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前言

??為了應對煙草零售客戶數量大幅度增長所帶來的問題，切實履行控煙履約的相關要求，同時也為了響應國務院“放管服”政策的號召，某市煙草局于2020年2月對“煙草專賣零售許可證排隊輪候系統”項目進行了公開招標。項目總投資初步定為60萬元，工期約4個月，該信息管理系統主要包含申請材料上傳模塊、圖像OCR識別填充模塊、排隊輪候區域自動分配模塊、到號短信通知模塊這四個模塊。我司在2020年4月經過公開投標成為該信息管理系統項目的承建方，技術團隊使用“項目型”的組織結構，經過4個月的開發成功交付某市煙草局投入運營使用。文章針對開發管理過程中關于范圍管理過程中的規劃范圍管理、收集需求、定義范圍、創建工作分解結構、確認范圍、控制范圍等子過程展開論述。
??公司是首次面向企業開發此類型的排隊輪候程序，在中標后的初期階段盡快制定并通過了項目章程，確立了項目的地位和存在。因為我在入司前有在相關企業從事過類似項目的策劃和開發工作，所以此次面向某市煙草局的排隊輪候程序開發工作，我被任命為本項目的項目經理，授權管理和調配項目資源的權力和職責。在前期，一份好的范圍管理計劃是成功的關鍵因素之一。初期我先著手規劃范圍管理和收集需求。

一、規劃范圍管理，收集需求

??規劃范圍管理是創建范圍管理計劃，定義、確認和控制項目范圍的過程。在項目開展前期，由我作為中間人組織了由我司高層領導、技術骨干和某市煙草局領導班子、項目負責科室的多場會議，通過會議，我司初步明確了某市煙草局對“煙草專賣零售許可證排隊輪候系統”的功能需求，明確了項目的邊界，為制定此項目的規劃范圍管理計劃奠定了基礎。而收集需求是為實現項目目標而確定、記錄并管理關系人的需要和需求的過程。在收集需求，進行項目可行性分析的前期，我帶領團隊開展了為期兩周的項目調研工作，在調研過程中得知煙草局對“煙草專賣零售許可證排隊輪候系統”的功能需求包括“1.1申請材料上傳模塊”“2.1圖像OCR識別填充模塊”“3.1排隊輪候區域自動分配模塊”“4.1到號短信通知模塊”，在進行開發的過程中，我作為項目經理以不低于兩周一次的頻率與某市煙草局的項目負責科室進行會議，通過收集需求，明確產品開發的方向。針對不同干系人之間需求不一致的情況，我們還組織了引導式研討會，引導干系人的需求達成一致，逐步明確項目的需求，編制出需求文件和需求跟蹤矩陣。此次項目核心范圍的需求跟蹤矩陣舉例如下：用戶需求SCO-LOA-01-排隊輪候，對應軟件需求標識SCO-CK-001至SCO-CK-006,并分別標注優先級，SCO-CK-001為高，SCO-CK-002、SCO-CK-003為中，其他為低。其中SCO-CK-001對應的概要設計標識為：6.1CK-001-001資料上傳、6.2CK-001-002材料識別、6.3CK-001-003區域分配、6.4CK-001-004到號通知；對應的詳細設計標識為7.1CK-001-001資料上傳、7.2CK-001-002材料識別、7.3CK-001-003區域分配、7.4CK-001-004到號通知；對應的測試案例標識為：FIE-LD-001、FIE-LD-002、FIE-LD-003、FIE-LD-004。此外需求跟蹤矩陣還有需求的驗證狀態和需求變更信息。

二、定義范圍

??定義范圍是制定項目和產品詳細描述的過程。通過上述的規劃范圍管理和收集需求的過程，得到了項目章程、項目范圍管理計劃、需求文件和組織過程資產，我們項目團隊就此產品的開發計劃開展了多場產品分析會議，采用原型化方法建立了產品的初始模型，在后續的開發過程中，即使出現了項目變更和其他意外情況的出現，我們也以最初確立的開發模型為基礎開展相關的變更和修改，從而明確了所收集的需求哪些將包含在項目范圍內，哪些將排除在項目范圍外，同時也明確了產品、服務和成果的邊界，避免了項目大范圍變更造成項目蔓延和鍍金行為的出現。

