引言

在當今這個信息化飛速發展的時代，各行各業都在追求更高效、更精準的服務模式。在這個背景下，需求跟蹤作為項目管理和服務優化的核心環節，其重要性日益凸顯。本文將深入探討需求跟蹤的深入分析及其在實際工作中的應用，幫助讀者更好地把握需求管理的精髓。

一、需求跟蹤的定義

需求跟蹤是一種確保項目開發過程中所有需求都被充分理解和實現的方法。它涉及創建和維護需求之間的聯系，以便每個需求都可以追溯到它的來源，以及它可以如何影響其他需求和項目的交付物。

需求跟蹤矩陣通常用于此目的，這是一種表格或圖表，顯示了從早期需求文檔到最終產品各個階段的所有需求及其狀態。通過需求跟蹤，項目團隊能夠驗證是否所有的需求都已經滿足，并且可以展示需求是如何在產品中被實現的。這有助于確保項目目標的一致性，提高產品質量，并及時發現和解決問題。

跟蹤提供了從產品需求起源到滿足產品需求的可交付成果整個過程中對產品需求進行跟蹤的能力。

二、需求跟蹤矩陣

需求跟蹤矩陣有助于確保所有需求都被考慮到，并且在整個項目生命周期中保持一致性。

2.1 需求跟蹤矩陣包含的內容

需求跟蹤矩陣是一個重要的工具，用于確保所有項目需求都被考慮到，并且在整個產品開發生命周期中得到滿足。這個矩陣將幫助我們追蹤需求是如何從高層次的商業目標和項目目標細化到具體的功能和設計要求，再到實現和測試階段的。

以下是需求跟蹤矩陣中包含的內容：

1. 商業需求：包括商業問題、計劃和目標，這是整個項目的起點，定義了為什么我們需要這個產品以及我們希望通過產品實現什么。
2. 項目目標：這些是具體、可衡量的目標，它們直接支持商業需求。
3. 項目范圍/工作分解結構(WBS)可交付成果：這定義了項目的主要組成部分和里程碑，以及每個部分的具體交付物。
4. 產品設計組件：包括界面設計、用戶體驗、信息架構等，這些都是為了滿足項目目標而設計的。
5. 產品開發組件：涉及到技術規格、功能列表、系統架構等，這些都是為了實現設計要求而開發的。
6. 測試策略和測試場景：這些是用來驗證產品是否滿足需求的方法和步驟。
7. 高層次到更為具體的需求：隨著項目的進展，需求會逐漸細化，從抽象的概念到具體的實現細節。
8. 具體到更高層次的需求：有時也需要確保具體的功能和設計決策與整體目標一致。
9. 不同類型相互關聯的功能需求：確保所有的功能需求都與其他相關需求相協調，沒有遺漏或沖突。

2.2 跟蹤矩陣層級

類似大綱方式從高層級開始漸進明細。跟蹤矩陣確保了從高層級到具體實現的連貫性和一致性。

需求跟蹤矩陣層級通常按照以下方式進行組織：

1. 商業需求：這是最頂層的需求，通常是商業目標或愿景，例如“提高市場份額”或“增加客戶滿意度”。
2. 項目目標：這些需求是對商業需求的細化，可能是項目目標或業務需求，如“開發一個新的移動應用”或“優化網站性能”。
3. 功能需求：這些是在項目目標基礎上進一步細化的需求，可能包括用戶故事、任務或特性，如“用戶可以通過Facebook賬號登錄”。
4. 非功能需求：這些需求關注的是系統的質量屬性，如性能、安全性或可靠性。
5. 技術需求：這些需求定義了實現功能需求所需的技術規格和標準。
6. 設計需求：這些需求描述了產品的外觀和感覺，包括用戶界面和用戶體驗。
7. 測試需求：這些需求定義了如何驗證產品是否滿足其他所有需求。
8. 交付物：這是項目團隊需要創建的實際產出，如設計文檔、代碼或測試報告。
9. 任務：這是執行交付物所需的行動步驟，可能包括設計、編碼或測試任務。
10. 里程碑：這些是項目的關鍵時間點，標志著重要階段的完成。

