態。內置的到MicrosoftExchange的鏈接可以讓該程序方便地發布一個項目所選定的屬性，并且可以連接到Microsoft Mail、Schedule＋、 Microsoft Back Office(TM)或者數以百計的附加程序。
二、國內的應用狀況
　　項目管理軟件在我國的應用起步較早，80年代初期就有很多單位開始使用。這個階段，國內出現了很多項目管理軟件，每上一個項目，如果該項目有意使用計算機進行項目管理，那么就會請一班人馬來開發一套項目管理軟件。也有一些項目嘗試引進國外項目管理軟件，我國最早引進P3的項目是山西潞安煤礦。在這些項目中我方項目管理人員基本處于被動使用的狀況，缺乏對國外項目管理的理解，對國外項目管理模式不了解。
　　到了90年代，隨著與國際接軌的需要，國內很多單位已接收了國外項目管理的思路，很多單位也引進了國際先進的項目管理軟件，已經積累了部分經驗和數據。目前在國內使用項目管理軟件進行項目管理的項目和企業已有上千家。綜合國內的應用情況，分為以下幾種：
　　(1)運用項目管理軟件編排進度計劃，在項目投標以及工程開工之前均能用這些軟件來編制計劃。部分企業還處于被動使用狀態，因為項目招標書中要求使用項目管理軟件進行項目管理，而被迫使用相應軟件。
　　(2)通過進度和資源結合使用，分析資源的強度和資源的使用安排是否滿足要求。很多企業和項目通過使用項目管理軟件，嘗到了甜頭，希望通過項目管理軟件的資源分析和成本管理的功能，合理配置資源，使得進度計劃更為合理。
　　(3)根據施工組織措施來編制進度和資源計劃，根據計劃來安排生產，通過計劃對進度進行控制。有部分項目的計劃編制十分漂亮，資源配置也很合理，但是現場施工沒有按照計劃來執行。這就要求計劃的編制人員必須按照施工方案來編制計劃，現場施工人員按照計劃安排生產，并及時將實際進程向上反饋，實施動態跟蹤。能做到這一點，已基本體現了項目管理軟件的功能。目前國內已有部分項目正在按照該模式進行動態控制。
　　(4)項目管理的數據與企業管理信息系統(MIS)集成，通過數據共享，減少重復輸入。通過項目管理軟件的接口功能與企業的管理信息系統連接，對于企業項目管理系統可進行該部分工作，對于非超長工期型項目而言，不必提出該要求。
　　(5)通過Internet和Intranet對遠程項目進行控 制。分散在全球各地的分公司或項目工地上的工程數據通過 Internet和Intranet傳遞到本部，在總部進行匯總和統一安排，并將指令通過郵件下發給分公司或工地。對于企業和戰線偏長的項目可推廣此應用。
三、前景展望
　　使用項目管理軟件輔助項目管理已經成為項目經理們的共識。如何盡快上手，在項目的有限生命周期內盡其所能地發揮管理的功效？這是擺在每個項目和每個工程公司老總們面前亟待解決的問題。以下分別就項目和企業來探討如何使用項目管理軟件事宜。
1.項目
　　在項目上應用項目管理軟件系統首先要解決兩個問題：其一是自主開發還是引進為主，再做二次開發？其二是項目管理的核心是什么？
　　通過長期的實踐，在項目上馬后再找開發人員開發項目管理系統，已經在過去十多年的實踐中證實是行不通的，原因有：開發任何一個軟件系統都需要很長的時間，從需求分析到編程，再到調試、修改、試運行,可能要花掉2年左右的時間，而很多項目的總工期只有3～5年。因此我們提倡在對待項目管理軟件時，對核心軟件還是以引進為主，在此基礎上做少量二次開發工作，以滿足工程的某些特殊需求。
　　對于項目管理的核心問題，有人說是進度管理，有人說是成本管理，也有人說是合同管理，這要根據項目的不同情形而定。確定了核心之后，就應圍繞著核心來構筑項目管理系統。先確定核心軟件，然后再著手開發和引進周邊軟件系統。切忌把整個項目管理軟件系統搞得很大、很全，重點不突出，核心數據湮沒在整個項目信息的汪洋大海中。
　　構筑一個工程項目的管理軟件，首先要在招標階段就選定核心軟件，并在標書及今后的合同文件中規定使用相同的軟件;其次，在項目開工之前，就要組織各方有關人員進行培訓，并進行統一WBS編碼、工作編碼、資源編碼的工作，同時制定項目管理軟件的實施辦法；最后，在工程開工后，定期收集工程的進展情況，通過一定的獎懲措施，促使各單位嚴格按照計劃組織生產，及時準確地反饋數據，確保整個工程處于控制之中。
2.企業
　　作為一個工程公司，使用項目管理軟件進行項目管理可以提高項目的管理水平，增強計劃的可執行性，提高資源的有效配置，加強成本管理，提高企業的競爭能力。企業在配置項目管理軟件時可以考慮在不同的層次選用不同檔次的軟件，但各個層次所使用的軟件產生的數據要能通用。通常總公司一級配置網絡版軟件，有助于多人使用和數據共享；分公司或大型項目總承包視情況可配備單機版或網絡版高檔項目管理軟件；分包項目或中小型項目可考慮使用單機版高檔項目管理軟件或低檔項目管理軟件；施工隊或作業班組則使用郵局軟件或Webster來訪問或更新項目數據。
　　一個企業在使用項目管理軟件時可以先對企業的歷史數據進行整理，包括標書、合同文件、項目月報、定額庫等，逐步形成企業統一的編碼庫、價格庫和材料庫，并制訂企業項目計算機管理實施細則。該細則應該包括組織形式、項目有關編碼、標準工作包、各類報表格式、檢測與追蹤辦法等。