一名項目經理溝通的時間占到工作時間的80%，所以如何提高溝通效率就變成了項目經理提高工作效率的重點。
??? 一名優秀的項目經理，無疑是一個好的溝通者。因為，專業的技能可以使你成為某個領域的專家，但出色的溝通技能，則是你邁向成功管理者的一個關鍵因素。毫無疑問，溝通作為一種“軟技能”，是項目經理所必須具備的。
??? 很多項目經理都知道溝通是很重要的，因為項目經理工作時間中的80%左右都是在溝通，可是現實中，有多少個項目經理真正花時間去學習、去研究過溝通呢?真正了解溝通的本質與方法的項目經理又有多少呢?這就引發了一些有趣的話題：為什么溝通這么重要，大家不去研究溝通呢?我們是不是可以得出這樣的結論：提高溝通效率就可以提高項目經理的工作效率。如果結論成立，那提高溝通效率就應該成為項目經理提高工作效率的重點。如何提高溝通的效率呢?我建議可以從項目溝通需求分析開始，從培養項目經理自身溝通的好習慣做起，這樣一定能提高工作效率，達到事半功倍的效果。
??? 一、做好溝通規劃，確定溝通目標
??? 在項目管理人員之中，有相當多的項目經理常常都在疲于應付那些層出不窮的項目問題，基本上屬于“頭痛醫頭，腳痛醫腳”的救火隊員，每天忙于溝通但效率低下，雖然也有很多項目經理經常參與各層面的溝通會議，但效果卻不見得有多好。這也是目前很多項目經理的工作現狀，無論是管理50人/月、100人/月還是更多的人的項目，項目經理都處于責任大、壓力更大的狀態下。之所以會出現這種現象，部分是因為項目中缺乏行之有效的溝通流程與方法，也有部分是因為這些項目管理人員溝通意識薄弱。
??? 一個公司的項目管理協調員A，在談到項目管理時，感受頗多：“現在跟進項目時，一般都是我全程跟蹤，跟各方面溝通，因為公司項目多，有時一個項目經理要管幾個項目，所以項目經理投入到不同項目的時間有限。比如項目進行中出現了技術問題，我會要求項目工程師解決，并要求其給出計劃及時間表，但往往項目工程師遲遲交不了計劃，拖拉幾天后才給計劃，又因為別的部門拖延時間，就會導致計劃又延誤。類似情況我經常向項目經理反映，他因為有很多項目在身，也只能抽空催項目工程師和其他部門，更多時間是讓我來催促。但我對他們既沒有考核權也沒有命令權，所以經常爭吵不止，而出了問題，項目經理通常只會找我負責，真的很無奈!”
??? 這個案例中的主要溝通問題是沒有做好溝通規劃，溝通目標不清晰，項目經理應該承擔主要責任。當然這個公司的WBS(工作分解結構)也有些問題，責權不清。如果該公司項目經理能建立信息發布、績效報告的平臺與系統，區分了與不同利害關系者溝通的目的和方法，項目中的溝通問題就會比較容易理順了。項目經理還要確定項目溝通通常需要的信息，盡可能化繁為簡地溝通，為此項目經理要做好以下幾方面的工作：明確組織機構圖;明確項目組織和利害關系者職責關系;列出項目中涉及的學科、部門和專業;列出多少人參與項目、在何地參與項目等后勤物流因素;內部信息需求分析;外部信息需求分析;利害關系者信息需求分析。案例中的項目協調員在項目中的地位與作用都不及項目經理，項目經理不應該讓項目協調員承擔超出他責任與能力的工作事項。
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二、主動溝通
??? 與疲于應付的項目經理不同，也有相當多的項目經理有著主動溝通的好習慣。主動溝通與被動溝通就好比是操之在我與受制于人。毫無疑問，大家都不想受制于人，可是，根據筆者多年從事項目的經歷來判斷，有主動溝通習慣的項目經理所占比例甚至不超過50%，以致每天問題纏身。
項目例會是項目正式溝通的最主要形式之一，是項目經理主動溝通項目信息、跟蹤項目進展情況、解決項目內部沖突、確保項目按計劃進行的有效手段。通過舉行項目例會，項目經理還可以與項目組成員、甚至組織內部的發起人、相關職能部門經理等項目利害關系者進行充分地、面對面地溝通，一方面可以幫助項目經理全面了解項目的進度、成本、質量、范圍的完成狀況，以及項目成員表現和項目在執行過程中暴露的問題，另一方面也有助于項目經理集思廣益，博采眾長，充分聽取各方面意見，從而為提升項目團隊士氣、進行項目決策、解決項目沖突奠定堅實的基礎。
