采購管理概念

項目采購管理包括從項目團隊外部采購或獲取所需產品、服務或成果的各個過程。項目采購管理包括編制和管理協議所需的管理和控制過程，例如合同、訂購單、協議備忘錄（MOA）和服務水平協議（SLA）。

采購管理基礎

協議/采購合同

項目采購過程涉及用協議來描述買賣雙方的關系。因應用領域不同，協議可以是合同、服務水平協議（SLA）、諒解備忘錄、協議備忘錄（MOA）或訂購單。

協議不同于一般的項目文件，需要經過更多的審批，需要法務部門參與。

因應用領域不同，賣方可以是承包商、供貨商、服務提供商或供應商；買房可能為最終產品的所有人、分包商、收購機構、服務需求者或購買方。

管理新實踐

• 工具的改進：用于管理項目采購和項目執行的工具已取得重大發展。買方可以在線發布采購廣告，賣方也能使用在線工具集中查找采購文件
• 更先進的風險管理：在編制合同時準確地將具體風險分配給最有能力對其加以管理的一方。沒有任何承包商有能力管理項目的所有重大風險，買方因而必須接受承包商無法掌控的風險，如法律法規的不斷變化；在合同中可以明確規定風險管理是合同工作的一部分。
• 變化中的合同簽署實踐：對于數百億元的超大型項目，為了減少執行過程中的問題和索賠，采用國際公認的標準合同范本日益普遍。
• 物流和供應鏈管理：材料物流管理對項目成功至關重要。對采購周期較長的產品，制造環境和運輸環境都是項目進度的決定因素，需要提前采購，以便項目如期完成。項目早期不僅要明確主要的采購渠道，通常還需要明確次要和備選渠道。
• 技術和干系人關系：采用網絡攝像的技術，以改善與干系人溝通和關系，發生索賠時可分析視頻材料。
• 試用采購：決定大批量采購之前，有些項目會試用多個候選賣方，向他們采購少量的可交付成果。這樣買方可以推進項目工作的同時，對潛在合作伙伴進行評估。

采購管理過程

輸入輸出匯總一張表

裁剪考慮因素

• 采購的復雜性：一次采購還是多次在不同時間不同賣方采購
• 物理地點：同一地點，還是不同時區、國家或大洲
• 治理和法規環境：組織的采購政策與法律法規是否兼容，當前法律是否會影響合同審計工作
• 承包商的可用性：是否具備工作執行能力的承包商可供選擇

1、規劃采購管理

規劃采購管理是記錄項目采購決策、明確采購方法，及識別潛在賣方的過程。主要作用是確定是否從項目外部獲取貨物和服務。如果是，要確定什么時間以什么方式獲取什么貨物和服務。可從執行組織的其他部門采購，或從外部渠道采購。

應該在規劃采購管理的早期確定與采購有關的角色和職責，項目經理需要確保項目中配備具有所需采購專業知識的人員。采購過程的參與者可能包括采購部和法務部的人員，這些人的職責也應記錄在采購管理計劃中。

一般的采購步驟：
①準備采購工作說明書（SOW）或工作大綱（TOR）
②準備高層級的成本估算，制定預算
③發布招標廣告
④確定合格賣方的名單
⑤準備并發布招標文件
⑥由賣方準備并提交建議書
⑦對建議書開展技術評估（含質量）
⑧對建議書開展成本評估
⑨準備最終的綜合評估報告，選出中標建議書
⑩結束談判，買方和賣方簽署合同