三、創建工作分解結構

??創建工作分解結構是把項目可交付成果和項目工作分解成較小的，更易于管理的組件的過程。在項目開發初期，我們已經明確“煙草專賣零售許可證排隊輪候系統”的功能由“1.1申請材料上傳模塊”“2.1圖像OCR識別填充模塊”“3.1排隊輪候區域自動分配模塊”“4.1到號短信通知模塊”這四個模塊構成。為了使WBS的分解顆粒控制的更小一些，更細一些，我們項目團隊采用了列表型WBS自上而下地進行項目活動的分解，以“2.1圖像OCR識別填充模塊”為例，我們把2.1圖像OCR識別填充模塊第二層細分為2.1.1文字檢測提取器、2.1.2文字區域特征分析、2.1.3圖像降噪；第三層為2.1.1.1文件檢測提取器的選取、2.1.2.1文字區域特征分析的精度分析、2.1.3.1圖標降噪的技術支持；第四層為2.1.1.1.1文件檢測提取器工具的效率與成本分析、2.1.2.1.1借助人工智能提升文字區域特征分析的精度、2.1.3.1.1圖標降噪中濾波器的運用；第五層為2.1.1.1.1.1文件檢測提取器的最優化選擇、2.1.2.1.1文字區域特征分析人工智能應用的算法選擇、2.1.3.1.1.1圖標降噪中高斯濾波器的具體應用。通過將WBS進行五層的分解，我們把項目細分為了具體的活動，對所要交付的內容形成了一個結構化的視圖，掌握了不同模塊開發過程中的范圍和界限，最大程度地實現了資源的有效利用。

四、確認范圍

??確認范圍是正式驗收已完成的項目可交付成果的過程。使驗收過程具有客觀性；同時通過驗收每個可交付成果，提高最終產品、服務和成果獲得驗收的可能性。為了高效開展項目確認工作。我們在識別項目的主要干系人的基礎上，分別與煙草局高層領導、煙草局項目負責科室就程序的各項功能開發情況召開項目專題會議，并聘請第三方的技術專家對系統的各項功能進行質量測試，比如在對系統進行最大峰值和最大容量壓力測試時候，我們團隊通過協調我司其他部門220名職工，在規定的時間點上同時登錄排隊輪候程序進行資料提交和申請的操作，以測試程序在經受多人同時在線操作時的可靠性，程序在為期一周的測試中實現零故障。最終項目得到了煙草局高層領導和其業務負責科室全體人員的一致認可，項目順利完成驗收。

五、控制范圍

??控制范圍是監督項目和產品的范圍狀態，管理范圍基準變更的過程。在整個項目期間保持對范圍基準的維護。為了維護項目基準，保證項目在規定的時間、成本、范圍交付成果，在較為緊湊的開發周期內，我每周會召集團隊全體成員對項目開發進度進行分析，并對照WBS分解表逐一核對項目成果。雖然，項目的范圍通過項目組內部的默契配合能夠得到有效的控制，但項目的變更發生是難免的。在項目的試運行階段，部分煙草高層領導希望能在排隊輪候程序中增添“到號人員名單公示”這一欄目，并愿意承擔此功能的開發費用。我們開展偏差分析，經過回溯需求跟蹤矩陣，確認項目需求已經全部完成，該需求不屬于范圍基準內的需求。但是我們團隊在之前為了應對開發過程中可能出現的風險，設置了20天緩沖期，所以在評估增添此功能所需要的開發時間在緩沖期內且不會造成工期延誤和成本超支的前提下，我們把此變更需求提交到CCB進行審核，在CCB審核期間，我們通過采用加快進度的方法，借助模板庫工具開發出“到號人員名單公示”的初始模型，在CCB通過審核后，我們又通過并行施工的方法，分配4人進行圖形UI設計，4個進行代碼編寫，最終項目在預定的時間內完工，并順利通過某市煙草局的驗收。通過上述管理工作，該項目的范圍得到有效控制，項目在4個月開發后如期上線，并得到客戶的認可。總的來說，項目的如期上線，離不開團隊全體成員在范圍管理各過程組工作的有力落實，相關工具的合理使用，更離不開與煙草局相關人員有效的溝通，對項目需求的準確響應。
??雖然該項目如期開發完成并通過了驗收，但我也認識到在項目開發過程中、管理中的不足，總結了一些經驗：
（1）在項目初期應該充分收集需方單位就開發過程和功能上的需求，盡量避免項目蔓延和鍍金行為的出現。
（2）在分解WBS時，對個別模塊工作量估計不準確，與實際值偏差較大，造成部分工作量比較大的模塊沒投入足夠的資源，部分工作量少的模塊又投入了超出實際需求的資源，造成了資源的浪費。