說服力：讓你的PPT會說話

張志 包翔 劉俊

前言

優秀的幻燈片是內容和形式的完美統一，掌握配色排版特效的技術也很重要，不過對大部分人，這些基礎操作都已經初步掌握了。要進一步提高，技術不是制作高水平PPT的主要障礙，掌握PPT的思維模式才是關鍵。

1.1　關于PPT的那些事

PowerPoint不是微軟公司最初發明的，而是美國名校伯克利大學一位叫Robert Gaskins的博士生發明的，但是微軟公司最終通過收購的方式將PowerPoint收入麾下，并最終把它發揚光大。

1.3　真正認識PPT的作用

美國PPT制作專家賽斯·高汀說過“一頁上只有不超過7個字才好”，這種觀點把很多人搞糊涂了，因為很多場合根本沒辦法用這么少文字做出他們需要的幻燈片。困惑是因為沒有分清楚存在“商業演示”和“頁面閱讀”兩類PPT，PPT使用場合不同，對幻燈片制作的要求是不同的。

所以，未必文字多的幻燈片就不好，一切都服務于你的演示目標和聽眾。

筆者認為更多情況下我們更需要學習比爾·蓋茨的風格，因為我們大部分人并沒有喬布斯的演講天賦，我們需要幻燈片來幫助我們進行演講。不過如果我們適當學習視覺化的表達思維和手法，我們就可以做出一種兼具“演示+閱讀”優點的PPT。

