讓數據按要求排序和篩選是Excel數據處理的基礎核心功能，也是進行有效分析前必做的準備工作。下面我們分開講解這兩個功能。

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一、排序 (Sort)：讓數據井井有條

排序的目的是重新排列數據行的順序，以便更好地觀察和比較。

1. 快速單列排序 (最常用)

場景：你有一份成績單，想快速按“分數”從高到低排列。

操作步驟：

1. 點擊“分數”這一列中的任意一個單元格。你不需要選中整列。
2. 在菜單欄中，點擊 數據 (Data) 選項卡。
3. 在“排序和篩選”組里，你會看到兩個大按鈕：
   • AZ (圖標是A在Z上面)：升序 (Sort A to Z)。對數字是“從小到大”，對文本是“從A到Z”，對日期是“從早到晚”。
   • ZA (圖標是Z在A上面)：降序 (Sort Z to A)。對數字是“從大到小”，對文本是“從Z到A”，對日期是“從晚到早”。
4. 點擊 ZA 按鈕。
5. 完成！ 整張表格會以“分數”為基準，自動進行降序排列，學生的姓名和其他信息會跟著一起移動，保持每行數據的完整性。

2. 多條件排序 / 自定義排序 (高級)

場景：你想先按“班級”進行升序排列（一班在前，二班在后），在同一個班級內部，再按“分數”進行降序排列。

操作步驟：

1. 點擊數據表中任意一個單元格。
2. 在 數據 (Data) 選項卡中，點擊那個大的 排序 (Sort) 按鈕（通常在AZ/ZA按鈕旁邊），會彈出一個對話框。
3. 設置第一個排序條件 (主要關鍵字)：
   • 在“主要關鍵字”的下拉菜單中，選擇 班級。
   • “排序依據”通常保持“單元格值”。
   • “次序”選擇 升序。
4. 添加第二個排序條件 (次要關鍵字)：
   • 點擊對話框左上角的 添加條件 (Add Level) 按鈕。
   • 在新增的一行中，“次要關鍵字”選擇 分數。
   • “次序”選擇 降序。
5. 你可以根據需要添加更多的排序條件。Excel會按從上到下的順序依次進行排序。
6. 點擊 確定 (OK)。

自定義排序列表：
如果你的排序標準不是常規的大小或字母順序（例如，按“優、良、中、差”或者“總經理、總監、經理、專員”這種特定順序），你可以在“次序”下拉菜單中選擇“自定義列表 (Custom List)”，然后手動輸入你想要的排序順序。

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二、篩選 (Filter)：只看你想看的數據

篩選的目的是臨時隱藏不符合條件的行，讓你能聚焦于特定的數據子集。它不會改變數據的原始順序或刪除數據。

1. 開啟/關閉篩選功能

操作步驟：

1. 點擊數據表中任意一個單元格。
2. 在 數據 (Data) 選項卡中，點擊那個像漏斗一樣的 篩選 (Filter) 按鈕。
3. 完成！ 你會看到表格的每個標題單元格右側都出現了一個下拉小箭頭。
4. 再次點擊“篩選”按鈕，可以取消篩選功能，所有數據會重新顯示。

快捷鍵：Ctrl + Shift + L，可以快速開啟或關閉篩選。

2. 使用篩選

開啟篩選后，你就可以通過點擊標題旁的小箭頭來設置篩選條件了。

場景1：只看“一班”的學生

1. 點擊“班級”標題旁的小箭頭。
2. 在彈出的菜單中，默認是“全選”。取消勾選“全選 (Select All)”。
3. 只勾選“一班”。
4. 點擊 確定 (OK)。
5. 現在，表格里只會顯示“一班”的學生數據，其他班級的行被暫時隱藏了。你會注意到行號變成了藍色，表示當前處于篩選狀態。被篩選的列，漏斗圖標上會多一個小標記。

場景2：篩選出分數在80到90分之間的學生

1. 點擊“分數”標題旁的小箭頭。
2. 將鼠標懸停在 數字篩選 (Number Filters) 上。
3. 在彈出的次級菜單中，選擇 介于 (Between…)。
4. 在彈出的對話框中，輸入“大于或等于 80”和“小于或等于 90”。
5. 點擊 確定 (OK)。

高級篩選技巧：

• 文本篩選：可以篩選“包含”某個關鍵詞、“開頭是”、“結尾是”等。
• 日期篩選：功能非常強大，可以篩選“本周”、“上個月”、“下個季度”、“去年”等動態日期范圍。
• 顏色篩選：如果你用條件格式標記了顏色，你甚至可以按單元格顏色或字體顏色進行篩選。
• 多列同時篩選：你可以先篩選出“一班”的學生，然后再在“分數”列上篩選出大于90分的，實現“一班中分數大于90分”的組合篩選。

3. 清除篩選

• 清除某一列的篩選：點擊該列標題旁帶有小漏斗標記的箭頭，選擇“從‘列名’中清除篩選 (Clear Filter From ‘Column Name’)”。
• 清除所有篩選：在 數據 (Data) 選項卡中，點擊“篩選”按鈕旁邊的 清除 (Clear) 按鈕。所有數據會重新顯示，但篩選的下拉箭頭仍然保留。

總結：排序 vs. 篩選

功能	排序 (Sort)	篩選 (Filter)
目的	重新排列所有數據行的順序	隱藏不符合條件的數據行
對數據的影響	永久性改變了行的物理順序（除非撤銷）	臨時性地顯示一個數據子集
視覺標志	數據行順序發生變化	行號變藍，標題出現漏斗圖標
適用場景	制作排行榜、按時間線整理任務	查找特定信息、聚焦分析某一類別

在實際工作中，排序和篩選往往是連續使用的。比如，先篩選出“華北區”的數據，然后再對篩選結果按“銷售額”進行降序排列，從而快速找到華北區的銷售冠軍。