2.3 需求屬性

• 需求編號
• 需求的簡短文字描述
• 目標
  • 商業需求
  • 商業目的和目標
  • 項目目標
• 產品開發階段
  • 設計
  • 構建
  • 測試
  • 實施
  • 驗證
• WBS
• 狀態。例如已激活、已批準、已延期
• 列入的理由
• 優先級
• 負責人
• 來源（需求來自何方）
• 版本
• 完成日期
• 干系人滿意度
• 穩定性
• 復雜性
• 驗收標準

2.4 參考表格

請注意，這個表格是一個參考模板，可以根據實際情況填充和修改具體內容。

需求屬性	需求編號	描述	目標	產品開發階段	WBS	狀態	列入理由	優先級	負責人	來源	版本	完成日期	干系人滿意度	穩定性	復雜性	驗收標準
描述	唯一標識符	對需求的簡短文字描述	商業需求 商業目的和目標 項目目標	設計 構建 測試 實施 驗證	工作分解結構中的位置	已激活** 已批準 **已延期	包含該需求的原因	已激活 已批準 已延期	負責該需求的人	需求的來源	需求的版本歷史	預期的完成日期	干系人對該需求的滿意程度	需求的穩定性	實現需求的難度	確認需求完成的標準

三、需求跟蹤的收益

需求跟蹤對于確保項目成功至關重要。

3.1 確保商業價值最大化

• 詳細闡述商業需求：通過跟蹤需求，可以確保所有需求都與商業目標緊密相連，并且詳細到足以指導產品開發。
• 避免需求遺漏：跟蹤機制可以幫助發現任何可能遺漏的需求，確保沒有重要的功能或特性被忽略。
• 明確項目目標：清晰的需求跟蹤有助于保持項目目標的一致性和明確性，確保團隊朝著正確的方向努力。

3.2 滿足客戶期望

• 客戶需求對齊：跟蹤需求可以幫助確保產品開發的方向符合客戶的期望和需求。
• 及時反饋循環：通過跟蹤客戶反饋，可以更快地識別和解決問題，提高客戶滿意度。

3.3 范圍管理

• 控制范圍蔓延：明確的需求邊界有助于防止項目范圍無限制擴展，確保項目不會偏離原定目標。
• 資源優化：確保資源被合理分配給那些真正增加商業價值的需求上。
• 風險管理：通過跟蹤需求的狀態和影響，可以更好地預測和管理潛在的風險。

3.4 決策支持

• 數據驅動決策：需求跟蹤提供的數據可以幫助做出基于事實的決策，而不是僅僅依賴直覺。
• 透明度：整個團隊對需求的狀態和進展都有清晰的認識，有助于團隊成員之間的溝通和協調。

3.5 提高效率和效果

• 減少重復工作：通過跟蹤需求的實現情況，可以避免重復開發已經存在的功能。
• 質量保證：需求跟蹤有助于確保產品按照既定的質量標準和驗收標準進行開發。

3.6 文檔化和溝通

• 文檔一致性：需求跟蹤有助于保持文檔的最新狀態，確保所有團隊成員都有最新的信息。
• 溝通工具：作為溝通的基礎，確保所有干系人都對需求有共同的理解。

3.7 變更管理

• 變更控制：當需求發生變化時，需求跟蹤可以幫助管理這些變更，確保變更被適當記錄和評估。
• 歷史記錄：需求的歷史記錄有助于理解其演變過程，以及為何會有這樣的變化。