客戶永遠是缺乏耐心的，所以他們沒耐心看長篇大論的Word稿子。

老板永遠是沒有時間的，所以他們沒空看你嘮嘮叨叨地講個不停。

聽眾永遠是喜新厭舊的，所以他們不會喜歡滿頁的“項目符號+文字”的頁面。

能抓眼球的PPT不一定是好的PPT，但連眼球都抓不住的PPT肯定不是好的PPT。

能看懂

如果聽眾很難或發散理解PPT的內容，那么他們也不會有效理解演講者意圖

1.6　關于PPT和Word的不同

從Word到PowerPoint是一種思維模式的轉變！

2.1　沒有站在觀眾的角

站在觀眾角度去考慮過嗎？

過多文字會給聽眾造成“看”的信息負擔，反而影響“聽”的效率。

較少文字比大量文字的PPT更能夠讓聽眾有效地掌握和吸收內容。

建議

1．你提供的信息量越大，聽眾記住的信息量就越少

2．不要老想著你要說什么，要想聽眾希望看到什么

別讓PPT成為你的提詞器，多下點功夫熟悉素材

復雜對聽眾的理解能力是一種挑戰

簡潔對制作者的提煉能力是一種挑戰

大腦偏愛簡潔

你提供的信息量過度復雜，聽眾就失去繼續瀏覽的興趣

不僅要想到別人看到的是什么，還要想想別人看到后是否可以產生一致的理解

2.2　你看到的PPT是不是這樣

錯誤可能有許多種，但他們都有幾個共同點：

雜、亂、繁、過

我們的目標：

齊、整、簡、適

3.1　向廣告和大師學習

觀眾的忍耐力是有限的，

不是放的信息越多，觀眾就越容易記住。

必須盡量讓你的幻燈片看起來簡潔。

對絕大部分人來說，字少的PPT肯定比字多的PPT質量高。

但字少的PPT不一定就是簡潔，可能是簡陋。字多也不一定是繁雜，可能是強調。

聽聽專家對“簡潔”二字的觀點：

晦澀永遠是低水平文案的避難所（假如你認為幻燈片也是文案的一種）

簡潔與【表達內容的多少】沒有關系

簡潔與【表現形式】也沒有必然關系

簡潔取決于【對元素的安排是否有邏輯性】

簡潔往往被表達成簡陋（精致的簡陋令讀者沒有所得）

3.2　好幻燈片：邏輯化和視覺化

幻燈片上你應該突出你想強調的關鍵信息，并把這些信息放在眼球關注的位置，才能最大程度保證你的核心信息被傳遞出去。

專業=高質量圖片+專業的模板+正確的使用

清晰=統一的排版+有力的邏輯+新穎的轉場

簡潔=合適的母版+邏輯化、視覺化的構思

make it simple：越簡單越好

2．Psychological：要符合閱讀心理期望，例如內容的顯示順序是從左到右和從上到下

make it easy to follow：不要讓觀眾去猜想你接下去要講什么內容

4．Attractive：要吸引人

這些都要求你的幻燈片滿足“邏輯化”和“視覺化”的設計要求。

3.3　讓幻燈片邏輯化的最核心方法

Word中更多是利用垂直思考法（左腦）。強調連貫性，總在利用邏輯思維去推導

PPT中更多是利用水平思考法（右腦）。富有跳躍性，對要陳述的結論尋找更好的表達方案

3.4　讓幻燈片一目了然的5個方法

一頁PPT中不超過7個詞

每張幻燈片傳達5個詞效果最好，7個詞恰好，超過9個詞大腦負擔太重了。

幻燈片是輔助傳達演講信息的，只列出要點即可。

一段話最好不要換行。

標題最好只有5～9個字。

正文內容不要超過10~12行，控制在5~6行以內。

只要不影響理解，可省略標點符號和連接詞。

慎用聽眾不理解的英文縮寫。

當文字減少后，不但可讀性增強，而且所有的人對PPT內容的理解都不會發生偏差。

對策建議：

不要過度使用換頁動畫；

如果無助展示主題，不推薦使用動畫；

統一設計PPT的設計模板，體現企業CI；

統一標題文字字號、字體、色彩；

統一正文文字字號、字體、色彩；

統一正文的項目編號大小，色彩和圖案；

統一正文一致的字體；

統一整套PPT主色調；

使用風格統一的模板庫

注意

在同一個幻燈片里不要使用過多的字體。

同級段落標題的字體大小要一致。