項目進度計劃對規劃采購管理中的采購策略制定有重要影響，采購計劃的決定也會影響進度計劃。

數據流向圖

輸入說明

• 立項管理文件：立項階段經批準的結果或相關文件可用于規劃采購管理，從業務視角描述必要的信息，并據此決定項目的期望結果是否值得所需投資
• 項目章程：包括目標、項目描述、總體里程碑，以及預先批準的財務資源
• 項目管理計劃
  • 范圍管理計劃：如何管理供應商工作范圍
  • 質量管理計劃：需遵循的行業標準，應寫入招標文件，也可作為供應商資格預審條件
  • 資源管理計劃：哪些資源需要采購
  • 范圍基準：含范圍說明書、WBS和WBS詞典，應針對范圍中已知的工作編制采購工作說明書（SOW）和工作大綱（TOR）
• 項目文件
  • 風險登記冊：風險通過采購協議轉移給第三方
  • 干系人登記冊：包括監管機構、合同簽署人員和法務人員
  • 需求文件：一是賣方需要滿足的技術要求；二是具有合同和法律意義的需求，如執照、許可證等
  • 需求跟蹤矩陣：將產品需求從來源連接到滿足需求的可交付成果
  • 里程碑清單：重要里程碑清單說明賣方需要在何時交付成果
  • 資源需求：可能需要采購的團隊及實物資源
  • 項目團隊派工單：包含關于團隊技能和能力的信息，以及他們可用于支持采購活動的時間。如果項目團隊不具備開展采購活動的能力，則需要外聘人員或對現有人員進行培訓
• 事業環境因素：影響采購過程的事業環境因素包括市場條件；可從市場獲得的產品；賣方以往聲譽等
• 組織過程資產：組織的采購政策、程序和指南；合同類型

合同分類

• 總價合同（Fixed-Price Contract）:適用于已明確定義需求，且不會出現重大變更的情況下使用
  • 固定總價（Firm Fixed Price，FFP），最常見合同類型，買方喜歡，采購價格一開始就確定
  • 總價加激勵費用（Fixed Price Incentive Fee，FPIF）：允許一定的績效偏離，實現既定目標給予相關財務獎勵，設置價格上限，超出部分賣方承擔
  • 總價加經濟價格調整（Fixed Price with Economic，FPEPA）：適用于賣方履約期跨越幾年時間，以事先確定的方式對合同價格進行最終調整。
• 成本補償合同
  • 成本加固定費用（Cost Plus Fixed Fee，CPFF）：為賣方報銷履行合同工作所發生的一切可列支成本，并向賣方支付一筆固定費用，以初始估算成本的某一百分比計列，除非范圍變更
  • 成本加激勵費用（Cost Plus Incentive Fee，CPIF）：為賣方報銷履行合同工作所發生的一切可列支成本，并在賣方達到合同規定績效目標時，向賣方支付預先確定的激勵費用，超出/節省部分，買方和賣方根據事先商定的成本分攤比例承擔
  • 成本加獎勵（Cost Price Award Fee，CPAF）：為賣方報銷一切合法成本，在賣方滿足合同規定績效標準情況下，買方主觀判斷績效標準后決定是否支付獎勵費用，通常不允許申訴
• 工料合同（Time and Material，T&M）：兼具成本補充合同和總價合同特點的混合型合同，適用于無法快速編制出準確地工作說明書的情況下擴容人員、聘用專家或尋求外部支持。

工具和技術說明

• 專家判斷：咨詢專業人員意見
• 會議
• 數據收集：市場調研，包括考察行業情況和具體賣方的能力。
• 數據分析：自制外購分析，確定是團隊自行完成還是外部采購，可利用回收期、投資回報率（ROI）、內部報酬率（IRR）、現金流貼現、凈現值（NPV）、收益成本（BCA）等分析技術，確定貨物應該內部自制還是外部購買。
• 供方選擇分析：應該在采購文件中寫明評估方法，讓投標人了解將會如何被評估，常用的選擇方法包括：
  • 最低成本
  • 僅憑資質
  • 基于質量或技術方案得分
  • 基于質量和成本
  • 唯一來源：特殊理由時采用，特殊情況
  • 固定預算：適用于工作說明書定義精確、預期不會變更，且預算固定不得超出的情況

