反復溝通、來回跑腿，還易出錯；

紙筆記錄、excel統計，效率低耽誤事；

檔案、物資，查不清記錄、看不了實時；

部門各做各的、各管各的，溝通配合難……

你有沒有經歷過諸如上述的繁瑣辦公流程？不用擔心！

今天這篇文章，將帶你全面解讀如何利用OA系統實現自動化流程管理，輕松達成信息的快速流通和共享，讓你在功能、價值及應用上對OA系統了如指掌。

• 如果你對OA系統一知半解，那這篇文章非常適合你，幫助你理解OA系統業務流；
• 如果你是有一定經驗的管理者，那么這篇文章可以幫助你查漏補缺。

干貨滿滿，建議收藏！

一、OA系統是什么？

OA，全稱是Office Automation，即辦公自動化系統，是一種應用于辦公領域的新型無紙化辦公方式，基本所有和辦公相關的系統都可以稱作是OA。絕大部分企業將OA用于企業內部的協作溝通，處理企業內部工作等。通過OA系統可以助力企業實現數字化辦公，優化現有管理組織結構，調整管理體制，增強協同辦公能力。

為了便于大家更清晰直觀的了解OA系統全鏈路，下面用我司一直在用的簡道云OA系統為大家做示例。

簡道云OA系統模板，可以直接查看和修改使用：https://www.jiandaoyun.com

二、OA系統的功能有哪些？

（一）事項審批 —— 申請統一管理，操作便捷簡單

• 合同審批：數字化合同審批，不用再拿厚厚的合同書了
• 加班申請：自動計算加班時間，還可聯動績效工資
• 外出申請 規范出差流程，填寫外出緣由與時長等要素，提交申請
• 報表統計：對審批需求及其處理情況進行分析，延宕一清二楚

（二）用車管理 —— 明細清清楚楚，流程一目了然

• 用車：統一標準、在線查詢，內部外部車輛租借劃清界限
• 還車：車輛歸還一鍵選擇即刻到位
• 加油：建立油卡信息庫，智能換算金額，加油油卡自動扣款
• 維保：維保流程清晰，車檢/意外登記預設完全，一鍵使用
• 報表：所有車輛信息、用、還、加油、維保等明細清清楚楚

（三）費控管理 —— 隨時隨地提報，賬單一清二楚

• 項目預算：立項評估，在線登記項目預算，全程數字化運作
• 費控申請：規范項目費用申請，在線填報、實時處理審批
• 報表統計：統計分析所有預算條目明細，透明費控申請處理進度

（四）物資管理 —— 自動歸檔，靈活調用

• 物資庫：建立物資信息庫，清晰明了；隨時新增入庫，快捷便利
• 采購：標準化采購物資，庫存數量看得到，采購多少心中有數
• 領用：領用關聯一鍵搞定，智能計算庫存，超出庫存限制領用
• 歸還：選擇相關物資，即刻歸還入庫
• 物資統計：全面監控庫存狀態，把控物資調用情況

（五）日報周報 ——透明數據，跟蹤進展

• 周報：分部門設計日報內容及要求，針對性設置
• 日報：規范一周工作內容總結與下周規劃，清晰明了
• 流程待辦：將日報設置每日代辦提醒，督促團隊每日匯報
• 匯總統計：建立統計面板，監督各部門工作時長、日報周報提交情況

三、OA系統對企業的價值點在哪里？

（一）規范處理，減輕 80% 溝通負擔

傳統的工作方式中，大量的信息溝通需要通過會議、郵件、電話等方式進行，不僅效率低下，還容易引發誤解和混淆。

而OA系統通過預設的工作流程、表單和審批機制，使得信息流轉更加清晰、準確和高效。規范了物資、用車、費控、審批、團隊匯報 等各項工作標準，從而大大降低因為搞不清要點，而反復溝通、來回跑腿等問題。