??? 當然，主動溝通的方式還有很多，比如主動檢查，要求項目成員主動匯報等一些正式的溝通渠道，也可以使用吃飯、聊天、OA系統在線交流、其它聊天工具交流等一些非正式的溝通渠道。
??? 當然，這并不是說，主動溝通了，所有的溝通問題都能迎刃而解。溝通不在于形式，而在于它的實質。某個工程建設公司的項目經理李經理，領導的項目人員始終在抱怨項目的工作氛圍不好。李經理非常希望能夠通過自己的主動溝通去努力改善這一狀況，因此制定了例會制度，要求項目組成員每周必須按時參加例會并發言，而且會前會后都會主動找項目成員溝通。雖然這是一個很好的溝通會，但是由于李經理對例會具體內容及安排規定的不夠細致全面，導致推行沒多久后項目成員就開始抱怨例會效率低下，每人都要發言導致時間太長，很多問題議而不決等等。而且由于在例會上有些項目成員意見相左，甚至開始相互爭吵、指責，影響到了人際關系的融洽。李經理苦惱異常，不知道他的問題到底出在了什么地方。
??? 李經理能主動溝通很不錯，例會也取得了一些效果，但他的問題是出在對例會沒有很好的規劃及安排，目的不明確，成員參與例會的主動性不夠。如果李經理能從以下幾方向修正，相信他的溝通效率會提高很多：1、將一些日常信息發布、績效進展報告納入日常工作，只有重大信息才在例會上通報;2、例會以解決問題、制定和落實糾偏措施為核心，把問題和偏差分為三類，推動糾偏和問題解決：上期以來的糾偏進展和問題解決、當期發生的問題和偏差、下期可能出現的問題和偏差。只有主動地有效地解決問題和糾正偏差，項目溝通管理的效率才會得到提高，項目溝通就納入到良性循環的軌道中來。
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三、換位思考
??? 出于人的本能，人們考慮問題往往首先站在自己的角度，用自己的標準去衡量溝通各方，去衡量這個世界。這樣難免會使人考慮問題主觀片面，在溝通時各說各的，溝而不通就不能叫做溝通。溝通要以解決問題或者推進事物進展為核心，而不是以表明立場的談判為核心。這就要求項目經理在項目進展中要養成換位思考的好習慣，以換位思考為核心，在溝通中尋求解決辦法或者推動進展。換位思考，就是站在對方立場考慮問題，設身處地為他人著想，以先理解他人進而尋求他人理解的一種處理人際關系的思考方式。人與人之間要互相理解和信任，并且要學會換位思考，這是人與人之間交往的基礎。有了換位思考，溝通各方達成一致或者達成妥協，推動溝通進展才會變得更容易。
????項目經理身處項目的信息中心，每一天都要接收大量的信息，也要傳遞大量的信息，并且要處理項目中隨時發生的問題。如果在處理這些問題和傳遞信息的時候過于主觀，不能換位思考，就可能會犯主觀判斷上的錯誤，進而導致整個項目團隊之間的互相猜忌，互不信任，結果就是整個項目團隊溝通效率低下，各方面工作的開展都會受到很大影響。
??? 陳經理是一家工程建設公司的項目經理，上級領導通知他下周集團公司的總裁會來檢查工作。陳經理接到通知后有些焦慮，因為這是他升任項目經理后，集團公司總裁第一次檢查他負責的建設項目，盡管陳經理在任的工作多次受到集團表彰，但是他仍然覺得他需要計劃一下這次的會面。他不斷地回憶任職來的工作細節，總結目前項目的進展情況，也試圖準備一份自我工作介紹的演講稿，可是寫了幾天他自己都不滿意。一籌莫展之際，他自言自語道：“如果我是集團的領導，我想知道項目的哪些情況呢?”這個設想使他豁然開朗，列出了一系列可能會被問到的問題，然后他把問題削減為12個，并且都準備了答案。總裁檢查的那天，在拘謹的自我介紹后，陳經理說：“我想您一定想通過今天的檢查了解這個項目的一些情況，所以我準備了10個問題，也許您希望知道答案”，說著他把準備好的問題及答案遞給了總裁。“是嗎?這有意思”，總裁回答說：“我也做了同樣的事情，你也看看吧!” 陳經理接過總裁的問題，結果他驚訝地發現他們列出的問題非常相似。這時候，總裁說道：“我看了一下，我想問的10個問題中有8個和你的問題是相同的，你的問題有12個，有些是我沒想到的，你考慮問題很細致很全面，不錯!你有沒有興趣一起討論一下這幾個問題呢?”