3.8 測量和改進

• 性能測量：可以通過需求跟蹤來衡量產品的性能，確定是否達到了預期的結果。
• 持續改進：基于需求跟蹤的數據，可以不斷改進產品和流程。

四、關系和依賴性

需求跟蹤關系和依賴性是確保項目順利進行的關鍵因素，因為它們揭示了需求之間的聯系和相互作用。

4.1 子集

• 這指的是一個需求是由另一個更大需求（父需求）派生出來的。
  例如，如果一個大的功能需求可以被細分為幾個較小的功能點，那么這些小的功能點就是大功能需求的子集。這種關系表明，實現大功能的前提是先實現所有的子功能。

4.2 實施依賴性

• 這涉及到技術上的先后順序，即某些需求必須在其他需求之后才能實施。
  例如，一個新功能可能依賴于后端服務的更新，因此必須等到后端服務更新完成后才能開始開發。

4.3 收益或價值依賴性

• 這通常關聯到商業價值，意味著一個需求的成功實現依賴于另一個需求的實現。
  例如，一個營銷活動的成功可能依賴于產品中的某個特定功能，而該功能還未完全開發出來。

在管理這些關系和依賴性時，重要的是要確保所有相關的團隊成員都了解它們，并在計劃和執行過程中考慮到這些因素。這樣可以避免資源浪費和時間延誤。

五、批準（已評審）需求

在項目管理和產品開發中，確保需求得到適當的批準是一個關鍵環節，它涉及到一系列的過程和角色。

5.1 工作授權系統

• 這是一個正式的流程，用于授權項目工作繼續進行。它包括了一系列步驟，如提交、審查、批準和記錄需求。這個系統確保只有經過適當審查和批準的需求才會進入開發階段。

5.2 批準級別

5.2.1 對比批準和簽字確認

在項目中，"批準"和"簽字確認"通常是同義詞，但它們也可以有所區別。“批準"通常指的是正式接受或同意某項工作，而"簽字確認”
可能只是表明某人已經查看過文檔或信息。

5.2.2 對比審議者和批準者

議者通常是那些提供意見和建議的人，他們可能不具有最終決定權。批準者則有權力做出決定并授權行動。

5.2.3 對比批準授權和問責

批準授權是指給予某人批準需求的權利，而問責則是指對結果負責。通常，批準者也需要對其批準的決策負責。

5.2.4 需求否決

如果一個需求被認為不符合項目目標或不可行，它可能會被否決。這時，需要重新評估需求或尋找替代方案。

5.2.5 變更控制委員會（CCB）

• CCB是一個小組，負責審查和批準項目變更。它的存在是為了確保所有變更都經過適當的評估和批準流程。

5.2.6 專家判斷

在某些情況下，可能需要專家的意見來決定是否批準一個需求。這通常涉及技術專家或領域專家的輸入，以確保決策是基于專業知識和最佳實踐。

為了確保這些過程的有效性，通常會有一個詳細的批準流程，包括誰有權批準、何時批準以及如何記錄批準。這可能涉及到多級審批，以及確保所有相關方都被適當地通知和參與進來

六、基準化已批準（評審）需求

6.1 基準需求的定義

基準需求是由所有獲批需求組成的邊界，涵蓋了項目、項目階段、迭代、增量、發布或項目任何部分的所有已批準需求。
基準需求確實是項目管理中的一個重要概念。一旦設定，基準需求就成為了后續工作的基礎，用于衡量項目進度和變更的影響。以下是關于基準需求的一些關鍵點：

6.1.1 基準需求的組成

• 基準需求包括所有已被批準的需求，這些需求構成了項目或產品開發的當前目標和范圍。

6.1.2 應用場景

• 項目：整個項目的基準需求定義了項目的整體范圍。
• 項目階段：對于分階段的項目，每個階段的基準需求定義了該階段的目標。
• 迭代：在敏捷開發中，每個迭代的基準需求定義了迭代期間要完成的工作。
• 增量：在迭代或增量式開發中，每個增量的基準需求定義了增量應包含的功能。
• 發布：產品的發布基準需求定義了特定發布版本應包含的功能。