輸出說明

• 采購管理計劃：包含要在采購過程中開展的各種活動，可包括以下內容：
  • 如何協調采購與項目的其他工作
  • 開展重要采購活動的時間表
  • 用于管理合同的采購測量指標
  • 與采購有關的干系人角色和職責
  • 可能影響采購工作的制約因素和假設條件
  • 司法管轄權和付款貨幣
  • 是否需要編制獨立估算，以及是否將其作為評價標準
  • 風險管理事項
  • 擬使用的預審合格的賣方
• 采購策略：如果從外部渠道采購，應制定一套采購策略，規定項目交付方法、具有法律約束力的協議類型，以及如何在采購階段推動采購進展
  • 交付方法
  • 合同支付類型
  • 采購階段：采購工作順序和階段劃分，每個階段的描述及具體目標
• 采購工作說明書：依據范圍基準，為每次采購編制工作說明書，詳細描述擬采購的產品，以便潛在賣方確定是否有能力提供此類產品。內容包括：規格、數量、質量水平、績效數據、履約期間、工作地點和其他要求
• 招標文件：用于向潛在賣方征求建議書，不同招標文件說明如下：
  • 信息邀請書（RFI）：需要提供擬采購服務的更多信息
  • 報價邀請書（RFQ）：需要提供如何滿足需求的成本信息
  • 建議邀請書（RFP）：出現問題且解決方法難以確定，采用建議邀請書，最正式的“邀請書”文件
• 自制或外購決策
• 獨立成本估算：大型采購，采購組織可咨詢準備獨立估算，或聘用外部專業估算師做出成本估算，并作為評價賣方報價的對照基準。
• 供方選擇標準：包括能力和潛能；產品成本和生命周期成本；交付日期；技術專長和方法；相關經驗；響應工作說明書的工作方法和工作計劃；關鍵員工的資質；組織財務穩定性；管理經驗
• 變更請求：規劃采購期間的決策，可能導致變更請求
• 項目文件更新
  • 經驗教訓登記冊
  • 里程碑清單
  • 需求文件
  • 需求跟蹤矩陣
  • 風險登記冊冊
  • 干系人登記冊
• 組織過程資產更新：合格賣方的信息

2、實施采購

實施采購是獲取賣方應答、選擇賣方并授予合同的過程。主要作用是選定合格賣方并簽署關于貨物或服務交付的法律協議，最后成果是簽訂的協議，包括正式合同。

數據流向圖

輸入說明

• 項目管理計劃
  • 范圍管理計劃：描述如何管理工作范圍，包括賣方負責的工作范圍
  • 需求管理計劃：賣方如何管理按協議規定應該實現的需求
  • 溝通管理計劃：描述買方和賣方之間如何開展溝通
  • 風險管理計劃：描述如何安排和實施項目風險管理活動
  • 采購管理計劃：包含在實施采購過程中應該開展的活動
  • 配置管理計劃：定義了哪些是配置項，哪些配置項需要正式變更控制。賣方開展配置管理的形式和過程與買方保持一致。
  • 成本基準：包括開展采購的預算
• 項目文件
  • 需求文件：賣方需要滿足的技術要求
  • 項目進度計劃：采購活動的開始和結束日期
  • 風險登記冊：取決于賣方的組織、合同持續時間、外部環境、交付方法、合同類型以及最終商定的價格。任何被選中的賣方都會帶來特殊的風險
  • 干系人登記冊：包含已識別干系人的詳細信息
  • 經驗教訓登記冊：項目早期獲取的與實施采購有關的經驗教訓
• 采購文檔：用于達成法律協議的各種書面文件，包括項目啟動之前的文件，采購文檔包括：
  • 招標文件：發給賣方的信息邀請書、建議邀請書、報價邀請書或其他文件
  • 采購工作說明書：向賣方清晰地說明目標
  • 獨立成本估算
  • 供方選擇標準
• 賣方建議書：賣方為響應采購編制的建議書。
• 事業環境因素
• 組織過程資產

工具和技術說明

• 專家判斷：征求專家意見
• 廣告：是產品與潛在用戶進行的溝通，在大眾出版物上刊登廣告，往往可以擴充潛在的賣方名單
• 投標人會議：賣方在提交建議書之前，在買方和潛在賣方之間召開的會議，確保所有投標人對采購要求都清楚且一致理解，并確保沒有任何投標人會得到特別優勢
• 數據分析：建議書評估，確保他們是否對招標文件中的招標文件、采購工作說明書、供方選擇標準和其他文件，都做出了完整且充分的響應。
• 人際關系與團隊技能：談判，為達成協議而進行的討論。采購談判指在合同簽署之前，對合同的結構、權利和義務以及其他條款加以澄清，以達成共識。最終文件反映雙方達成的全部一致意見。談判以簽署買方和賣方均可執行的合同文件而結束。采購應由采購團隊中擁有簽署職權的成員主導。

