電子郵件是如今工作場所重要的通信工具之一，但不是每個人都知道如何很好地使用這個工具。工作郵件也是人際溝通的一種方式，和打電話、面談一樣，有很多學問講究，所以在發送郵件之前一定要深思熟慮。

【發送，抄送，密抄送，你明白嗎？】 發送——發送是TO，只給一個人;這是一個權責關系，發送對象是需要對方回饋的，內容要針對對方說，這個是起碼的，正規事項上，對方也有義務回復你的問題，起碼要回復，已知悉; 抄送——抄送是CC，除了發送人，還給其他人員看到;其他人員可以看到其他收到郵件的人;如無問題抄送是可以不回復的;職權上來說，更像是給相關人員一個知情權;需要注意的是：在添加抄送對象時，了解被抄送人的職位等級高低還是非常重要的; 密送——密抄送BCC，收到密送的人，不會顯示出來，收件人彼此之間不知道。

Q1：那比如說：一個項目郵件，有客戶方對應的接口人，有部門主任，可能都需要發，那么如何選擇? A1：如果我是項目負責人，這個郵件內容需要對接的是客戶的接口人;那么發送人是接口人，抄送是部門負責人; A2：可能都需要發，我覺得應該了解清楚。避免不必要的麻煩。我會跟發送的人請求看是否需要抄送給他人; A3：覺得發送人最好是一個，這樣比較明確;最直接的事件執行者是唯一接收人，其他人全部抄送 #一鍵轉發是個很可怕的東西# 1.我遇見過項目助理給3個項目的負責人跟相關人員發會議通知;然后某項目負責人回復郵件的時候，一鍵轉發了所有人。 2.某競爭對手把客戶群發的郵件，又全部回復了;結果就是他的公司資料信息在客戶的所有供應商的電腦上出現了

【附件一定要注意】 1.發送郵件的時候，有附件先將附件上傳，然后寫明內容、標題，檢查完成后再添加發送人、抄送人。 2.#文件命名是個大學問#——附件名稱上需注明“事項、提交人名稱、時間或者編號”;不添加附件的，添加附件但是文件名亂七八糟的、或者是不同版本，沒有加時間和負責人后綴的，都會給對方造成閱讀溝通上的麻煩; 3.如果郵件內上傳的附件數量較多，需要考慮整理打壓縮包，或者逐個上傳、便于領導手機閱讀或者在線預覽; 4.發給外部客戶的文件，有很多是不能給客戶修改的協議，必須用pdf，哪怕對方覺得煩也要用;尤其是合同之類的，有同事發了圖片格式，被點名批評，現在ps很厲害哦。 5.#溝通很重要#——其實還有一個常見的問題。就是業務溝通一定要清楚。很多時候我要CDR格式文件，他非給我AI的，雖然這不是文件本身的問題，但是我覺得跟前期溝通有關。往往廣告公司和設計常見這類問題。 【

格式切切不可忘】 1.FYI——for your information，讓你知道這個事的意思;不過這個一般都是上級對下級，或者平級。不然慎用! 2.office的不同版本間的格式，最好還是存成2003版;自己公司統一用07的話倒無所謂;但是如果發給客戶，要注意了：很多地方目前仍使用2003版本，高階的文檔無法查閱，打不開事小，耽擱了時間才是大問題;另外office保存時必須弄成兼容模式。

【快看看你的簽名檔！】 1.自己的簽名，切勿使用奇奇怪怪的名字，例如“奧特曼”、“蝙蝠俠”等，不然你可不是奧特曼，而會變成笑柄;對方的簽名也不要存奇怪的東西，我看到過有人存了一個“xx公司某某，急性子，來件速回”，但是你想想當事人看到是什么表情。 2.有幾個公司名稱，郵箱可以設置幾個簽名檔;簽名檔可以在郵件客戶端和郵件后臺自由設置;是否要使用英文的話，可依據個人習慣，但是一定要包含以下內容：公司名、姓名、電話、傳真(沒有可不選)、地址(中英對照);ps：簽名檔內含有超鏈接，可能會被視作垃圾郵件哦! Example： 順頌商祺!/祝今天工作順心!/祝身體健康! —————— 須臾 xxxx xxxx 【正文匯報要分明】 1.第一段行文里說清楚一共有那幾件事匯報，例如“各位領導，晚上好，有關xxx、xx、xxx的事情，請參閱如下：” 2.然后下面開始分點說明，按重要程度列點，分標題加粗。后面括號里標注相關的附件;附件名稱也修改成附件一、二、三的格式 3.涉及到具體的數據、更改項、需要重點關注的字眼/數字時，用下劃線標出來; 4.一般要是標題加粗了，那分標題的內容里就不會再用加粗了，不然視覺效果有點主次不分，下劃線也能起到這個效果。 5.其實內容很少變字體，簡化描述，不廢話，要比寫一大堆，然后再在里面標注重點要好得多。

【發送完成記得提醒】 重要的郵件，尤其是有明確時間節點，還有直系領導的事情，需要通過短信or電話方式提醒;如果覺得直接電話，會打攪到對方的會議等，那么可以采取首先短信告知，如果過一兩個小時，沒有收到回復的短信，再去考慮電話通知。 我見過最滴水不漏的采購，發郵件完了以后5分鐘以內，必然收到郵件、短信、電話、QQ;然后抄送給了雙方的上一級直屬領導。