?????????在當今快節奏的社會中，信息已成為極其關鍵的資源，因此，保護敏感數據至關重要。ONLYOFFICE 協作空間中的虛擬數據房間（VDR）提供了一個安全便捷的工作空間，確保文檔受到嚴密保護的同時，也能實現輕松訪問與高效協作。

閱讀本文，了解具體如何使用虛擬數據房間的核心功能。

什么是虛擬數據房間

虛擬數據房間是 ONLYOFFICE 協作空間中的一種房間類型，專為存儲、管理和共享機密文件而設計。?通常用于需要高安全性和問責制的業務流程，如金融交易、法律事務和公司管理。

您可以使用虛擬數據房間的多種數據處理功能：數據索引（可更改索引并生成房間文件結構的摘要報告）、文件有效期設置、限制復制和下載以及水印設置。

主要功能

• 自動數據索引，生成摘要報告

• 設置文件有效期

• 限制文件復制和下載

• 為文檔添加水印

• 基于角色的表單填寫

使用場景

• 盡職調查

• 金融交易

• 房地產交易

例如，您需要組織一筆包含大量敏感財務記錄的交易。以下步驟介紹了如何使用虛擬數據房間完成此操作。

如何使用虛擬數據房間

步驟 1. 創建虛擬數據房間

只需幾個簡單步驟，即可創建一個新的虛擬數據房間：

1.?前往房間板塊，然后點擊新建房間按鈕或+加號圖標。

2.?選擇虛擬數據房間類型。

3.?輸入房間的名稱。

4.?您也可以選擇添加標簽或圖標。

5.?在房間設置面板中啟用必要的設置：

• 自動索引：啟用自動索引功能，按序列號對文件和文件夾進行索引。所有用戶的默認排序方式將設置為按序號排序。

• 文件有效期：設置文件有效期，此房間中的文件會在定義的時間段后自動刪除。有效期從文件上傳/創建之日起開始計算。

• 設置天數、月數或年數，然后選擇必要的操作：移至回收站或永久刪除。

• 限制復制和下載：使用此設置，可禁用“可查看”權限的用戶下載和復制內容。

• 添加水印到文檔：使用水印保護此房間中的所有文檔。如果文檔已經包含水印，則不會被替換。

您可以選擇查看者信息選項，并調整文本水印的以下設置：

• 添加水印元素：用戶名稱、用戶電子郵件、用戶 IP 地址、當前日期、房間名稱。

• 添加靜態文本

• 位置：對角線或水平線。

您也可以選擇圖像選項，上傳圖像文件并調整圖像水印的以下設置：

• 縮放：從可用縮放比例值中選擇所需的縮放比例值：100%、200%、300%、400%、500%。

• 旋轉：選擇所需的值：0°、30°、45°、60°、90°。

注：在編輯虛擬數據房間時也可以調整這些設置。

6.?點擊創建。

步驟 2：將文檔添加到房間

使用新創建的房間或操作菜單中的快速操作按鈕添加文檔：

• 在線創建新文檔、電子表格、演示文稿和 PDF 表單。

• 從協作空間的“文檔”或“房間”部分添加文件和文件夾。

• 從您的設備上傳文件和文件夾。

步驟 3：將授權用戶添加到房間

現在，您需要將訪客或已在協作空間中注冊的用戶添加到房間，以便處理文檔。

在虛擬數據房間中，可用的權限級別包括房間管理員（付費）、內容創作者、可編輯、可查看、可填寫表單。房間管理員和內容創作者都可以創建和上傳新文件及文件夾并進行管理，此外，房間管理員還可以管理用戶和訪問設置。要添加房間管理員，您可以從現有的協作空間聯系人中選擇一位房間管理員或協作空間管理員。

可編輯權限支持的文件操作：編輯、評論、審閱、查看、填寫表單，而可查看權限僅可查看文件，可填寫表單權限可以填寫表單。

邀請訪客和用戶：

1.?前往房間信息?->?聯系人信息，然后使用邀請聯系人圖標?

2.?創建通用鏈接，用于在房間內進行自我授權。如有必要，請更改權限級別。該鏈接將被復制到剪貼板。這樣，您只能邀請訪客。

3.?或者，使用下方的手動添加部分添加現有的協作空間聯系人，或通過電子郵件親自邀請新用戶。輸入電子郵件地址并按?Enter?鍵，或從列表中選擇現有聯系人。如有必要，請更改權限級別。您可以添加多封電子郵件，然后點擊發送邀請。

默認情況下，訪客和用戶將以“可查看”的權限級別添加到房間，他們只能查看文檔。您可以選擇“內容創創作者”或“可編輯”來代替默認的“可查看”選項。新訪客將被添加到您的訪客列表中。

如果您想使用基于角色的表單填寫功能，請分配“可填寫表單”權限。

在虛擬數據房間中使用 PDF 表單時，根據權限級別可以執行以下操作：

表單填寫者只能查看自己參與的已配置 PDF 表單。

步驟 4. 根據角色填寫表單

從 3.1?版本開始，您可以在虛擬數據房間中按角色填寫表單。

首先，打開 PDF 表單，然后點擊表單選項卡上的管理角色按鈕創建角色。

點擊表單字段，然后使用“表單設置”面板上的誰需要填寫這個？選項，為選定的表單字段分配必要的角色。

所有角色創建完畢并調整字段后，點擊表單右上角的開始填寫按鈕。

在“開始填寫”面板上，按指定順序為房間成員分配角色。角色順序與角色管理器中創建的順序相對應。點擊加號圖標，選擇所需成員，然后點擊選擇按鈕。要移除選定的參與者，請點擊用戶名旁邊的叉號圖標。

將角色分配給房間成員后，點擊開始按鈕。

接下來，您可以復制表單鏈接并將其發送給參與者，還可以查看哪些人已經填寫了或訪問了表單。您也可以前往房間或打開表單。

文件旁將顯示進行中狀態。當指定人員需要填寫表單時，會看到輪到您填寫表單狀態。只有在此狀態下，用戶才能填寫分配給自己的字段。完成表單后，點擊完成并提交按鈕，即可轉交給下一位參與者。

您還可以從文件上下文菜單中選擇填寫狀態選項來查看完成進度。如果您想停止填寫，請使用“填寫狀態”面板上的停止按鈕或表單上下文菜單中的停止填寫選項。房間中文件旁邊將顯示已停止狀態。所有參與者填寫完表單后，房間中文件旁邊將顯示已完成狀態。

步驟 5：使用文檔跟蹤工作

使用頂部工具欄在房間內執行以下操作：

• 導出數據房間索引：導出虛擬數據房間的索引。包含房間文件結構摘要報告的 xlsx 文件將導出至“文檔”部分。

• 編輯索引：重新排序文件并刪除虛擬數據房間索引中的空格。您可以使用箭頭手動逐個更改文件順序，或使用頂部的重新排序選項。

您可以在房間信息?->?歷史記錄面板跟蹤所有更改。

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