OA系統通過規范化和標準化的流程設計，極大地減輕了企業內部的溝通負擔。員工只需要按照系統設定的步驟進行操作，就可以快速完成各項工作任務，大大減少了不必要的溝通成本。

（二）自動統計，提升 70% 工作效率

OA系統具備強大的自動統計和分析功能，能夠幫助企業快速獲取各種業務數據，從而做出更加明智的決策。通過OA系統，企業可以輕松實現考勤統計、銷售數據分析、財務報表生成等功能。

凡是提報數據，皆在應用后臺自動統計； 表單中的“校驗、必填”等功能保證數據不錯漏，再也不用進行人工整理、匯總了。這些自動統計的數據不僅準確可靠，而且能夠實時更新，為企業提供了極大的便利。

同時，OA系統還可以根據企業的實際需求，進行定制化的報表設計和數據分析，進一步提升了工作效率。

（三）數據看板，100% 透明管理

OA系統的數據看板功能為企業提供了全方位、多角度的業務數據展示。通過數據看板，企業可以清晰地了解各項業務的運行狀況、員工的工作效率、客戶的滿意度等信息。

在每個OA工作模塊建立數據看板——物資統計、車輛管理報表、費控面板、審批統計等等，能極大提升內部透明度、 監督處理效率。

這些數據不僅有助于企業及時發現和解決問題，還能夠為企業的戰略決策提供有力支持。此外，數據看板還具備實時更新的特性，使得企業能夠隨時掌握最新的業務動態。這種透明化的管理方式有助于增強企業的凝聚力和向心力，推動企業的持續發展。

（四）統一流程入口，避免配合難

OA系統通過統一的工作流程和入口設計，避免了企業內部各部門之間的配合難題。在傳統的工作方式中，由于各部門之間的信息不透明、溝通不暢等原因，往往會出現配合困難的情況。

為了避免各部門流程散亂帶來的配合難、 協作效率低下問題，各部門進入簡道云， 打開OA應用，即可查詢/提交相應需求，無需頻繁切換不同的系統和工具。這種統一化的管理方式不僅提高了工作效率，還有助于提升員工的工作滿意度和忠誠度。

四、最后，給大家分享兩個真實的落地案例

（一）華生大家居

華生大家居使用簡道云OA 系統其實是負責企業整個業務流程審批的系統，將OA 框架搭建至一層和二層，涵蓋企業的人財物、研產供銷以及 IT 。

各種主數據產品、供應商的開戶、采購報價以及采購計劃，都是在 OA 上做錄入和審批的，審批完了以后自動傳到 SAP ERP 系統，后端的付款也是這樣，付款申請也在 OA 上去發起、審批，然后傳到 SAP 。

此外，華生大家居跟外部的系統也就是銀行系統有做銀企直聯，這個功能也是在 OA 上實現的。企業實時地把數據傳給銀行，然后再從銀行處收集回單。確認付款成功后，再傳到 SAP 去完成財務的記賬。這就是 OA 系統采購付款流程的應用實例。

（二）U家工場

U家工場目前提供從精裝-定制-家具軟硬裝裝一體化的全案美學整裝服務，人群定位于追求品質生活的新中產年輕群體，產品及服務主攻品質兼顏值、舒適兼省心，全方位滿足目標人群的整體家居需求。

隨著業務的深入和規模的拓展，U家工場原有的信息化已經不足以支撐企業所需，在使用簡道云之前的遇到了OA無法做數據分析、單系統無法滿足所有需求等問題。

針對以上痛點，U家工場通過簡道云搭建了OA系統，實現了可以互通管理的OA系統：

U家工場最早期的信息化就是將原有在釘釘上的OA流程全部“搬家”至簡道云，讓原來需要手填的信息，可以下拉框“引用” 其他表單的數據，構建起了業務邏輯關系。另外，利用簡道云“數據工廠”的功能，將多個表單、流程的數據進行匯總、篩選、計算、合并等自動處理，得出想要的關鍵指標進行分析。

以上就是本文的全部內容，希望對你有所幫助。