??? 這就是換位思考的魅力所在。處于項目團隊核心的項目經理，在溝通過程里很需要建立換位思考的好習慣。而且，換位思考是不分職位高低與工作層面的。
四、集思廣益
??? 有些項目經理有著比較豐富的實踐經驗，這些寶貴的經驗往往可以讓項目經理對項目中發生的問題做出迅速的判斷并及時處理解決。這也是很多公司在招聘項目經理時都會要求應聘者需有數年工作經歷的根本原因。但有的時候經驗主義也會害人，這是因為環境是在不斷變化的，有些經驗在變化的環境中已經不具備太多的參考價值，如果處理問題只憑經驗，哪有不犯錯誤的道理呢?中國開始全面引入科學的項目管理體系也才10多年時間，項目管理的體系和方法還沒有普及，有著豐富項目管理經驗的項目經理只是少數。但無論是有經驗的還是沒有經驗的項目經理，在溝通中都應該養成“集思廣益”的好習慣，原因很簡單：管好項目僅憑經驗是遠遠不夠的，而且一個人的智慧也是有限的，項目經理如果能集中項目團隊所有成員的智慧，思考并廣泛吸取有益的意見，溝通必然高效，工作也必然會卓有成效。
??? 項目管理不同于運營，項目有著三個主要特征，分別是：
??? 1、獨特的產品、服務或成果;
??? 2、臨時性;
??? 3、漸近明細。
??? 正是由于項目這三個主要特征導致項目比運營要復雜得多，項目溝通管理也因為項目漸近明細的特征及人員的臨時性變得復雜起來。而且不同的項目之間差異性也相當大，比如修一條路與建一棟樓的區別，比如開發一個軟件與建一個網站的區別，這種差異性會進一步導致項目溝通的復雜性。正是因為項目的這些特點，導致項目管理只靠項目經理個人或者少數管理人員的個人經驗與智慧是很難管好的，在客觀上“集思廣益”也是相當必要的。
?? ?有這樣一個案例：A是公司新派駐一個泰國工程項目的項目經理。此國際項目非常重要，公司上下領導都格外重視。但是A剛到項目時，就聽到了很多不和諧的聲音。有的成員出于對上一任項目經理離職的不滿，而對A不甚歡迎。有的成員則莫名地對其冷言相向。一邊是項目成員的拖拉怠工，一邊是業主與上級領導要求保時保質的壓力，A處于這樣的環境中，采取了強硬的工作態度，對下屬的反對聲音和建議也充耳不聞。他原以為情況會很快好轉，沒料到團隊氣氛和項目工期延誤的現象不但沒有好轉，反而有變壞的跡象。
?? ?這是一個典型的項目溝通不良的案例。A項目經理是空降兵，他首先應該爭取項目團隊中對他的到任沒有不滿的項目成員的合作，多聽建議;其次，他應該安撫那些對前任離職經理不滿的項目成員，采取懷柔政策，而非強硬的打壓;第三，他應該尋求公司支持，請上一級領導前往項目，對離任項目經理另有安排一事進行說明，并且動員項目團隊成員完成任務，鼓舞士氣。在接下來的工作中，A可以采取以下溝通方式：
??? 2、提出愿景：讓項目 團隊所有成員明確具體目標以及收益(精神和物質)。
??? 3、明確任務：細化WBS(工作分解結構)，明確要做什么，每個人要做哪些具體工作，什么標準，要弄清楚
??? 4、集思廣益：發動所有項目 團隊成員的力量及智慧，博采眾人之所長，以解決問題為核心，有效推動問題的解決進展。
??? 對 項目經理而言， 溝通是一門工作必修課，是一門藝術。 項目經理需要養成 溝通的好習慣，關心成員的心理健康，發揮他們的自身特長，提高其技術能力，締造 團隊和諧氣氛，同時保持與外部的有效聯絡 溝通。只有這樣，才能事半功倍。
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