用于演示的PPT最小字體建議不要小于16號字。

用于閱讀的最小字體建議不要小于12號字。

3.5　為幻燈片配上絕妙好圖

Visual原則（視覺化原則）

Visual（可視性）：采用的字體要足夠大，讓每個人都能清晰看到。

Interest（興趣）：要使用圖表、圖案和色彩等方式增強幻燈片趣味性。

Simple（簡單）：內容簡單明了，突出關鍵概念。

Use（實用）：幫助演示者和聽眾保持介紹主題的同步。

Accurate（準確）：演示PPT要和聽眾使用材料內容吻合。

Long（持久性）：讓人們對演示內容產生深刻的記憶。

1．給版面視覺沖擊力

2．有故事性

3．讓你有身臨其境感覺

4．更好理解主題傳遞的信息

6．直接感動你的內心

7．促使行動

用文字難以表述的抽象內容應該用圖形來表述，例如相貌、邏輯、過程等。所有的人都會先看圖，再看文字，所以別寫那么多字，除非你打算照著念。

PPT中要盡量少用文字、多用圖片似乎已經成了一個公理。為什么？答案就是圖片的視覺沖擊力明顯要強過文字。

不同的圖片視覺表現力的強弱是不同的。本節主要探討一下圖片的視覺度。

1．生物類圖片的視覺度高于靜物類圖片

2．真實高清圖片的視覺度高于虛假圖片

3．創意型圖片的視覺度高于平淡型圖片

4．能聯想主題內涵的圖片高于漂亮圖片

沒有圖庫，沒有素材光盤，如何找到好圖？

秘訣一：到微軟網絡剪貼畫庫中用關鍵詞搜索。

秘訣二：到谷歌或百度圖片中用中文關鍵詞搜索。

秘訣三：如果中文關鍵詞搜索質量不高，請翻譯成英文關鍵詞搜索。

秘訣四：如果英文關鍵詞搜索質量不高，請用英文同義詞搜索。

秘訣五：如果中文谷歌搜索質量不高，請用英文谷歌圖片搜索。

秘訣六：聯想哪些特別能表達你概念的場景或比喻，然后用這些詞去搜索。

秘訣七：當你發現好圖隨時保存，建立私人圖庫。

推薦經常Google一下的單詞：business (people)、question/Exclamation、money。

4.2　商業PPT的構思步驟

1．演示輔助，那么不妨考慮多用好圖片刺激聽眾的思維跟上演講者思路。

2．頁面閱讀，那么要認真選擇封面，版式，文字風格還有各種圖表說話。

3．會場播放，那么就要設計精美的多媒體動畫、背景音樂和配聲來強調。

4．教學課件，那么對VBA功能利用，超級鏈接、導航目錄設計是側重點。

你可以按如下步驟進行。

1．寫出你的演示或匯報目標。

示例：

我希望王總批準我提出的預算；

向總經理匯報前期工作過程、取得的成果和下一步工作計劃，獲得批準；

動員公司全體人員行動起來，積極配合當前變革項目的開展；

讓客戶體會到本公司產品在服務和速度上的獨特優勢；

我希望客戶了解我們的方案/我希望客戶相信我們的能力/我希望客戶選擇我們的方案。

2．分析你的聽眾，找到他們感興趣的敘述結構。

3．寫出支撐演示目標的核心要點，展開思維導圖。

4．為每個核心要點尋找對聽眾有說服力的子要點和論據材料，細化思維導圖。

5．如果想到每個要點好的表達形式，把靈感寫在要點邊上。

把大綱轉化為PPT的小標題頁。

為每一個小標題頁創建一個PPT頁面。

把現成素材對應到對應的頁面上。

構思合適形式去表達頁面主題。

結合素材和構思設計頁面。

美化你的頁面直到滿意。

4.3　在PPT中建立邏輯

忽略了材料在邏輯上的嚴謹性，而幻燈片的說服力就是建立在邏輯上的。

考慮幻燈片設計的特點，讓幻燈片看上去一目了然和充滿視覺沖擊力

幻燈片的邏輯，一個要素是用怎樣的邏輯說話，這點提高很難。

另一個要素是用怎樣的圖形來展示邏輯最合適，這點提高很快。

在初中學習寫作議論文的3要素（論點、論據和論證）與金字塔原理在很多方面道理是相通的。金字塔原理的核心是“邏輯性地分解”，從這個層面講，金字塔原理的確是一個普適性的原理，尤其在PPT這種“跳躍性思維”的呈現形式方面有較好的使用價值。