輸出說明

• 選定的賣方：在建議書評估或投標評估中被判斷為最有競爭力的投標人。高價值和高風險采購，授予合同前，把選定賣方報給組織高級管理人員審批。
• 協議：合同是對雙方都有約束力的協議，強制賣方提供規定的產品，強制買方向賣方支付相應地報酬
• 變更請求：整體變更控制過程處理
• 項目管理計劃更新
  • 需求管理計劃
  • 質量管理計劃
  • 溝通管理計劃
  • 風險管理計劃
  • 采購管理計劃
  • 范圍基準：可能導致對可交付成果的變更
  • 進度基準：賣方可交付成果變更影響整體進度績效
  • 成本基準：承包商價格材料變動對成本的影響
• 項目文件更新
  • 經驗教訓登記冊：記錄實施采購過程中的挑戰、規避方法等
  • 需求文件：需要滿足的技術要求
  • 需求跟蹤矩陣：根據賣方能力，變更請求更新需求跟蹤矩陣
  • 資源日歷
  • 風險登記冊
  • 干系人登記冊
• 組織過程資產更新：合格的賣方清單；與賣方合作相關經驗

3、控制采購

控制采購的質量，包括采購審計的獨立性和可信度，是采購系統可靠性的關鍵決定因素。

以下內容有助于實現適當的采購控制：

• 組織的道德規范
• 內部法律顧問和外部法律顧問
• 持續的反腐計劃

采購控制過程中，需要開展財務管理計劃，包括監督向賣方付款。確保合同中的支付條款得到遵循，把付款與賣方工作進展聯系起來，也可以基于輸出和可交付成果來付款

合同收尾前，若雙方達成共識，可根據變更條款，隨時對協議進行修改。需要書面記錄。

數據流向圖

輸入說明

• 項目管理計劃
  • 需求管理計劃：如何管理承包商需求
  • 風險管理計劃：如何實施賣方引發的風險
  • 采購管理計劃：規定了控制采購過程需要開展的活動
  • 變更管理計劃：如何處理由賣方引起的變更
  • 進度基準：賣方進度拖延會影響進度績效
• 項目文件
  • 假設日志：采購過程的假設
  • 需求文件：賣方需要滿足的技術要求
  • 需求跟蹤矩陣：產品需求從來源連接滿足需求的可交付成果
  • 里程碑清單：說明賣方何時交付成果
  • 風險登記冊
  • 干系人登記冊
  • 經驗教訓登記冊
  • 質量報告：賣方不合格賣方過程
• 采購文檔：包含用于管理采購過程的完整支持性記錄，包括工作說明書、支付信息、承包商工作績效信息、計劃、圖紙和其他往來函件
• 協議：對照協議，確認相關條款和條件的遵守情況
• 工作績效數據：與項目狀態有關的賣方數據，如技術績效，已啟動、進展中或已結束的活動，已產生或投入的成本、已向賣方付款的情況。
• 批準的變更請求：如修改采購工作說明書、定價以及對產品或成果的描述。
• 事業環境因素：合同變更控制系統；市場條件；財務管理和應付賬款系統；采購組織的道德規范
• 組織過程資產：采購政策

工具和技術說明

• 專家判斷：征求專家建議
• 會議
• 索賠管理：買賣雙方不能就是否變更和變更補償達成一致時。談判是首選方法
• 數據分析
  • 績效審查：對照協議，對質量、資源、進度和成本績效進行測量、比較和分析
  • 掙值分析（EVA）：計算進度和成本偏差，以及偏差指數，以確定偏差目標的程度
  • 趨勢分析：成本績效的完工估算（EAC），以確定績效正在改善還是惡化
• 檢查：對承包商正在執行的工作進行結構化審查，涉及可交付成果和工作過程審查
• 審計：對采購過程的結構化審查，應在采購合同中明確規定與審計有關的權利和義務

輸出說明

• 采購關閉：買方通過授權的采購管理員，向賣方發出合同已經完成的正式書面通知。正式關閉采購的要求，通常在合同條款中規定。
  • 已按時按質按技術要求交付全部可交付成果
  • 沒有未決索賠或發票
  • 全部最終款項已付清
• 采購文檔更新
• 工作績效信息：包括與合同要求相比較的可交付成果完成情況和技術績效達成情況
• 變更請求：可能提出對項目管理計劃及其子計劃和其他組件的變更請求。如成本基準和進度基準和采購管理計劃
• 項目管理計劃更新
  • 風險管理計劃
  • 采購管理計劃
  • 進度基準：如賣方的重大進度變更影響到了項目的整體進度績效，則可能更新
  • 成本基準：承包商材料和人力價格變動
• 項目文件更新
  • 經驗教訓登記冊：能有效維護采購工作的范圍、進度和成本的技術；出現偏差的糾正措施及有效性
  • 資源需求：隨著承包商工作進展，工作執行不符合原定計劃時需要變更資源需求
  • 需求跟蹤矩陣：記錄已實現的需求
  • 風險登記冊：每個被選中的賣方都會帶來特殊的風險
  • 干系人登記冊：承包商和供應商可能發生變更
• 組織過程資產更新
  • 支付計劃和請求
  • 賣方績效評估文件：由買方準備，記錄賣方繼續執行當前合同工作的能力
  • 預審合格賣方清單更新
  • 經驗教訓知識庫
  • 采購檔案：帶索引的全套合同文檔，包括已關閉的合同，并最終納入項目檔案

