目錄

一、項目啟動會 initiating meeting

二、項目開踢會議 kick-off meeting

三/四：焦點小組會議&引導式研討會

五、規劃會議與分析

六、狀態審查會

七、投標人會議

八、項目經驗總結會

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一、項目啟動會 initiating meeting

1、召開時間：是啟動階段結束時召開的會議。

2、主要任務：發布項目章程，并任命項目經理，賦予項目經理動用組織資源的權力。

3、注意事項：

(1)會議召開前已經對干系人進行了識別，已經有了干系人登記冊與干系人管理策略。此時應當讓各方干系人進行認識和會面，讓客戶方領導表達信息化推動的決心，向項目經理和項目小組成員進行授權，調動員工的積極性，讓客戶方從上到下達成一種共識，為項目團隊日后開展相關的工作掃除障礙。

(2)啟動會召開時已經對風險進行了初步規劃與識別(風險類別)。

(3)項目經理要向相關干系人匯報項目計劃，但此時的計劃是非常粗略的計劃，不能用于指導項目執行。用于指導項目執行的項目管理計劃需要滾動式規劃漸進明細，通過制定項目管理計劃過程組才能得到真正的項目管理計劃。

二、項目開踢會議 kick-off meeting

也叫開工會

1、召開時間：規劃階段結束。

2、會議目的：?(1)正式批準綜合性項目計劃，并在干系人之間達成共識。(2)落實具體項目工作，為進入項目執行階段做準備。

3、已做事項：開踢會議召開前，通常已經確定了項目的組織結構，并已經對團隊成員的角色與職責進行定義。

4、已有文件：此時用于指導項目的項目管理計劃已經制定出來，已經有了項目范圍說明書、范圍基準、各分項管理計劃、進度計劃、采購計劃、風險登記冊等文件。因此，在開踢會議中，通常需要對項目的范圍、進度、成本、風險應對等事項進行確認，并在干系人之間達成共識。

5、與啟動會的區別：PMP考試中項目啟動會是initiating meeting，與開踢大會不是一個會，有一次PMP考試就同時出現了initiating meeting與kick-off meeting；當時，前者PMI翻譯為項目啟動會，后者PMI翻譯為開踢大會。

三/四：焦點小組會議&引導式研討會

1、首先我們回顧二者的定義：

(1)焦點小組會議：是把預先選定的干系人和主題專家集中在一起，了解他們對所提議產品、服務或成果的期望和態度。由一位受過訓練的主持人引導大家進行互動式討論。焦點小組會議往往比“一對一"的訪談更熱烈。

(2)引導式研討會：通過邀請主要的跨職能干系人一起參加會議，引導式研討會對產品需求進行集中討論與定義。研討會是快速定義跨職能需求和協調干系人差異的重要技術。由于群體互動的特點，被有效引導的研討會有助于建立信任、促進關系、改善溝通，從而有利于參加者達成一致意見。該技術的另一好處是，能夠比單項會議更快地發現和解決問題。?

引導式研討會有兩種方式：在軟件業用“聯合應用開發(JAD)"，注重把用戶和開發團隊集中在一起，來共同改進軟件開發過程。在制造行業，則使用“質量功能展開(QFD)"，來幫助確定新產品的關鍵特征，最終得到功能排序。QFD 從收集客戶需求(又稱“顧客聲音")開始，然后客觀地對這些需求進行分類和排序，并為實現這些需求而設置目標。

2、焦點小組會議和引導式研討會區別：

(1)二者形式非常相似形式，根本區別就在于參加引導式研討會的成員具有跨職能的特點，而焦點小組通常是在項目團隊所在的職能部門內進行；

(2)從規模來看，焦點小組會議通常限定在8-12個人，而引導式研討會則沒有這個限制。

五、規劃會議與分析

規劃會議與分析是風險管理過程召開的第一個會議，也是規劃風險管理唯一的一個工具與技術。

PMBOK指南對這個會議是這樣描述：項目團隊需要舉行規劃會議，來制定風險管理計劃。參會者可包括項目經理、相關項目團隊成員和干系人、組織中負責管理風險規劃和應對活動的人員，以及其他相關人員。

會議確定實施風險管理活動的總體計劃；確定用于風險管理的成本種類和進度活動，并將其分別納入項目的預算和進度計劃中；建立或評審風險應急儲備的使用方法；分配風險管理職責；并根據具體項目的需要，來“剪裁"組織中有關風險類別和術語定義等的通用模板，如風險級別、不同風險的概率、對不同目標的影響，以及概率影響矩陣。如果組織中缺乏可供風險管理其他步驟使用的模板，會議也可能要制定這些模板。這些活動的輸出將匯總在風險管理計劃中。

顯然，這個會議雖然叫規劃會議，但是卻是在風險管理第一個過程里面召開的，順利完成后，得到了風險管理計劃。

六、狀態審查會

狀態審查會是監控風險的最后一個工具與技術。但項目風險管理應該是定期狀態審查會中的一項議程。

該議程所占用的會議時間長短取決于已識別的風險及其優先級和應對難度。越經常開展風險管理，風險管理就會變得越容易。經常討論風險，可以促使人們識別風險和機會。也就是說，項目狀態審查會包括但不限于對風險的審查。

狀態審查會：從本質上看，是一個全面評估的大會。具體內容包括：項目的詳細計劃；項目績效的控制程序和方法；項目進行過程中，面臨的風險和不確定性的判別和控制；項目小組的人員的安排；項目小組內部交流和溝通界面的形成；項目進行過程中，報告制度安排；客戶關系；分包和承包者關系；與其他機構的關系；會計與核算的方式、內容和結果；項目進行過程中，其他沒有言明但重要的事項。

類似月度評審會。

七、投標人會議

投標人會議(又稱投標人大會、承包商會議、供貨商會議或投標前會議)：是在投標書或建議書提交之前，在買方和所有潛在賣方之間召開的會議。

1、目的：保證所有潛在賣方對本項采購(包括技術要求和合同要求)都有清楚且一致的理解，保證沒有任何投標人會得到特別優待。

2、注意事項：

(1)要把對問題的回答，以修正案的形式納入采購文件。

(2)買方必須盡力確保每個潛在賣方都能聽到任何其他賣方所提出的問題，以及買方所做出的每一個回答。

(3)時刻關注這樣的一個問題：讓所有的潛在買方得到的信息都是一樣的，讓所有潛在買方處于同一起跑線上，真正發揮招投標的作用。

八、項目經驗總結會

經驗總結會：任何項目收尾都要總結經驗教訓，更新知識庫，這些更新將成為組織過程資產(organizational process assets)，供以后的項目參考。 對于經驗教訓總結我們應當注意：考試經常會問你經驗教訓總結由誰參與?由誰負責?由誰歸檔等。

1、經驗教訓總結，人人需要參加。

2、參與：項目干系人。

3、編寫：項目團隊(包括項目經理)。

4、負責：項目經理。

5、歸檔：PMO。