封面文字就是整個PPT內容的概括。

如果PPT很長，應該有一個對內容的摘要頁，把最關鍵的內容寫上去。

每頁PPT的大標題就是這一頁內容的概括。

概括的標題不是羅列問題，而是具體的意見。

如果是圖表，圖表標題要說明數據指示的含義或趨勢。

如果整個PPT談了幾個要點，在轉場頁前或最后陳述時應該有一個再次總結強調。

站在聽眾角度再思考一遍：

你是否提出了一個明確的問題或有價值的假設？

你是否提供了解決問題的方法或明確提出阻礙解決的現狀？

你是否提出了判斷問題成功解決的衡量標準或方法？

1．事物的分類方式從來不是唯一的。

2．同樣的數據可以有多種分類方式。

3．不同的分類方式可以用于不同的場合。

4．對某一場合而言，往往存在最佳分類。

5．好的分類要依據一定的邏輯。

6．最好的邏輯要符合大家都認可的共識。

這種類型的邏輯樹先確定問題，然后將問題分成不同的部分，再對每一部分給予解答，從而最終解決問題。

這種類型的邏輯樹先給出解決問題的假設方案，然后再列舉所需的充分理由來驗證或推翻這個假設，從而找到最終解決問題的方法。

人更喜歡用演繹推導，但歸納更容易讓聽眾理解。特別在幻燈片制作過程中，讓聽眾回憶起你上上一頁到本頁的演繹結構是很困難的。

你必須把和你核心主題沒有直接關系的子問題、素材毫不猶豫的刪除掉，即使這些材料很吸引人，但只要和你整個PPT的主題無關，你就必須進行刪除。

每次做完你的PPT，請思考三個問題

哪些信息你很關注而別人未必關心？

哪些話可以一筆帶過而不需要強調？

哪些話不講可以讓核心主題更突出？

明托說：如何在幻燈片中應用金字塔原理

先亮出你的結論。

幻燈片只傳遞最重要的信息。

所有的信息必須經過分類。

每張幻燈片只演示和說明一個論點。

論點應該用陳述性語言，別用標題性語言。

學會講故事（利用各種SCQA結構）。

提高幻燈片的趣味性（趣味性取決于布局，字號選擇和顏色應用，并非動畫）。

降低幻燈片的復雜性（可以采取“搭積木”的動畫方式逐步展示幻燈片）。

4.4　PPT中常用的商業陳述邏輯

大部分剛開始做幻燈片的朋友往往都關注功能的掌握、美工的提升，其實這些方面加以培訓都是很容易快速掌握的。

對專業人士來說，好的幻燈片要讓聽眾能清楚把握整個幻燈片的內容。

5.1　結構化思考，用圖表說話

好的圖表可以代替一千句話，而不是要你用一千句話去解釋圖表。不要總想著把表格數據都塞到圖表中，圖表要比表格更簡單，有時候強調關鍵信息用文本更好。

5.4　讓數據活起來

圖表是展示語言的一種重要形式，圖表貴精不貴多，運用得當的圖表比表格更能明快清晰地進行溝通。很多情況下，表格一樣具有豐富的表現力，傳遞豐富的信息，所以請不要迷信任一種形式。決定圖表形式的不是數據，是你想說明的主題、你想指出的數據或內容要點，一切從服務你想表達的主題出發。

