本節書摘來異步社區《Outlook時間整理術》一書中的第1章，作者： 【德】Lothar Seiwert , Holger Woeltje 譯者： 歐陽宇，更多章節內容可以訪問云棲社區“異步社區”公眾號查看。

創建和使用自己的文件夾結構

花費約兩小時為電子郵件設計和創建一個有含義的文件夾結構，并將保存的電子郵件歸檔到合適的文件夾。經驗顯示，最好不要使用超過7個文件夾（除了收件箱、草稿等Outlook默認文件夾之外）。對于每個主文件夾，還可以創建子文件夾。每一級也同樣盡量別超過7個子文件夾，以便后續能快速找到位置。

最佳設置取決于您的工作領域和個人思維方式，每個人的思維方式各不相同。例如，如果您管理5個大型項目，可能會為每個項目創建一個主文件夾，然后按主題對郵件進行排序。有些用戶可能更喜歡按時間排序，因此文件夾也類似于“已完成”、“今晚答復”、“本周處理”、“本月處理”、“等待答復”、“周末跟進”等。您也可以采用組合方式。對于某些團隊，可能會要求所有團隊成員采用相同的文件夾結構。對于各種情形沒有一成不變的規則。適合自己的就是最好的。

盡量找到適合自己的文件夾結構。例如，與負責類似工作的同事協商一下，兩個人的智慧往往能夠擦出火花。也可以詢問在文件夾結構方面有經驗的其他人，他如果成功地讓收件箱保持整潔，則可以讓其與您分享經驗與技巧。

下面列出了可幫助您劃分文件夾結構的一些示例準則。

• 人員/聯系人（同事、客戶、供應商）
• 主題/專業領域
• 項目/產品
• 優先級（參見第2章)
• 位置（國家/地區、城市、公司位置、工廠）
• 產品編號、參考編號、客戶編號
• 截止日期（今晚完成、周末完成、本月完成）

最初使用這個新文件夾結構可能會有一段熟悉時間。不過，最多3到5周，如果發現這個結構仍然混淆不清，仍然很難分配和查找郵件，則應該修訂這個文件夾結構，根據您的使用經驗進行修改。

如何建立新文件夾
1．在文件夾列表中，右鍵單擊想要建立文件夾的父文件夾（如收件箱的名稱或“個人文件夾”），然后在快捷菜單中選擇“新建文件夾”。作為一種可選方式，也可以按Ctrl+Shift+E組合鍵，然后選擇要放置新文件夾的位置。

2．在“新建文件夾”對話框中的“名稱”框中輸入合適的文件夾名稱。

3．如有必要，將“文件夾包含”列表框中的條目更改為“郵件和公告項目”。僅當對話框未從電子郵件視圖打開時需要更改。

4．單擊“確定”按鈕，關閉對話框，即可創建新文件夾。

提示
√
Outlook自動按字母順序排列文件夾。以@、z或數字打頭的文件夾名稱將被放置在列表的開頭、中間和結尾位置。
如何將郵件移至合適的文件夾
1．在收件箱（或任何其他文件夾）中，單擊想要移動的郵件。

2．將郵件拖至目標文件夾上，釋放鼠標按鍵，即可將郵件放入該文件夾。

若想要復制（而不是移動）郵件，右鍵單擊郵件，拖至目標文件夾上，然后在快捷菜單中選擇相應的命令。還可以按住Shift鍵或Ctrl鍵后單擊以同時選擇多封郵件，然后右鍵單擊并拖動選中部分，將它們移動/復制到某個文件夾中。如果想要移動文件夾結構中的某個文件夾（不僅僅是郵件），只需單擊文件夾，將其拖至另一個文件夾或主文件夾（如個人文件夾或Microsoft Exchange郵箱）中。

收藏夾——快速訪問最重要的文件夾

使用“收藏夾”文件夾可快速訪問最常用的文件夾，而無需每次都要單擊通過數層文件夾，如圖1-6所示。方法是將文件夾或子文件夾拖至“收藏夾”區域。由于在收藏夾區域無法看到父子文件夾層次，為文件夾添加某種形式的辨識很重要，可以在文件夾名稱前面或后面加些標識，如技術數據（產品D）。像所有其他文件夾一樣，“收藏夾”中的文件夾可以單擊打開，也可以作為通過拖放方法移動郵件的目標文件夾。

如何為單個文件夾自定義郵件排序
在文件夾中，可以根據不同準則對郵件進行排序和分組。例如，可以對一個文件夾按主題排序，對另一個文件夾按發件人排序，對所有其他文件夾按日期排序。（在第4章中將會介紹排序、分組和自定義視圖的更多信息。）

單擊列標題即可按選定條件對條目進行排序。再次單擊列標題即可逆轉排序，如圖1-7所示。