其他相關管理過程

合同的類型

按項目范圍劃分

• 項目總承包合同：甲方只需要與一個賣方溝通，容易管理與協調
• 項目單項承包合同：甲方分別與不同的賣方訂立單項合同，對買方組織協調能力提出了較高的要求
• 項目分包合同：經合同約定和買方認可，賣方將其承包項目的某一部分分包給具有相應資質條件的分包方，與分包方簽訂的合同叫分包合同（買方與賣方，賣方與分包方，如果出現問題，買方可以要求賣方和分包方承擔責任）

訂立項目分包合同的5個條件：

• 經過買方認可
• 分包的部分必須是非主體工作
• 只能分包部分項目
• 分包方必須具備資質條件
• 分包方不能再次分包

按項目付款方式劃分

• 總價合同

  • 固定總價合同，買方都喜歡，價格一旦確定，不允許改動，除非范圍變更

  • 總價加激勵費用合同：買賣雙方提供了一定的靈活性，允許一定的績效偏差。激勵費用與賣方績效有關，必須設置價格上限，超出部分賣方承擔
    

  • 總價加經濟價格調整合同：長期合同，考慮通貨膨脹、成本增加等。必須規定用于準確調整最終價格的、可靠的財務指數。

  • 訂購單：又叫單邊合同（因為不需要談判），非大量采購標準化產品時

• 成本補償合同：買方特別信得過賣方

  • 成本加固定費用合同：實報實銷，固定利潤
    

  • 成本加激勵費用合同：實報實銷，并在賣方達到合同規定的績效目標時，支付預先確定的激勵費用。一般會設置分攤比例如40:60，共同承擔成本超支或結余，甲方承擔40%，乙方承擔60%。實際成本大于目標：付款總數 = 目標成本 + 目標費用 + 買方應負擔的成本超支；實際成本小于目標成本，付款總數 = 目標成本 + 目標費用 - 買方應享受的成本節約
    

  • 成本加獎勵費用合同：實報實銷，并由買方主觀感覺支付一筆利潤

• 工料合同：實際工時數和材料數，按事先確定的單位工時費用標準和單位材料費用標準進行付款；買方承擔工作量風險，賣方承擔單價風險。適用于金額小、工期短、不復雜的項目。與成本補償合同一樣，屬于開口合同。

合同的內容

一般情況下，條款由當事人各自約定，應包括以下各項：

• 項目名稱
• 標的內容和范圍
• 質量要求
• 計劃、進度、地點、地域和方式
• 期限
• 技術情報和資料保密
• 風險責任的承擔
• 技術成果歸屬
• 驗收標準和方法
• 價款、報酬支付方式
• 違約金或者違約索賠的計算方法
• 解決爭議的方法
• 名詞解釋

合同管理過程

• 合同簽訂管理：做好以下3項工作①市場調查②潛在合作伙伴或競對調查③了解環境，做出正確的風險分析判斷
• 合同履行管理
• 合同檔案管理
• 合同變更管理
• 合同違約索賠管理

索賠流程

• 提出索賠請求
• 報送索賠資料
• 監理答復
• 監理逾期答復（28天未答復默認索賠成立）
• 持續索賠：索賠事件持續進行時
• 仲裁與訴訟

合同解釋的原則

• 主導語言原則：若存在兩種語言文本，不一致時，以主導語言為準
• 適用法律原則：規定適用哪個國家的法律
• 整體解釋原則：一般來說，特殊條件優先于一般條件，具體規定優先于籠統規定，手寫條文優先于印刷條文，單價優先于總價，價格的文字表達優先于阿拉伯數字表達，技術規范優先于圖紙。
• 公平誠信原則：如果按整體解釋原則進行解釋后仍含糊不清，則可按不利于合同起草一方（一般為買方）的原則進行解釋