Excel格式化是指對單元格內容進行視覺呈現方式的調整，它不改變實際數據內容，但能顯著提升數據的可讀性，根據格式應用的范圍，格式可分為"單元格格式"和"數據格式"。本文介紹了這兩類格式的主要設置方法，并在文末附加了一張思維導圖，方便大家查閱理解。

一、單元格格式

單元格格式主要設置數據的視覺外觀，如字體、顏色、粗細、傾斜、下劃線等，目的是方便查看或突出顯示某些數據。

1.1 字體格式

字體格式設置的是文字本身的視覺特征，如字體類型、字號大小、加粗、傾斜等屬性。

1.1.1 字體類型/大小

• 操作：開始 → 字體 → 選擇字體/字號
  

1.1.2 加粗/斜體/下劃線

• 操作：開始 → 字體 → B/I/U 按鈕
• 快捷鍵：加粗(Ctrl+B)、斜體(Ctrl+I)、下劃線(Ctrl+U)
  

1.1.3 刪除線/上標/下標

• 操作：Ctrl+1 → 字體 → 特殊效果 → 刪除線/上標/下標
  

1.1.4 邊框

• 操作：開始 → 字體 → 邊框下拉 → 選擇邊框樣式
  

1.1.5 背景顏色

• 操作：開始 → 字體 → 填充顏色
• 漸變填充：Ctrl+1 → 填充 → 可設置漸變效果
  
  

1.1.6 文字顏色

• 操作：開始 → 字體 → 字體顏色
• 建議：深色文字配淺色背景更易閱讀
  

1.2 對齊方式

對齊方式是指不同單元格內容在水平/垂直方向上的位置和對齊方式，對齊可以讓內容看起來更工整。

1.2.1 水平對齊

• 操作：開始 → 對齊方式 → 左對齊/居中/右對齊
• 縮進調整：開始 → 對齊方式 → 增加/減少縮進 可調整文字與邊緣的距離
  

1.2.2 垂直對齊

垂直對齊控制的是文字在垂直方向的位置：

• 操作：開始 → 對齊方式 → 頂端對齊/垂直居中/底端對齊
  

1.2.3 文字方向

默認情況下文字都是從左向右展示，某些特殊情況，例如表頭，窄列，可能需要文字傾斜/垂直顯示，這時就需要調整文字方向。

• 操作：開始 → 對齊方式 → 方向
  

1.2.4 自動換行

單元格中的文字默認是一直向后的，當內容過長時用單元格去適應文字長度會導致列寬過大，這時需要使用"自動換行"來讓文字適應單元格的寬度：

• 右方單元格無內容時，會覆蓋顯示。
• 右方單元格有內容時，會被截斷，即無法看到完整的單元格內容。
• 操作：開始 → 對齊方式 → 自動換行
  

1.2.5 合并單元格

合并單元格常用在頂部標題，多級表頭，注意合并單元格時只有左上角單元格的內容會保留下來，其余的都將丟失。另外合并單元格還會限制排序、篩選等操作。

• 操作：開始 → 對齊方式 → 合并后居中
  

二、數據格式

數據格式指是數據類型，不同的數據類型有不同的顯示格式，同時也會影響某些計算。

2.1 常規/數值/貨幣

常規/數值/貨幣/會計專用是常用的數值格式，當需要進行數值計算時，常選擇這些格式，根據類型不同可能會增加相應的貨幣符號。

• 操作：開始 → 數字 → 常規/數值/貨幣
  

2.1.1 千分位/小數

對于比較長的數字，增加千分位和調整小數位數可以方便閱讀：

• 千分位顯示：開始 → 數字 → 千分位分隔樣式（逗號）
• 小數位調整：開始 → 數字 → 增加/減少小數位
  

2.2 日期/時間

用于設置時間類型數據的顯示格式，可以使用默認格式，也可以自定義格式。

• 操作：開始 → 數字 → 日期/時間
  
• 操作：Ctrl+1 → 數字 → 時間 → 類型，可以設置時間12/24小時顯示。
  
• 操作：Ctrl+1 → 數字 → 自定義 → 類型，這里可以自己自定顯示格式，不僅限于日期，數值等類型都可以自定義格式。
  

2.3 百分比/分數

百分比格式下數字會乘以100并加上百分號，如0.5會變為50%，分數格式下數值不會計算，而是以"分子/分母"的形式顯示。

• 操作：開始 → 數字 → 百分比/分數
• 快捷鍵：Ctrl+Shift+5
  

2.4 條件格式

條件格式是指Excel通過判斷單元格的值是否滿足特定條件來改變單元格的外觀（如顏色、字體等），常用來突出顯示數據中的重要信息或異常值。

2.4.1 突出顯示單元格規則

突出顯示單元格規則指根據某種規則突出顯示單元格，常用規則：大于/小于/介于/重復值

• 操作：開始 → 條件格式 → 突出顯示單元格規則 → 選擇規則
  下面的例子選擇為大于45的數值設置紅色。
  

2.4.2 最前/最后規則

最前最后可通過百分比或值來定位最前/最后的數據，例如查找最大的N個數據，或定位前10%、高于平均值的數據等。

• 操作：開始 → 條件格式 → 最前/最后規則 → 選擇規則
  下面的案例找出最小的3個值。
  

2.4.3 數據條/色階/圖標集合

數據條/色階/圖標集通過背景顏色、圖標等顯示數據的相對關系，例如下例中的數據條就是根據單元格的值來填充不同長度的數據條，可以直觀比較數據的大小。

• 操作：開始 → 條件格式 → 數據條
  

三、格式復制

格式也是單元格的屬性，因此也可以像復制內容一樣進行復制，常用的方法有：格式刷、選擇性粘貼、格式填充等。

3.1 格式刷

格式刷的作用就是復制源單元的格式，然后"刷"到目標單元格上，可以根據需要選擇單次格式刷和連續格式刷。

• 單次格式刷：選中源單元格 → 單擊格式刷 → 刷目標格
• 連續格式刷：選中源單元格 → 雙擊格式刷 → 連續刷多個（ESC或再次點擊格式刷取消）
  

3.2 格式復制

使用Ctrl+C復制源單元格后，選中目標單元格右鍵 → 選擇性粘貼，然后僅粘貼格式。

• 操作：復制源單元格 → 選中目標單元格右鍵 → 選擇性粘貼 → 格式
• 選擇粘貼選項時，菜單欄會變透明并顯示粘貼后的效果預覽。
  

3.3 格式填充

對于連續的單元格，可以拖動源單元格右下角的填充句柄，完成填充后選擇"僅填充格式"。

3.4 快速格式應用

對于單次格式操作，可以用F4快速重復，注意這個只能重復最后一項格式操作，如果單元格有多種格式（顏色、加粗、背景等），還是要采用其他方式復制。

• 快捷鍵：F4（重復上一格式操作）
• 適用場景：批量應用相同格式

四、思維導圖