Python 辦公自動化實戰：Excel 批量處理 + 自動發郵件

關鍵詞： Python辦公自動化 ? Pandas ? OpenPyXL ? Email ? 定時任務

摘要： 每月底還在手動處理幾十份Excel報表并郵件發送？快來學習如何用Python全自動完成！本文將手把手教你如何用Python自動合并處理Excel數據，并一鍵發送給領導，徹底解放雙手，效率提升1000%！

一、 場景與需求：告別“表哥”“表姐”的噩夢

…

二、 技術棧與工具

• Python 3.6+
• Pandas: 數據處理的核心庫，用于讀取、合并Excel。
• OpenPyXL / XLsxWriter: 用于讀寫Excel文件。
• smtplib & email: Python內置庫，用于發送郵件。
• schedule (可選): 輕量級的定時任務庫。

三、 實現步驟

步驟 1：安裝必要的庫

在開始之前，請確保通過pip安裝了以下庫：

pip install pandas openpyxl schedule

步驟 2：準備環境 & 配置文件

創建一個項目文件夾，例如 auto_excel_email。

在該文件夾內，再創建一個 reports 文件夾，用于存放所有待處理的部門Excel文件。

創建一個 config.py 文件，用于存放敏感的郵箱配置信息（重要：避免將密碼上傳至Git等平臺）。

config.py 內容如下：

# config.py
# 郵箱服務器配置 - 以QQ郵箱為例，其他郵箱請自行查找SMTP服務器地址和端口
SMTP_SERVER = "smtp.qq.com"
SMTP_PORT = 465  # QQ郵箱的SSL端口# 發件人郵箱地址和授權碼（注意：不是登錄密碼，是SMTP服務授權碼）
SENDER_EMAIL = "your_email@qq.com"
SENDER_PASSWORD = "your_authorization_code" # 這里填你的SMTP授權碼# 收件人郵箱地址，可以是多個
RECIPIENTS = ["leader1@company.com", "colleague@company.com"]

?? 如何獲取SMTP授權碼？

QQ郵箱：設置 -> 賬戶 -> 開啟POP3/SMTP服務 -> 生成授權碼。

163郵箱：設置 -> POP3/SMTP/IMAP -> 開啟服務 -> 生成授權碼。

公司郵箱：請聯系IT部門。

步驟 3：編寫核心代碼 - Excel批量處理

創建一個名為 main.py 的文件。

# main.py
import pandas as pd
import os
from datetime import datetime
from config import *  # 導入配置文件中的變量def merge_excel_reports(folder_path):"""自動合并指定文件夾下的所有Excel文件:param folder_path: 存放Excel文件的文件夾路徑:return: 合并后的DataFrame，以及輸出文件的路徑"""print("開始合并Excel文件...")all_data = []# 遍歷文件夾中的所有文件for file_name in os.listdir(folder_path):if file_name.endswith(('.xlsx', '.xls')): # 支持.xlsx和.xls格式file_path = os.path.join(folder_path, file_name)try:# 讀取Excel文件df = pd.read_excel(file_path)# 添加一列“數據來源”，記錄原始文件名df['數據來源'] = file_name# 將DataFrame添加到列表all_data.append(df)print(f"成功讀取文件: {file_name}")except Exception as e:print(f"讀取文件 {file_name} 時出錯: {str(e)}")if not all_data:print("未找到任何Excel文件，請檢查路徑！")return None, None# 合并所有DataFramemerged_df = pd.concat(all_data, axis=0, ignore_index=True)# 生成輸出文件名，包含當前日期today_str = datetime.now().strftime("%Y%m%d")output_filename = f"銷售匯總報表_{today_str}.xlsx"output_path = os.path.join(os.getcwd(), output_filename)# 保存合并后的數據到新Excel文件try:merged_df.to_excel(output_path, index=False, engine='openpyxl')print(f"合并完成！文件已保存為: {output_filename}")return merged_df, output_pathexcept Exception as e:print(f"保存文件時出錯: {str(e)}")return None, None# 測試一下合并功能
if __name__ == "__main__":report_folder = "./reports"  # 報表存放的文件夾merged_data, output_file_path = merge_excel_reports(report_folder)