四個你不能忘記的圖表原則

• 只在需要的時候使用圖表，圖表要服務于內容。

• 不過多堆積圖表，圖表貴精不貴多。

• 每張圖表都表達一個明確的信息，一頁PPT最好只放一個主要圖表。

• 圖表要簡潔地展示有意義的數據，有助防止讀者曲解數據。

5.6　表格大變身

Lonely Fish：需要表格的思維，但無需拘泥表格的形式，你就會挖掘出無數的表格美化的靈感。

5.7　常用圖表美化方法

使用透明的矢量圖。

5.8　這些圖表不能這樣做

1．數據正確

數據一定要能支持你的論點。

2．圖表正確

同樣的數據，不同的圖表說明的問題不同，一定要讓圖表與你想說明的問題匹配。

3．觀點明確

同樣的圖表，表達的信息也是不完全相同的。把你的觀點寫在標題位置，不要讓觀眾去猜測你的圖表表達了什么意思。

4．適當美化

去掉表格里不需要的網格線，背景，圖標說明等，留下能說明問題的信息就可以了。

5．創意更好

如果你厭煩了圖表，適當的場合里你不妨多一點創意。有時候為了表達數據，并不一定需要圖表，一個大大的數字，也可以給觀眾很好的視覺沖擊。

6．分析而不是羅列數據

羅列數據只能說明你收集了很多數據。對這些數據進行分析，找到數據背后隱藏的信息，你的這頁幻燈片才有意義。

6.1　節約你修改時間的常用操作

請您盡可能保留版式中的“標題”占位符，因為只有寫在“標題”里的文字，才能被系統識別成這一頁幻燈片的標題并在側邊欄“大綱”里作為標題顯示出來。

如果你的PPT每一頁上的對象都能夠和某一條看不見的線對齊，會顯得你的PPT做得很專業。

格式刷：學名應該叫復制格式。通俗的講就是把一個對象的格式復制給另一個對象。

格式刷是一次性把某個對象的所有格式屬性復制到另一個對象，所以，當你需要復制部分格式屬性的時候，格式刷就沒有用了。

文本框的三維效果屬于文本框的屬性而不是文本的屬性。所以當你在文本框里給文字設置了三維效果，還想用格式刷刷給另外一個文本框的時候，請注意選擇文本框而不是文本。

6.2　制作讓人眼前一亮的封面與目錄

一個好的封面和目錄應該能夠喚起聽眾的熱情，使聽眾甘心情愿的留在現場并渴望聽到以后的內容。

6.3　通過排版突出重點

我現在有一個關于幻燈片排版的更好的方法，稱為一個中心三個基本點。

在你的每一頁幻燈片里，都應該只有一個中心，不超過三個分論點。三個分論點可從以時間、地域或其他三個角度去組織。

如果在投影儀上播放，請充分考慮投影儀的播放效果。很多投影儀顯示顆粒較粗，這個時候宋體字的顯示效果會非常差，建議采用黑體或雅黑字體。

現在還是有很多電腦沒有安裝微軟雅黑字體。所以當你采用了雅黑字體，并且要在別人的電腦上演示，請記得在將字體嵌入文件前打上勾，保存時會把字體嵌入PPT文件。

6.4　讓你的PPT圖片活起來

現在做PPT是再也離不開圖片了，在用圖片之前，先了解一些關于圖片的簡單知識吧。

常見圖片格式

BMP格式、JPG格式、GIF格式、PNG格式、WMF格式、AI格式。

位圖，文件超大，而且不能放大太多倍數。做PPT一般不用。如果實在找不到其他合適的圖片，先用windows軟件自帶的“畫圖”軟件另存為jpg格式的吧。

位圖，這是常用的格式，同樣像素的文件也是體積最小的，和BMP格式圖片一樣，不能放太大。

位圖，這是會動的圖片，動起來沒完沒了，所以放在PPT頁面上會非常吸引眼球。用不用就看你的需求了。

位圖，這種格式的圖片很酷的，有透明效果，我經常會選擇這樣的圖片。

矢量圖，這平時好像不常見，實際上微軟的剪貼畫里有很多是這個格式的。關鍵是這是矢量圖。

矢量圖，這是Adobe公司的Illustrator軟件的輸出格式。

用設置透明色的方法去掉圖片背景色，如果圖片比較小，基本上是沒有問題的，但是圖片比較大，就有問題了。

6.5　給PPT配個好顏色

我們的顯示器、投影儀都是采用RGB色系，與我們常說的太陽光的三原色紅、黃、藍所不同的是，RGB色系的三原色是紅、綠、藍。

用投影儀播放，由于大部分投影儀的燈泡老化嚴重，而且投影儀色彩還原度也比較差。所以如果你的PPT主要用來在投影儀上播放，色彩盡量簡單，對比強烈。背景色最好取色，可以避免辦公室關燈看投影的尷尬場面。

注意：顯示器上顯示的顏色和投影儀播放的顏色是會有所不同的。所以我們再三強調，播放用的PPT配色請盡量簡單。

6.6　為PPT添加動畫

將大型的圖示化整為零，逐步出現、講解，再出現、再講解。引導觀眾，讓他們的注意力集中到你講解的那一部分，從而簡化整個圖示。

所以當你在一個PPT文件里重復使用同一張圖片時，請在PPT文件內部復制圖片而不是反復選擇插入圖片。

6.8　插入視頻的方法

缺點：PPT文件轉移后視頻文件不能播放，一定記得把視頻文件和PPT文件一起轉移過去，或選擇打包成CD數據包后再轉移文件。

更多內容請關注下方的微信公眾號：