6.1.3 基準需求的重要性

• 范圍管理：它們提供了項目或產品范圍的一個快照，有助于管理范圍蔓延。
• 變更控制：任何超出基準需求的新需求都需要經過正式的變更控制流程。
• 進度跟蹤：它們為跟蹤進度提供了參照點，確保項目按計劃進行。
• 溝通工具：基準需求為團隊成員、利益相關者和其他相關人員提供了一個共享的理解基礎。

6.1.4 基準需求的確定

• 基準需求通常是在項目啟動會議或規劃會議上確定的，一旦批準，就會成為后續工作的依據。

6.1.5 如何管理基準需求

• 記錄和溝通：確保基準需求被詳細記錄并在所有相關方之間共享。
• 變更請求：任何對基準需求的變更都需要通過正式的變更請求流程。
• 定期審查：隨著項目的進展，基準需求應該定期被回顧，以確保它們仍然符合項目目標。

6.2 需求基準、產品范圍和項目范圍的關系

項目范圍和產品范圍是密切相關的，但它們關注的焦點略有不同。理解這兩者的區別對于有效的項目管理至關重要。
項目范圍明確了如何做，而產品范圍明確了做什么。需求基準則是這些范圍的具體化，它們是項目和產品范圍的具體表現形式，定義了項目和產品必須滿足的標準和條件。

6.2.1 項目范圍

這指的是為交付最終產品、服務或成果所需要完成的所有工作。它包括了項目管理活動、資源、時間表和預算等方面。項目范圍定義了項目團隊為了實現項目目標必須做的所有事情。

6.2.2 產品范圍

產品范圍則關注于最終產出本身，即產品、服務或成果所具備的特征和功能。它描述了產品應該如何滿足客戶的需求和期望。

6.2.3 關系

項目范圍和服務范圍是相輔相成的。項目范圍是為了實現產品范圍而存在的。換句話說，項目范圍是手段，產品范圍是目的。項目團隊通過執行項目范圍內的工作來創建具有特定產品范圍的產品。

6.2.4 需求描述

需求描述了產品、服務或項目成果的特征和功能。它們是詳細說明產品范圍的工具，幫助確保最終產出滿足客戶和市場的需要。

6.3 維護產品未完項

維護產品未完成項列表是產品管理中的一個關鍵任務，它涉及到監控和管理那些尚未解決或尚未完成的需求、功能或其他產品相關的工作。

6.3.1 分類清晰

將未完成項按照類型、優先級和狀態進行分類，以便更容易追蹤和管理。

6.3.2 優先排序

根據業務價值、緊急程度和影響范圍對未完成項進行優先排序，確保團隊首先處理最重要的事項。

6.3.3 定期更新和維護

定期更新未完成項的狀態，確保信息是最新的，并反映當前的工作重點。

6.3.4 限制在制品（WIP）量

限制同時進行的任務數量，以避免過度承諾和資源分散。

6.3.5 包含背景（上下文）

確保每項未完成的工作都包含了足夠的上下文信息，以便團隊成員理解其背景和目標。

6.3.6 明確責任

分配責任人，確保每項任務都有明確的責任人和截止日期。

6.3.7 做好變更管理

當需求變更時，及時更新未完成項列表，并通知受影響的利益相關者。

結論

我們可以發現成功的需求跟蹤往往具備以下幾個特點：

• 一是深入理解客戶需求并始終保持與客戶的緊密溝通；
• 二是具備預見性和靈活性能夠及時調整項目計劃和資源配置；
• 三是注重團隊建設和溝通協作確保項目團隊的高效運轉。
  而失敗的需求跟蹤則往往因為缺乏這些特點而導致項目延誤、成本超支和客戶滿意度下降等問題。

需求跟蹤是項目管理中不可或缺的一環它既是一門藝術也是一種實戰技能。通過深入理解客戶需求、建立完善的需求管理制度、借助專業的工具和技術以及注重團隊建設和溝通協作我們可以更好地實現需求跟蹤的目標確保項目的成功和客戶滿意度的提升。