步驟 4：編寫核心代碼 - 自動發送郵件

在 main.py 中繼續添加以下函數：

# main.py (續)
import smtplib
from email.mime.multipart import MIMEMultipart
from email.mime.text import MIMEText
from email.mime.application import MIMEApplicationdef send_email_with_attachment(subject, body, to_email, attachment_path):"""發送帶附件的郵件:param subject: 郵件主題:param body: 郵件正文:param to_email: 收件人列表:param attachment_path: 附件路徑"""# 創建郵件對象msg = MIMEMultipart()msg['From'] = SENDER_EMAILmsg['To'] = ", ".join(to_email) # 多個收件人用逗號分隔msg['Subject'] = subject# 添加郵件正文msg.attach(MIMEText(body, 'plain', 'utf-8'))# 添加附件if attachment_path:try:with open(attachment_path, "rb") as f:part = MIMEApplication(f.read())part.add_header('Content-Disposition', 'attachment', filename=os.path.basename(attachment_path))msg.attach(part)print(f"附件 {os.path.basename(attachment_path)} 添加成功。")except Exception as e:print(f"添加附件時出錯: {str(e)}")return False# 連接服務器并發送郵件try:# 使用SSL加密連接server = smtplib.SMTP_SSL(SMTP_SERVER, SMTP_PORT)server.login(SENDER_EMAIL, SENDER_PASSWORD)server.sendmail(SENDER_EMAIL, to_email, msg.as_string())server.quit()print("郵件發送成功！")return Trueexcept Exception as e:print(f"郵件發送失敗: {str(e)}")return False

步驟 5：整合主流程并添加定時任務

在 main.py 的最后，添加主函數和定時任務邏輯：

# main.py (續)
import schedule
import timedef main_job():"""主任務函數：合并Excel并發送郵件"""print(f"\n--- 開始執行月度報表自動化任務 {datetime.now()} ---")# 1. 合并Excelreport_folder = "./reports"merged_data, output_file_path = merge_excel_reports(report_folder)if output_file_path:# 2. 準備郵件內容today_chinese = datetime.now().strftime("%Y年%m月%d日")email_subject = f【月度銷售匯總報告】{today_chinese}email_body = f"""
尊敬的領導：您好！本郵件由Python機器人自動發送。附件是{today_chinese}的各部門銷售數據匯總報告，由系統自動合并生成，請查收。共計合并了 {len(merged_data['數據來源'].unique())} 個部門的數據，總數據量 {len(merged_data)} 條。祝好！"""# 3. 發送郵件send_email_with_attachment(email_subject, email_body, RECIPIENTS, output_file_path)print("--- 本次任務執行完畢 ---\n")# 如果是直接運行，立即執行一次
if __name__ == "__main__":main_job() # 手動執行一次# --- 可選：設置定時任務 ---# 例如，每月1號早上9點自動執行# schedule.every().month.at("09:00").do(main_job)# 或者每周一早上9點執行# schedule.every().monday.at("09:00").do(main_job)# print("定時任務已啟動，程序將持續運行...")# while True:#     schedule.run_pending()#     time.sleep(60) # 每分鐘檢查一次

四、 如何使用？

• 1、準備數據：將各部門的Excel報表放入項目下的 reports 文件夾。 **

• 2、配置郵箱：修改 config.py 文件，填入正確的發件人郵箱和授權碼、收件人郵箱。 **

• **3、運行腳本：在終端執行 python main.py。 **

• **4、查看結果：腳本會自動生成一個帶日期的總表文件，并發送郵件。查看你的收件箱吧！ **

五、 總結與擴展

本項目實現了一個完整的辦公自動化流程。你可以在此基礎上進行擴展：

• 數據清洗：在 merge_excel_reports 函數中，對讀取的每個DataFrame進行數據清洗（如去重、填充空值等）。

• 生成圖表：使用 matplotlib 庫在合并后自動生成統計圖表，并插入Excel中。

• Web可視化：使用 Flask 或 Streamlit 搭建一個簡單的內部網頁，用于上傳文件和查看報告。

• 異常告警：如果任務執行失敗，自動發送一封告警郵件給自己。

自動化不是為了取代工作，而是為了讓我們從重復勞動中解放出來，去進行更深入的思考和決策。希望這個腳本能成為你職場中的得力助手！

💡 如果文章對你有幫助，記得 點贊 + 收藏 + 評論，我會持續分享更多 Python 辦公自動化實戰案例！